Gestalten Sie das Erscheinungsbild Ihrer Ausgangsbelege mit dem Drucklayout in Lexware Office – von Firmenlogo über Schriftarten bis zur Fußzeile mit Bankdaten.
⚠️ Wichtig: Das Drucklayout ist nur in der Webversion von Lexware Office über einen Internetbrowser verfügbar – nicht über die Lexware App. Sie benötigen außerdem die Berechtigung Administration. Falls Sie keinen Zugriff haben, wenden Sie sich an einen Administrator Ihres Accounts.
ℹ️ Hinweis: In Lexware Office können Sie keine eigenen Textfelder frei auf dem Beleg platzieren. Die Anpassungen beschränken sich auf vordefinierte Layoutoptionen, Logos, Briefpapier sowie bestehende Felder wie Adressfeld oder Tabellenspalten.
Drucklayout in Lexware Office öffnen
Das Drucklayout öffnen Sie in Lexware Office über das Zahnrad-Symbol oben rechts → Drucklayout. Der Konfigurator zeigt links fünf Reiter und rechts eine Live-Vorschau Ihres Belegs.
💡 Tipp: Prüfen Sie Änderungen jederzeit in der Vorschau rechts sowie in der Druckansicht. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, um Ihre Konfiguration zu sichern. Über Standardwerte zurücksetzen machen Sie alle Änderungen rückgängig.
Basislayout auswählen
Über den Reiter Basislayout legen Sie die grundlegende Struktur Ihrer Belege fest und bestimmen, welche Elemente gedruckt werden sollen.
Layoutvariante wählen
Wählen Sie eine der 5 vordefinierten Basislayouts. Jedes bietet eine andere visuelle Struktur und dient als Grundlage für alle weiteren Anpassungen. Layout 4 richtet das Adressfeld linksbündig aus.
Allgemeine Einstellungen
Folgende Optionen können Sie im Drucklayout unter Basislayout individuell aktivieren oder deaktivieren:
Firmenadresse drucken: Zeigt Ihre Unternehmensadresse oben rechts auf dem Beleg an. Deaktivieren Sie diese Option, um die Firmenadresse auszublenden.
Absenderadresse im Adressfeld drucken: Steuert, ob Ihre Adresse im Adressfeld erscheint.
Falzmarken drucken: Fügt Falzmarken hinzu, die das korrekte Falten von Dokumenten erleichtern.
Seitenumbruch in Rechnungspositionen erlauben: Verteilt lange Artikellisten auf mehrere Seiten.
Belegkennung auf Folgeseiten anzeigen: Wiederholt Belegart und -nummer auf jeder Folgeseite.
Unter Adressfeld können Sie außerdem die Position des Adressfelds präzise anpassen.
Logo und Briefpapier hochladen
Im Reiter Logo & Briefpapier binden Sie Ihr Corporate Design in die Belege ein. Sie können ein Firmenlogo hochladen und ein eigenes Briefpapier verwenden.
Firmenlogo hochladen und anpassen
Wählen Sie links den Reiter Logo & Briefpapier aus.
Laden Sie Ihr Logo hoch (empfohlenes Format: JPEG oder PNG, max. 2 MB, empfohlene Auflösung: 800 × 230 px).
Passen Sie die Größe des Logos in Prozent über die Plus- und Minus-Schaltflächen an.
Aktivieren Sie die Option Logo nur auf der ersten Seite, wenn das Logo nicht auf Folgeseiten erscheinen soll.
Eigenes Briefpapier hochladen
Laden Sie die Briefpapiervorlage herunter: Word (.docx) / Word 97-03 (.doc) / Pages (.pages)
Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen. Für abweichende Folgeseiten erstellen Sie ein zweiseitiges Dokument im DIN-A4-Format – die zweite Seite wird auf allen Folgeseiten verwendet.
Speichern Sie das fertige Briefpapier als PDF und laden Sie die Datei über Briefpapier hochladen hoch.
