Gestalte das Erscheinungsbild Ihrer Ausgangsbelege mit dem Drucklayout in Lexware Office – von Firmenlogo über Schriftarten bis zur Fußzeile mit Bankdaten.
⚠️ Wichtig: Das Drucklayout ist nur in der Webversion von Lexware Office über einen Internetbrowser verfügbar – nicht über die Lexware App. Du benötigst außerdem die Berechtigung Administration. Falls du keinen Zugriff hast, wende dich an einen Administrator deines Accounts.
ℹ️ Hinweis: In Lexware Office kannst du keine eigenen Textfelder frei auf dem Beleg platzieren. Die Anpassungen beschränken sich auf vordefinierte Layoutoptionen, Logos, Briefpapier sowie bestehende Felder wie Adressfeld oder Tabellenspalten.
Drucklayout in Lexware Office öffnen
Das Drucklayout öffnest du in Lexware Office über das Zahnrad-Symbol oben rechts → Drucklayout. Der Konfigurator zeigt links fünf Reiter und rechts eine Live-Vorschau deines Belegs.
💡 Tipp: Prüfe Änderungen jederzeit in der Vorschau rechts sowie in der Druckansicht. Klicke auf Einstellungen speichern, um deine Konfiguration zu sichern. Über Standardwerte zurücksetzen machst du alle Änderungen rückgängig.
Basislayout auswählen
Über den Reiter Basislayout legst du die grundlegende Struktur deiner Belege fest und bestimmst, welche Elemente gedruckt werden sollen.
Layoutvariante wählen
Wähle eine der 5 vordefinierten Basislayouts. Jedes bietet eine andere visuelle Struktur und dient als Grundlage für alle weiteren Anpassungen. Layout 4 richtet das Adressfeld linksbündig aus.
Allgemeine Einstellungen
Folgende Optionen kannst du im Drucklayout unter Basislayout individuell aktivieren oder deaktivieren:
Firmenadresse drucken: Zeigt deine Unternehmensadresse oben rechts auf dem Beleg an. Deaktiviere diese Option, um die Firmenadresse auszublenden.
Absenderadresse im Adressfeld drucken: Steuert, ob deine Adresse im Adressfeld erscheint.
Falzmarken drucken: Fügt Falzmarken hinzu, die das korrekte Falten von Dokumenten erleichtern.
Seitenumbruch in Rechnungspositionen erlauben: Verteilt lange Artikellisten auf mehrere Seiten.
Belegkennung auf Folgeseiten anzeigen: Wiederholt Belegart und -nummer auf jeder Folgeseite.
Unter Adressfeld kannst du außerdem die Position des Adressfelds präzise anpassen.
Logo und Briefpapier hochladen
Im Reiter Logo & Briefpapier bindest du dein Corporate Design in die Belege ein. Du kannst ein Firmenlogo hochladen und ein eigenes Briefpapier verwenden.
Firmenlogo hochladen und anpassen
Wähle links den Reiter Logo & Briefpapier aus.
Lade dein Logo hoch (empfohlenes Format: JPEG oder PNG, max. 2 MB, empfohlene Auflösung: 800 × 230 px).
Passe die Größe des Logos in Prozent über die Plus- und Minus-Schaltflächen an.
Aktiviere die Option Logo nur auf der ersten Seite, wenn das Logo nicht auf Folgeseiten erscheinen soll.
Eigenes Briefpapier hochladen
Lade die Briefpapiervorlage herunter: Word (.docx) / Word 97-03 (.doc) / Pages (.pages)
Bearbeite die Vorlage nach deinen Wünschen. Für abweichende Folgeseiten erstelle ein zweiseitiges Dokument im DIN-A4-Format – die zweite Seite wird auf allen Folgeseiten verwendet.
Speichere das fertige Briefpapier als PDF und lade die Datei über Briefpapier hochladen hoch.
ℹ️ Hinweis: Das hochgeladene Briefpapier wird erst in der Belegvorschau sichtbar – nicht direkt im Belegeditor. Leite einen Beleg zur Vorschau weiter, um das Briefpapier zu prüfen.
Eine ausführliche Anleitung findest du im Artikel Rechnungsvorlage: Firmenlogo und Briefpapier anpassen.
Dokumenteinstellungen konfigurieren
Im Reiter Dokumenteinstellung passt du Typografie und Seitenränder deiner Belege an.
Schriftart und Schriftgröße
Wähle im Drucklayout unter Dokumenteinstellung eine der 5 verfügbaren Schriftarten aus. Individuelle Schriftgrößen und Schriftstärken (fett oder normal) kannst du für folgende Textelemente separat festlegen:
Fließtext
Absenderadresse
Anschrift
Überschrift/Belegart
Rechnungskopfdaten
Tabellenüberschrift
Tabelleninhalt
Produkttitel
Fußzeile
Seitenränder anpassen
Gib für jeden Rand (links, rechts, oben, unten) individuelle Werte in Zentimetern ein. Für abweichende Ränder auf Folgeseiten deaktiviere die Option Gleiche Einstellungen für Folgeseiten.
Seitenzahlen einblenden
Blende Seitenzahlen ein oder aus und wähle die gewünschte Position: Fußzeile mittig, Fußzeile rechts oder im Inhaltsbereich.
Tabelleneinstellungen anpassen
Im Reiter Tabelleneinstellungen gestaltest du den Aufbau der Artikeltabelle auf deinen Belegen.
Layout-Optionen
7 Tabellen-Layoutvarianten: Verschiedene Darstellungen mit oder ohne Trennlinien.
6 Gesamtbetrag-Layoutvarianten: Unterschiedliche Präsentationsformen für den Endbetrag.
Artikelnummer und GTIN/EAN (internationale Produktcodes für Waren): Aktiviere oder deaktiviere die Anzeige dieser Codes.
