In Lexware Office hast du die Möglichkeit, das Layout deiner E-Rechnungen anzupassen. Dabei ist es wichtig, einige Voraussetzungen zu beachten, um sicherzustellen, dass deine E-Rechnungen korrekt und maschinenlesbar übermittelt werden.
✅ Verwende für E-Rechnungen ein schlichtes Layout ohne Briefpapier.
✅ Achte darauf, dass das Logo im richtigen Format vorliegt.
✅ Achte darauf, dass deine Bankverbindung korrekt im Layout hinterlegt ist, wenn du XRechnungen verwendest.
Wir erklären dir, wie du Layouts für E-Rechnungen erstellst, das Briefpapier entfernst und zusätzliche Anpassungen vornehmen kannst.
Layouts für E-Rechnungen erstellen
Für die Erstellung von E-Rechnungen ist es notwendig, ein Layout zu verwenden, das den Anforderungen für die maschinenlesbare Übertragung entspricht. Das bedeutet, dass alle wichtigen Rechnungsdaten im maschinenlesbaren Format enthalten sein müssen.
👉 Drucklayouts, die Briefpapier enthalten, können derzeit nicht für E-Rechnungen verwendet werden.
Du hast aber die Möglichkeit, mehrere Vorlagen für Drucklayouts anzulegen. So kannst du dein Briefpapier weiterhin in der Vorlage für bestimmte Drucklayouts beibehalten und z.B. für Rechnungen an Privat-Kund:innen und Angebote verwenden.
💡 Bitte führe alle Änderungen des Drucklayouts über die Webversion von Lexware Office durch. Dies ist über Mobile Apps, z.B. auf deinem Smartphone, nicht möglich.
Drucklayouts ohne Briefpapier verwenden
Das Briefpapier kann bei E-Rechnungen nicht verwendet werden, da Informationen, die nur auf dem Briefpapier stehen, nicht automatisch verarbeitet werden können. Um sicherzustellen, dass deine E-Rechnung korrekt übertragen wird, musst du das Layout so anpassen, dass es kein Briefpapier enthält.
📄 So entfernst du das Briefpapier aus deinem Standard-Layout:
Klicke auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) rechts oben in der Leiste und öffnen Sie "Drucklayout".
Entferne das Briefpapier, indem du im Bereich Logo & Briefpapier das Briefpapier deaktivieren.
So stellst du sicher, dass alle Informationen in das maschinenlesbare Format überführt werden können und deine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen entspricht.
💡 Falls du mehrere Drucklayouts verwendest, kann das Briefpapier in einem Alternativen Layout in der Vorschau eines Beleges deaktiviert werden.
Um alternative Layouts zu erstellen und anzupassen, führe eine Rechnung zur Vorschau weiter.
Hier hast du die Option, mit dem Klick auf eine bestehende Vorlage diese zu bearbeiten oder auf "Alternative anlegen" eine neue Vorlage zu erstellen.
Anpassung von Logos und Drucklayouts
Auch wenn du das Briefpapier für das Layout von E-Rechnungen entfernst, kannst du weiterhin dein Firmenlogo verwenden.
👉 Achte darauf, dass das Logo im richtigen Format (JPEG oder PNG) vorliegt und eine maximale Dateigröße von 2 MB nicht überschreitet. Wir empfehlen eine Bildgröße von etwa 800 Pixel Breite oder 230 Pixel Höhe.
Über die Einstellungen (Zahnrad, oben rechts in der Leiste) gelangen Sie zum Drucklayout. Hier finden Sie unter Logo & Briefpapier die Optionen, Ihr Logo anzupassen.
Wenn das Logo nur auf der ersten Seite erscheinen soll, kannst du die Option "Logo nur auf der ersten Seite" aktivieren. Falls eine Option nicht verfügbar ist, überprüfe, ob du die notwendigen Berechtigungen für den Layout-Designer hast. In diesem Fall könnte ein Administrator die Berechtigungen anpassen.
Falls eine Option nicht verfügbar ist, überprüfe, ob du die notwendigen Berechtigungen für den Layout-Designer hast. In diesem Fall könnte ein Administrator die Berechtigungen anpassen.
Weitere Informationen zur Verwendung deines Firmenlogos in Rechnungen bei Lexware Office findest du in folgendem Wissensartikel:
🎨 Im folgenden Erklärvideo zeigen wir dir, welche Möglichkeiten du hast, um dein Drucklayout anzupassen:
Anpassung der Bankverbindung für XRechnung
Für XRechnungen ist es verpflichtend, eine Bankverbindung im Layout zu hinterlegen. Wenn du bereits ein Bankkonto in Lexware Office gespeichert hast, kannst du die Bankverbindung direkt im Layout auswählen und einfügen.
So fügst du deine Bankverbindung hinzu:
Gehe über "Einstellungen" (Zahnrad in der oberen Leiste) zu "Drucklayout".
Wähle nun "Fußzeile"
Im Bereich "Bankverbindung" kannst du dein hinterlegtes Bankkonto auswählen.
Weitere Informationen, wie du deine Bankverbindung hinterlegst und auf Rechnungen angibst, findest du hier:
Mehrere Layouts für unterschiedliche Rechnungsarten
Wenn du für unterschiedliche Belegarten verschiedene Layouts verwenden möchtest, kannst du in Lexware Office mehrere anlegen:
Erstelle ein separates Layout für E-Rechnungen, das nur die notwendigen Daten und ggf. dein Firmenlogo enthält.
Für alle anderen Belege kannst du weiterhin dein gewohntes Briefpapier und Design verwenden.
💡 Wie viele Drucklayouts du verwenden kannst, hängt von deiner Lexware Office-Version ab:
Mit den Versionen M und L kannst du bis zu zwei Drucklayouts anlegen.
Ab der Version XL kannst du bis zu 9 Drucklayouts erstellen.
Wenn du mehr als zwei Layouts benötigst, empfehlen wir dir, auf die Version XL zu upgraden. Du kannst deine aktuelle Version in den "Einstellungen" unter "Mein Vertrag" überprüfen und bei Bedarf ein Upgrade durchführen.
Du kannst für jede Rechnungsart ein eigenes Layout unter "Drucklayout" erstellen und verwalten. Wie das geht, erfährst du in folgendem Wissensartikel:
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