ℹ️ Hinweis: Das hochgeladene Briefpapier wird erst in der Belegvorschau sichtbar – nicht direkt im Belegeditor. Leiten Sie einen Beleg zur Vorschau weiter, um das Briefpapier zu prüfen.
Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Artikel Rechnungsvorlage: Firmenlogo und Briefpapier anpassen.
Dokumenteinstellungen konfigurieren
Im Reiter Dokumenteinstellung passen Sie Typografie und Seitenränder Ihrer Belege an.
Schriftart und Schriftgröße
Wählen Sie im Drucklayout unter Dokumenteinstellung eine der 5 verfügbaren Schriftarten aus. Individuelle Schriftgrößen und Schriftstärken (fett oder normal) können Sie für folgende Textelemente separat festlegen:
Fließtext
Absenderadresse
Anschrift
Überschrift/Belegart
Rechnungskopfdaten
Tabellenüberschrift
Tabelleninhalt
Produkttitel
Fußzeile
Seitenränder anpassen
Geben Sie für jeden Rand (links, rechts, oben, unten) individuelle Werte in Zentimetern ein. Für abweichende Ränder auf Folgeseiten deaktivieren Sie die Option Gleiche Einstellungen für Folgeseiten.
Seitenzahlen einblenden
Blenden Sie Seitenzahlen ein oder aus und wählen Sie die gewünschte Position: Fußzeile mittig, Fußzeile rechts oder im Inhaltsbereich.
Tabelleneinstellungen anpassen
Im Reiter Tabelleneinstellungen gestalten Sie den Aufbau der Artikeltabelle auf Ihren Belegen.
Layout-Optionen
7 Tabellen-Layoutvarianten: Verschiedene Darstellungen mit oder ohne Trennlinien.
6 Gesamtbetrag-Layoutvarianten: Unterschiedliche Präsentationsformen für den Endbetrag.
Artikelnummer und GTIN/EAN (internationale Produktcodes für Waren): Aktivieren oder deaktivieren Sie die Anzeige dieser Codes.
Spalten konfigurieren
Unter Tabelleneinstellungen können Sie Spaltenüberschriften umbenennen, Spalten ein- oder ausblenden und die Reihenfolge per Drag & Drop anpassen. Klicken Sie dazu auf das Anfasser-Symbol links neben der Spalte, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position. Ausgeblendete Spalten bleiben im Belegeditor sichtbar, erscheinen aber nicht auf dem gedruckten Beleg.
ℹ️ Hinweis: Änderungen an Tabellenspalten werden erst in der Belegvorschau sichtbar – nicht im Belegeditor selbst.
⚠️ Wichtig:
Bei Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen können Sie Einzelpreise ausblenden – es werden dann nur Gesamtbeträge angezeigt. Auf Lieferscheinen werden grundsätzlich keine Preise dargestellt.
Wenn Sie die Spalte Gesamtbetrag ausblenden und der Beleg mehrere Seiten hat, zeigt die automatische Zwischensumme fälschlicherweise 0,00 €. Aktivieren Sie die Spalte Gesamt € wieder, um die Zwischensumme korrekt anzuzeigen.
Fußzeile konfigurieren
Im Reiter Fußzeile bestimmen Sie, welche Informationen am unteren Rand Ihrer Belege erscheinen.
Aktivieren Sie die Fußzeile über Fußzeile verwenden. Um die Fußzeile vollständig zu entfernen, deaktivieren Sie diese Option.
Wählen Sie eines der 6 Fußzeilen-Layouts.
Legen Sie fest, welche Inhalte erscheinen sollen:
Firmenzusätze: Zeigt Informationen aus Einstellungen → Firmendaten → Zusatzangaben an (z. B. Handelsregisternummer, Geschäftsführung). Aktivieren Sie Firmenzusätze in der Fußzeile, damit die hinterlegten Angaben angezeigt werden.