Spalten konfigurieren
Unter Tabelleneinstellungen kannst du Spaltenüberschriften umbenennen, Spalten ein- oder ausblenden und die Reihenfolge per Drag & Drop anpassen. Klicke dazu auf das Anfasser-Symbol links neben der Spalte, halte die Maustaste gedrückt und ziehe die Spalte an die gewünschte Position. Ausgeblendete Spalten bleiben im Belegeditor sichtbar, erscheinen aber nicht auf dem gedruckten Beleg.
ℹ️ Hinweis: Änderungen an Tabellenspalten werden erst in der Belegvorschau sichtbar – nicht im Belegeditor selbst.
⚠️ Wichtig:
Bei Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen kannst du Einzelpreise ausblenden – es werden dann nur Gesamtbeträge angezeigt. Auf Lieferscheinen werden grundsätzlich keine Preise dargestellt.
Wenn du die Spalte Gesamtbetrag ausblenden und der Beleg mehrere Seiten hat, zeigt die automatische Zwischensumme fälschlicherweise 0,00 €. Aktiviere die Spalte Gesamt € wieder, um die Zwischensumme korrekt anzuzeigen.
Fußzeile konfigurieren
Im Reiter Fußzeile bestimmst du, welche Informationen am unteren Rand deiner Belege erscheinen.
Aktiviere die Fußzeile über Fußzeile verwenden. Um die Fußzeile vollständig zu entfernen, deaktiviere diese Option.
Wähle eines der 6 Fußzeilen-Layouts.
Lege fest, welche Inhalte erscheinen sollen:
Firmenzusätze: Zeigt Informationen aus Einstellungen → Firmendaten → Zusatzangaben an (z. B. Handelsregisternummer, Geschäftsführung). Aktiviere Firmenzusätze in der Fußzeile, damit die hinterlegten Angaben angezeigt werden.
Bankverbindung: Hinterlege bis zu 2 Bankverbindungen. Wähle die gewünschte IBAN aus dem Dropdown-Menü und setze das Häkchen bei Bankverbindung, damit die Bankdaten auf dem Beleg erscheinen.
Firmenadresse: Optional in der Fußzeile anzeigen.
Lege die Reihenfolge der Fußzeilen-Elemente per Drag & Drop fest.
Klicke auf Einstellungen speichern.
ℹ️ Hinweis: Für eine individuelle Fußzeilen-Gestaltung nutze das eigene Briefpapier.
Belegvorschau und alternative Layouts
Nach dem Konfigurieren des Drucklayouts prüfst du das Ergebnis in der Belegvorschau. Leite einen Beleg zur Vorschau weiter – dort siehst du alle Anpassungen so, wie sie beim Druck erscheinen.
In der Belegvorschau kannst du außerdem alternative Layouts anlegen – zum Beispiel ein separates Layout für E-Rechnungen oder für verschiedene Belegarten. Wechsle zwischen den Layouts direkt innerhalb der Belegerstellung.
ℹ️ Hinweis: Je nach Tarif stehen dir unterschiedlich viele Layouts zur Verfügung: Tarif M und L: bis zu 2 Layouts · Tarif XL: bis zu 9 Layouts. Das Standard-Layout ist immer vorausgewählt und kann individuell angepasst werden. Es ist nicht möglich, ein alternatives Layout als Standard festzulegen.
Weitere Informationen findest du im Artikel Mehrere Layouts erstellen und verwenden.
Häufige Fragen zum Drucklayout
Warum sind meine Änderungen am Drucklayout nicht sichtbar?
Änderungen am Drucklayout in Lexware Office werden nicht im Belegeditor angezeigt, sondern erst in der Belegvorschau. Leite den Beleg zur Vorschau weiter, um deine Anpassungen zu sehen.
Gelten Änderungen am Drucklayout auch für bereits erstellte Belege?
Änderungen am Drucklayout gelten nur für neu erstellte Belege. Bereits bestehende Belege übernehmen die neuen Einstellungen nicht automatisch. Um ein bestehendes Dokument zu aktualisieren, öffne den Beleg erneut, nimm eine Änderung vor und speichere ihn.
Kann ich das Drucklayout über die Lexware App bearbeiten?
Das Drucklayout kann nicht über die Lexware App bearbeitet werden. Die Einstellungen sind ausschließlich in der Webversion von Lexware Office über einen Internetbrowser verfügbar. Das gilt auch für die Hinterlegung von Bankverbindungen im Drucklayout.
Kann ich die Kundennummer auf Belegen ausblenden?
Die Kundennummer lässt sich im Drucklayout von Lexware Office nicht ausblenden. Die Anzeige ist fest in das Layout integriert und kann nicht individuell deaktiviert werden.
Kann ich ein alternatives Layout als Standard festlegen?
Es ist nicht möglich, ein alternatives Layout als Standard festzulegen. Das Standard-Layout ist immer vorausgewählt und kann nur direkt angepasst werden. Um ein alternatives Layout zu verwenden, wähle es bei der Belegerstellung manuell aus.
Warum wird in der Fußzeile keine BIC angezeigt?
Welche Bankdaten übertragen werden, hängt von der jeweiligen Bank ab – manche Banken stellen keine BIC (Bank Identifier Code – internationale Bankleitzahl) über die Schnittstelle bereit. Als Workaround lege ein Konto ohne Bankanbindung (Offline-Konto) an: Gehe zu Finanzen → Bank → klicke auf die drei Punkte → Konto hinzufügen → Neues Konto → wähle Konto ohne Bankanbindung und trag alle Bankdaten inklusive BIC ein. Wähle dieses Konto anschließend im Drucklayout unter Fußzeile → Bankverbindung aus.