Regelmäßige Fixkosten wie die Miete für das Büro, Leasingraten für den Firmenwagen oder monatliche Versicherungsbeiträge manuell zu erfassen, kostet wertvolle Zeit. Wenn Sie diese Ausgaben einmalig als Dauerbeleg einrichten, generiert Lexware Office künftige Buchungen ganz automatisch. Das spart Ihnen jeden Monat administrative Arbeit, reduziert Tippfehler und sorgt für eine stets aktuelle Buchhaltung. Zudem erhalten Sie einen sicheren, zentralen Ablageort für Ihre wichtigen Vertragsdokumente.
Typische Anwendungsfälle für Dauerbelege
Ein Dauerbeleg ist ideal für alle Ausgaben und Einnahmen, die regelmäßig in gleicher Höhe anfallen, für die Sie ein Vertragsdokument vorliegen haben und nicht jeden Monat ein neues Dokument erhalten.
Typische Beispiele aus Ihrem Unternehmeralltag sind:
Mieteinnahmen
Miete für Büroräume oder Lager
Regelmäßige Leasingraten für ein Firmenfahrzeug
Feste Versicherungsbeiträge
Stromverträge mit monatlichen Abschlägen
Wann Sie keine Dauerbelege nutzen sollten
Wichtig für die Praxis: Dauerbelege eignen sich nicht für Verträge bei denen Einzelbelege zu jeder Buchung vorliegen. In solchen Fällen erfassen Sie die Belege in Lexware Office jeweils einzeln. Bespiele dafür sind Verträge mit schwankenden Monatsbetrag, wie Stromverträge mit Monatsabrechnung oder Software-Abonnements.
⚡Kredite und Tilgungen ausgeschlossen: Diese Zahlungen bestehen aus einem Tilgungs- und einem Zinsanteil, der sich laufend verändert. Erfassen Sie sie daher nicht als Dauerbeleg, sondern über den Bankenabgleich mit dem passenden Gegenkonto.
Das sollten Sie vor dem Start beachten
Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass die folgenden Rahmenbedingungen erfüllt sind:
✅ Die Ausgabe/Einnahme erfolgt in regelmäßigen Abständen und mit einem gleichbleibenden Betrag.
✅ Startdatum: So wählen Sie das passende Startdatum für Ihre Dauerbelege.
Wenn Sie Verträge in Lexware Office erfassen, bestimmt das Startdatum den Beginn der automatischen Buchungen. Je nachdem, in welchem Status sich Ihr Vertrag befindet, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Fall 1: Sie erhalten einen neuen Vertrag
Wählen Sie bei neuen Verträgen den offiziellen Zahlungsbeginn als Startdatum aus. Dadurch wird der Beleg von Anfang an vollständig erfasst. Für die Beispiele wählen wir den Monat als Zeitintervall
Fall 2: Der Vertrag besteht bereits
Prüfen Sie vorab, bis zu welchem Monat Sie Zahlungen bereits manuell verbucht haben.
Setzen Sie das Startdatum auf den direkt folgenden Monat.
So vermeiden Sie doppelte Buchungen und Stornobuchungen in Ihrer Übersicht.
⚠️ Wichtig bei rückwirkendem Vertragsbeginn: Wenn Sie ein Startdatum wählen, das in der Vergangenheit liegt, erstellt Lexware Office alle vergangenen Buchungen automatisch, sobald Sie die Vorlage aktivieren.
Haben Sie die monatliche Festschreibung aktiviert oder übermitteln Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung, werden die generierten Buchungen direkt im System festgeschrieben.
✅ Fest angelegter Kontakt: Für die Einrichtung eines Dauerbelegs ist ein fest angelegter Kontakt im System erforderlich.
Sie haben die Wahl:
Sie übernehmen einen bereits bestehenden Kontakt aus Ihrer Kunden- und Lieferantenliste.
Sie legen über die Schaltfläche + Neuen Kontakt anlegen direkt im Feld einen neuen Kontakt an.
💡 Hinweis zum Kontakt: Bitte beachten Sie, dass die Auswahl eines Sammelkontakts für Dauerbelege nicht möglich ist.
Dauerbeleg für Ihre Ausgaben oder Einnahmen anlegen
Richten Sie Ihren Dauerbeleg ein, indem Sie die folgenden Schritte in Lexware Office ausführen:
1. Die Erfassungsmaske im Hauptmenü aufrufen
Starten Sie ganz bequem im Hauptmenü und wählen Sie den Menüpunkt Belege.
Klicken Sie dort auf die Schaltfläche +Neuer Beleg und entscheiden Sie sich im Dropdown-Menü für die Option Dauerbeleg erfassen.
Damit öffnen Sie die digitale Erfassungsmaske für Ihren Dauerbeleg.
2. Vertragsdokument hochladen oder ohne Bild erfassen
Ziehen Sie Ihr Vertragsdokument einfach per Drag-and-Drop in das Upload-Feld oder klicken Sie direkt darauf, um die Datei von Ihrem Computer auszuwählen.
Falls Ihnen gerade kein Dokument vorliegt, ist das überhaupt kein Problem: Sie können Ihren Dauerbeleg auch ohne Bilddokument anlegen und das Dokument später ergänzen.
3. Vertragspartner auswählen oder direkt neu anlegen
Bestimmen Sie im Feld Lieferant/Kunde den richtigen Vertragspartner für Ihren Beleg. Wichtig ist hierbei, dass es sich um einen fest angelegten Kontakt handelt.