Bankverbindung: Hinterlegen Sie bis zu 2 Bankverbindungen. Wählen Sie die gewünschte IBAN aus dem Dropdown-Menü und setzen Sie das Häkchen bei Bankverbindung, damit die Bankdaten auf dem Beleg erscheinen.
Firmenadresse: Optional in der Fußzeile anzeigen.
Legen Sie die Reihenfolge der Fußzeilen-Elemente per Drag & Drop fest.
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
ℹ️ Hinweis: Für eine individuelle Fußzeilen-Gestaltung nutzen Sie das eigene Briefpapier.
Belegvorschau und alternative Layouts
Nach dem Konfigurieren des Drucklayouts prüfen Sie das Ergebnis in der Belegvorschau. Leiten Sie einen Beleg zur Vorschau weiter – dort sehen Sie alle Anpassungen so, wie sie beim Druck erscheinen.
In der Belegvorschau können Sie außerdem alternative Layouts anlegen – zum Beispiel ein separates Layout für E-Rechnungen oder für verschiedene Belegarten. Wechseln Sie zwischen den Layouts direkt innerhalb der Belegerstellung.
ℹ️ Hinweis: Je nach Tarif stehen Ihnen unterschiedlich viele Layouts zur Verfügung: Tarif M und L: bis zu 2 Layouts · Tarif XL: bis zu 9 Layouts. Das Standard-Layout ist immer vorausgewählt und kann individuell angepasst werden. Es ist nicht möglich, ein alternatives Layout als Standard festzulegen.
Weitere Informationen finden Sie im Artikel Mehrere Layouts erstellen und verwenden.
Häufige Fragen zum Drucklayout
Warum sind meine Änderungen am Drucklayout nicht sichtbar?
Änderungen am Drucklayout in Lexware Office werden nicht im Belegeditor angezeigt, sondern erst in der Belegvorschau. Leiten Sie den Beleg zur Vorschau weiter, um Ihre Anpassungen zu sehen.
Gelten Änderungen am Drucklayout auch für bereits erstellte Belege?
Änderungen am Drucklayout gelten nur für neu erstellte Belege. Bereits bestehende Belege übernehmen die neuen Einstellungen nicht automatisch. Um ein bestehendes Dokument zu aktualisieren, öffnen Sie den Beleg erneut, nehmen eine Änderung vor und speichern ihn.
Kann ich das Drucklayout über die Lexware App bearbeiten?
Das Drucklayout kann nicht über die Lexware App bearbeitet werden. Die Einstellungen sind ausschließlich in der Webversion von Lexware Office über einen Internetbrowser verfügbar. Das gilt auch für die Hinterlegung von Bankverbindungen im Drucklayout.
Kann ich die Kundennummer auf Belegen ausblenden?
Die Kundennummer lässt sich im Drucklayout von Lexware Office nicht ausblenden. Die Anzeige ist fest in das Layout integriert und kann nicht individuell deaktiviert werden.
Kann ich ein alternatives Layout als Standard festlegen?
Es ist nicht möglich, ein alternatives Layout als Standard festzulegen. Das Standard-Layout ist immer vorausgewählt und kann nur direkt angepasst werden. Um ein alternatives Layout zu verwenden, wählen Sie es bei der Belegerstellung manuell aus.
Warum wird in der Fußzeile keine BIC angezeigt?
Welche Bankdaten übertragen werden, hängt von der jeweiligen Bank ab – manche Banken stellen keine BIC (Bank Identifier Code – internationale Bankleitzahl) über die Schnittstelle bereit. Als Workaround legen Sie ein Konto ohne Bankanbindung (Offline-Konto) an: Gehen Sie zu Finanzen → Bank → Klicken Sie auf die drei Punkte → Konto hinzufügen → Neues Konto → Wählen Sie Konto ohne Bankanbindung und tragen Sie alle Bankdaten inklusive BIC ein. Wählen Sie dieses Konto anschließend im Drucklayout unter Fußzeile → Bankverbindung aus.