Wiederkehrende Umsätze sind Bankumsätze, die sich regelmäßig wiederholen (zum Beispiel monatlich) und dabei immer sehr ähnlich sind – etwa deine monatliche Büromiete, feste Versicherungsbeiträge oder Leasingraten. Für solche Umsätze erhältst du in der Regel nicht jeden Monat einen neuen Beleg. Bleibt der Betrag dabei jeden Monat gleich, empfehlen wir dir immer den Dauerbeleg (auch als Dauerrechnung oder Dauervertrag bekannt): Lexware Office automatisiert damit die Buchungen komplett. Schwankt der Betrag dagegen von Monat zu Monat oder hast du Version S, ordnest du die Umsätze stattdessen über die Kategorisierung manuell zu.
Dauerbeleg oder Kategorisierung – was passt zu dir?
Nutze für wiederkehrende Umsätze mit gleichbleibendem Betrag immer den Dauerbeleg, wenn das möglich ist – das ist unsere grundsätzliche Empfehlung: Du richtest ihn einmalig ein, und Lexware Office erstellt alle künftigen Buchungen ganz automatisch.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Artikel 👉 Regelmäßige Buchungen: So legst du Dauerbelege an.
Deine aktuelle Version siehst du unter Einstellungen → Mein Vertrag. Ob der Dauerbeleg für dich die richtige Lösung ist, hängt von deiner Situation ab:
Situation | Empfehlung |
Version M oder höher, gleichbleibender Betrag, Vertragsdokument vorhanden | Dauerbeleg einrichten |
Version S | Kategorisierung nutzen (Abschnitt „Kategorisierung für wiederkehrende Umsätze" weiter unten) – Dauerbelege stehen dir erst ab Version M zur Verfügung |
Monatlich unterschiedlicher Betrag (z. B. Energiekosten mit monatlicher Verbrauchsabrechnung ohne festen Abschlag) oder Kredittilgung | Kategorisierung nutzen (Abschnitt „Kategorisierung für wiederkehrende Umsätze" weiter unten), unabhängig von deiner Version |
Typische Beispiele für wiederkehrende Umsätze
Zu den wiederkehrenden Umsätzen zählen in der Praxis vor allem:
Einnahmen wie:
Mieteinnahmen
Spenden
Privateinlagen
Kosten wie:
Büromiete oder auch Miete für Geschäftsräume (dazu auch die Nebenkosten wie z. B. Strom)
Handy- und Internetkosten
Versicherungen
KFZ-Leasing
Kreditkosten (Tilgung und Zinsen)
Privatentnahmen
Kategorisierung für wiederkehrende Umsätze (Version S oder Sonderfälle)
Wenn du keinen Dauerbeleg nutzen kannst oder möchtest, erfasst du wiederkehrende Umsätze wie die monatliche Büromiete stattdessen über die Kategorisierung. So gehst du vor:
Erfasse den Geschäftsfall im Bereich Belege als Ausgabenbeleg in der passenden Kategorie.
Lade die dazugehörige Rechnung als Bilddokument hoch. Bei Mietzahlungen kannst du alternativ auch den Mietvertrag als Belegbild verwenden.
Achte darauf, dass der erfasste Betrag zur ersten Zahlung passt: Liest die Texterkennung versehentlich den Gesamtbetrag statt der Monatsrate aus, korrigierst du den Betrag manuell.
Damit ist der Beleg digitalisiert und liegt dauerhaft im System vor. Die erste Zahlung ordnest du direkt diesem Beleg zu.
Alle folgenden Zahlungen gleichst du über die Kategorisierung ab (zum Beispiel auf „Miete/Pacht"), bis Lexware Office den wiederkehrenden Umsatz als solchen erkennt und dir personalisierte Zuordnungsvorschläge anbietet. Diese Vorschläge musst du dann nur noch übernehmen.
💡 Hinweis zur Kontennutzung
Die hinterlegte Kontennutzung spielt für die Zuordnungsvorschläge eine wichtige Rolle: Für private Bankkonten kann Lexware Office keine automatischen Zuordnungsvorschläge generieren. Am besten funktioniert das über ein reines Geschäftskonto. Auch über ein gemischtes Bankkonto (private und geschäftliche Bankumsätze) erhältst du Vorschläge.
❓ Häufige Fragen zu wiederkehrenden Umsätzen
Ab welcher Version stehen mir Dauerbelege zur Verfügung?
Ab welcher Version stehen mir Dauerbelege zur Verfügung?
Dauerbelege stehen dir ab Version M zur Verfügung, sofern dein Abonnement gültig ist. Mit Version S nutzt du für wiederkehrende Umsätze weiterhin die Kategorisierung.
Ich habe Version S – wie erfasse ich wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Versicherung?
Ich habe Version S – wie erfasse ich wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Versicherung?
Mit Version S erfasst du wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Versicherungsbeiträge über die Kategorisierung: Du ordnest den ersten Beleg einmalig zu, alle folgenden Umsätze kategorisierst du dann fortlaufend – Lexware Office unterstützt dich dabei mit personalisierten Zuordnungsvorschlägen.