Sie möchten Angebote und Rechnungen mit unterschiedlichem Briefpapier, Logo oder Layout versenden? In Lexware Office legen Sie dafür mehrere Drucklayouts an und wechseln pro Beleg zwischen ihnen.
Mit einem Drucklayout passen Sie alle Informationen an, die auf Ihren Angeboten und Rechnungen erscheinen — zum Beispiel:
die Anordnung Ihrer Firmendaten
Mehrere Drucklayouts anlegen und wechseln
So legen Sie ein neues Drucklayout an:
Erstellen Sie einen beliebigen Beleg, z. B. ein Angebot.
Klicken Sie auf Weiter zur Vorschau — Sie landen im Bereich Layout.
Klicken Sie auf Neues Layout anlegen.
Geben Sie einen Namen ein, z. B. „Auslandsrechnungen".
Bestätigen Sie mit Speichern — das Drucklayout öffnet sich im Layout Designer.
Wenn Sie bereits mehrere Drucklayouts angelegt haben, wählen Sie im Bereich Layout das gewünschte Drucklayout per Klick aus.
Lexware Office unterscheidet zwischen zwei Typen von Drucklayouts:
Standard-Drucklayout: in den meisten Fällen bereits vorausgewählt und immer verfügbar. Es ist bei neuen Accounts vorkonfiguriert, lässt sich aber jederzeit anpassen — wählen Sie dazu das Zahnrad oben in der Menüleiste und dann Drucklayout. Welches Drucklayout das Standard-Drucklayout ist, lässt sich nicht ändern: Alternative Drucklayouts können nicht als Standard festgelegt werden. Möchten Sie ein anderes Aussehen für Ihre Standardbelege, passen Sie das Standard-Drucklayout direkt an.
Alternative Drucklayouts: zusätzlich erstellte Kopien des Standard-Drucklayouts. Einmal angelegt, sind sie unabhängig vom Standard und können beliebig angepasst werden, ohne andere Drucklayouts zu verändern.
Gut zu wissen:
Belegketten (z. B. Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung) werden stets mit dem Drucklayout des Vorgängers fortgeführt. Wenn Sie ein Angebot mit einem alternativen Drucklayout in eine Rechnung weiterführen, wird die Rechnung mit demselben Drucklayout erstellt. Sie können das Drucklayout in der Belegvorschau jederzeit erneut anpassen.
Ist ein Drucklayout nicht mehr verfügbar — zum Beispiel, weil Sie es gelöscht haben — wird automatisch das Standard-Drucklayout ausgewählt.
Die Drucklayout-Auswahl in der Belegvorschau lässt sich über den Pfeil in der Kachel ausblenden. Der Name des aktiven Drucklayouts wird weiterhin als Text angezeigt.
Ein Drucklayout bearbeiten
So bearbeiten Sie ein bestehendes Drucklayout:
Öffnen Sie die Belegvorschau eines beliebigen Belegs.
Klicken Sie im Bereich Layout auf das Kontext-Menü (drei Punkte) des gewünschten Drucklayouts.
Wählen Sie Bearbeiten — das Drucklayout öffnet sich im Layout Designer.
Passen Sie die gewünschten Elemente an: Basislayout, Logo & Briefpapier, Dokument, Tabelle, Fußzeile.
Weitere Optionen im Kontext-Menü:
Umbenennen: Geben Sie dem Drucklayout einen aussagekräftigen Namen, z. B. für unterschiedliche Markenauftritte, Projekte oder Kundengruppen.
Löschen: Entfernt das Drucklayout für Sie und alle Mitbenutzer:innen.
Mehr Details zur Konfiguration im Layout Designer finden Sie im Artikel Wie bearbeite ich mein Drucklayout?
Drucklayouts in Serienvorlagen verwenden
Auch in Serienvorlagen können Sie ein alternatives Drucklayout festlegen — zum Beispiel für monatliche Mietrechnungen, die automatisch erstellt werden.
So weisen Sie einer Serienvorlage ein Drucklayout zu:
Erstellen oder bearbeiten Sie eine Serienvorlage.
Navigieren Sie zum Bereich Serienrechnung konfigurieren.
Wählen Sie unter Layout das gewünschte Drucklayout aus.
Achten Sie beim Löschen eines alternativen Drucklayouts darauf, dass es in keiner Serienvorlage verwendet wird. Ist das doch der Fall, wird die Serienvorlage bei der nächsten Ausführung pausiert. Sie erhalten dann einen Hinweis, um ein neues Drucklayout auszuwählen.
Voraussetzungen für mehrere Drucklayouts
Die Anzahl der verfügbaren Drucklayouts hängt von Ihrer Lexware Office-Version ab:
In den Versionen M und L stehen Ihnen bis zu zwei Drucklayouts zur Verfügung.
Ab der Version XL können Sie bis zu neun Drucklayouts erstellen.
Wenn Sie mehr als zwei Drucklayouts benötigen, empfehlen wir ein Upgrade auf die Version XL. Ihre aktuelle Version prüfen Sie in den Einstellungen unter Mein Vertrag.