Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfährst du, wie du Serienrechnungen in Lexware Office erstellst, konfigurierst und optimal einrichtest. Serienrechnungen ermöglichen es dir, wiederkehrende Rechnungen effizient zu verwalten und Prozesse zu automatisieren.
Anleitung zur Serienrechnungserstellung
1. Belegübersicht öffnen
Navigiere in der Menüleiste zum Bereich „Belege“.
Klicke auf „+ Neuer Beleg“ und wähle die Option „Serienrechnung“ aus.
2. Basisdaten eingeben
Im oberen Bereich der Serienrechnung gibst du die notwendigen Angaben ein:
Kundeninformationen (z. B. Name, Adresse, Kundennummer).
Belegpositionen, einschließlich der Produkte oder Dienstleistungen, die in Rechnung gestellt werden sollen.
Weitere erforderliche Angaben wie Zahlungsbedingungen.
3. Serienrechnung konfigurieren
Scrolle zum Abschnitt „Serienrechnung konfigurieren“ am unteren Bereich des Formulars. Fülle die folgenden Felder aus:
Datum der ersten Ausführung: Gib an, ab wann der Rechnungszyklus gestartet werden soll.
Wiederholungsintervall (z. B. wöchentlich, monatlich, quartalsweise).
Enddatum (optional, falls die Serienrechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt enden sollen).
Liefer- oder Leistungsdatum/-zeitraum.
4. Layout auswählen
Wähle dein gewünschtes Layout für die Serienrechnungen:
Standardmäßig wird das voreingestellte Layout verwendet.
Alternativ nutze eigene Layouts, die zuvor separat erstellt wurden (das Erstellen neuer Layouts ist innerhalb der Serienvorlage nicht möglich).
5. E-Mail-Einstellungen vornehmen
Empfänger-E-Mail-Adresse eingeben: Dies ermöglicht den automatischen Abschluss und Versand der Serienrechnung.
Passe optional den E-Mail-Text an, um deinen Kunden personalisierte Nachrichten zu senden.
6. Vorlage speichern
Klicke auf „Vorlage speichern“, um die Serienvorlage zu sichern.
Die Vorlage wird nun in der Belegübersicht unter dem Bereich „Serienvorlagen“ abgelegt.
7. Automatisierung und Rechnungsausgabe
Sobald das Ausführungsdatum erreicht ist, wird die Rechnung automatisch erstellt:
Rechnungen mit aktivem automatischem Versand landen direkt in den Ausgangsbelegen unter „Rechnungen“.
Ohne automatischen Versand wird die Rechnung als Entwurf in deinen Ausgangsbelegen gespeichert und kann manuell verschickt werden.
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Stichwörter: Serienrechnung, Dauerrechnung, Dauerbeleg, Serienvorlage