Sie haben die Wahl: Entweder Sie übernehmen einen bereits bestehenden Kontakt aus Ihrer Liste oder Sie legen über die Schaltfläche direkt im Feld einen neuen Kontakt an.
💡Hinweis zum Kontakt: Bitte beachten Sie, dass die Auswahl eines Sammelkontakts für Dauerbelege nicht möglich ist.
4. Belegtyp und Belegnummer
Setzen Sie den Belegtyp auf Ausgabe oder Einnahme.
Und tragen Sie im Feld Vertragsnummer die Referenznummer Ihres Vertrags ein.
💡 Tipp zur Vertragsnummer: Wenn auf Ihrem Dokument keine Vertragsnummer angegeben ist, tragen Sie hier einfach eine eigene, für Sie nachvollziehbare Kombination ein (zum Beispiel den Namen des Vertragspartners kombiniert mit dem aktuellen Jahr).
5. Startdatum, Laufzeit und Zeitintervall
Legen Sie unter Erste Ausführung das Datum der allerersten Buchung fest.
Und wählen Sie im Feld Zeitintervall den passenden Rhythmus aus.
💡Hinweis zur Laufzeit: Lassen Sie das Feld Aktiv bis leer, wenn der Dauerbeleg auf unbestimmte Zeit weiterlaufen soll. Endet der Vertrag zu einem fixen Datum, tragen Sie dieses Enddatum einfach hier ein.
6. Den passenden Bearbeitungsstatus wählen
Bestimmen Sie im Feld Status, wie das System die künftig erstellten Einzelbelege behandeln soll:
Wählen Sie den Status Offen, wenn der Beleg sofort für den automatischen Abgleich mit Ihren Bankumsätzen bereitstehen soll.
Wählen Sie den Status Zu prüfen, wenn Sie den automatisch erstellten Einzelbeleg vor der endgültigen Buchung noch einmal kontrollieren möchten. Gut zu wissen: Sie können jeden automatisch generierten Einzelbeleg im Nachhinein jederzeit bearbeiten.
7. Bezeichnung eingeben und Kategorie zuweisen
Vergeben Sie im Feld Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen. Dieser Name wird später auf allen generierten Einzelbelegen angezeigt und sorgt für eine klare Übersicht in Ihrer Buchhaltung.
Wählen Sie im Anschluss im Feld Kategorie die passende Buchungskategorie für diese Ausgabe aus.
8. Dauerbeleg fertigstellen oder als Entwurf sichern
Um die Erfassung erfolgreich abzuschließen, stehen Ihnen zwei praktische Wege offen:
Wenn Sie alle Daten vollständig eingetragen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und aktivieren und bestätigen Sie die abschließende Sicherheitsabfrage.
Fehlen Ihnen noch Details und Sie möchten die Bearbeitung später fortsetzen? Dann klicken Sie stattdessen einfach auf die Schaltfläche Entwurf speichern.
Woran erkenne ich, dass der Dauerbeleg aktiv ist?
Sie haben den Prozess erfolgreich abgeschlossen, wenn der neue Beleg in Ihrer Belegliste unter dem Reiter Dauerbelege erscheint. Dort sehen Sie nun den Status Aktiv. Lexware Office erstellt ab sofort die zugehörigen Buchungen im gewählten Rhythmus ganz von allein.
⌛ Falls Sie ein Startdatum in der Vergangenheit gewählt haben, tauchen die ersten rückwirkenden Einzelbelege nach einer kurzen Ladezeit in Ihrer Übersicht auf.
Verfügbarkeit der Dauerbelege
Dauerbelege stehen Ihnen durchgehend zur Verfügung, sofern die Version M aktiv genutzt wird und das Abonnement gültig ist.
Mögliche Sonderfälle:
Situation | Lösung |
Sie möchten einen Vertrag rückwirkend erfassen | Wenn Sie Belege für vergangene Zeiträume erstellen, generiert Lexware alle Dokumente für den gewählten Zeitraum automatisch. Um die Übersichtlichkeit in Ihrer Belegliste zu bewahren, prüfen Sie vorab genau, wie weit in die Vergangenheit die Erstellung reichen soll und in welchem Turnus Sie die Belege benötigen. |
In der Vergangenheit wurden die wiederkehrenden Zahlungen kategorisiert | Wenn Sie vergangene Zahlungen in der Bank bereits ohne Beleg kategorisiert haben, führt eine nachträgliche Zuordnung zu den neuen Dauerbelegen zu Stornobuchungen. Prüfen Sie in diesem Fall genau, ob eine rückwirkende Erfassung für Sie sinnvoll ist. Und wählen Sie das Startdatum entsprechend. |
In Ihrem Vertrag hat sich z.B. der Betrag verändert | Wenn Sie einen aktiven Dauerbeleg bearbeiten, übernimmt Lexware Office alle Änderungen automatisch für alle zukünftigen Belege. |
Sie möchten einen Dauerbeleg vorübergehend pausieren | Um den Dauerbeleg vorübergehend zu pausieren, öffnen Sie den Dauerbeleg und klicken auf Dauerbeleg deaktivieren . Um die automatische Erstellung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen, wählen Sie den beendeten Beleg aus, klicken Sie auf den Button Duplizieren und speichern Sie den Entwurf als neuen, aktiven Dauerbeleg ab. |