Bevor du eine Buchung in der Kasse vornimmst, prüfe bitte: Hast du einen Beleg für diese Zahlung? Wähle je nach Antwort den passenden Weg, um Fehlbuchungen zu vermeiden:
Ja, ein Beleg ist vorhanden (oder wird noch erstellt/erfasst): In diesem Fall buche bitte nicht manuell direkt in der Kasse. Nutze stattdessen die Funktion "Zahlung erfassen" direkt am jeweiligen Beleg. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für alle Beleg-Szenarien findest du hier:
Nein, es gibt keinen Beleg: Möchtest du eine Einnahme oder Ausgabe ohne einen zugehörigen Beleg verbuchen (z. B. eine Privateinlage oder Privatentnahme), erfasse diese direkt hier in der Kasse. Eine Anleitung dazu findest du im nächsten Abschnitt.
So buchst du ohne Beleg direkt in der Kasse
Wenn du eine Einnahme oder Ausgabe ohne einen zugehörigen Beleg (z. B. eine Privateinlage oder Privatentnahme) direkt in der Kasse verbuchen möchtest, folge diesen Schritten:
1. Das Kassenbuch öffnen
Navigiere im Hauptmenü zu Finanzen und wähle den Unterpunkt Kasse aus. Hier siehst du deine aktuelle Kassenübersicht und den aktuellen Bestand.
2. Grunddaten eingeben
Klicke in der Kassenübersicht in die erste freie Zeile (Eingabemaske), um mit der Erfassung zu beginnen:
Datum wählen: Klicke auf das Kalender-Icon und wähle das Datum der Transaktion aus oder trage das Datum direkt ein.
Art wählen: Klicke in das entsprechende Feld, je nachdem, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt.
Betrag: Gib den genauen Betrag in Euro ein.
3. Kategorie festlegen
In diesem Schritt bestimmst du, wie die Einnahme oder Ausgabe zugeordnet werden soll. Tippe dazu in das Feld "Art der Einnahme/ Art der Ausgabe". Du hast drei Möglichkeiten:
Direkte Konteneingabe: Tippe die Kontonummer (z. B. aus SKR 03 oder 04) direkt in das Feld.
Stichwortsuche: Tippe ein relevantes Stichwort ein (z. B. "Sonstige"), um passende Vorschläge zu erhalten.
Manuelle Kategorieauswahl: Klicke auf "Kategorie manuell auswählen", um die strukturierte Übersicht aller verfügbaren Konten zu öffnen.
💡Hinweis: Lexware Office bietet eine optimierte Auswahl an Buchungskonten an, daher sind nicht alle Konten der Standardrahmen verfügbar.
4. Steuersatz und Details ergänzen
Steuersatz: Wähle über das Drop-down-Menü den zugehörigen Steuersatz aus (z. B. 19 %, 7 % oder keine).
Belegnummer / Notiz: Optional kannst du eine interne "Belegnummer" vergeben oder im Feld "Notiz" zusätzliche Informationen hinterlegen.
5. Buchung abschließen
Klicke abschließend auf den grünen Button "Eintragen".
Ergebniskontrolle: So sieht die erfolgreiche Buchung aus
Sobald du die Eintragung bestätigt hast, erscheint dieser direkt in der Liste unterhalb der Eingabemaske. Zur Kontrolle zeigt dir Lexware Office folgende Details in der Zeile an:
Übersicht: Das Datum, der Betrag (einsortiert in die Spalte Einnahme oder Ausgabe) und die gewählte Kategorie werden aufgeführt.
Steuersatz: Direkt hinter der Kategorie wird dir der gewählte Steuersatz (z. B. "19 %") angezeigt.
Notiz: Falls du eine Notiz oder Belegnummer hinterlegt hast, ist diese ebenfalls in der Zeile sichtbar.
So teilst du einen Kassenbucheintrag auf mehrere Kategorien auf
Möchtest du einen Betrag auf verschiedene Kategorien oder Steuersätze aufteilen (z. B. einen Einkauf mit 19 % und 7 % MwSt.), kannst du den Umsatz splitten:
Wähle beim Erfassen im Feld Art der Einnahme / Art der Ausgabe den Punkt Mehrere... aus. In der Eingabezeile erscheint nun in den Feldern für Kategorie und Steuer der Hinweis "(Split)".
Gib in den neu erschienenen Zeilen unterhalb der Hauptzeile die jeweiligen Teilbeträge (z. B. 6,00 € und 4,00 €) sowie die passende Kategorie ein.
In jeder Zeile kannst du den Steuersatz individuell über das Drop-down-Menü anpassen (z. B. "19 %", "7 %" oder "Keine").
Lexware Office zeigt dir unter den Zeilen den "Restbetrag" an. Erst wenn dieser "0,00 €" erreicht hat, ist der Umsatz vollständig verteilt.
Klicke bei Bedarf auf den Button + Teilbetrag, um weitere Zeilen hinzuzufügen.
Klicke abschließend auf den grünen Button "Eintragen", um die Buchung zu speichern.
Fehlerhafte Einträge korrigieren oder stornieren
Falls dir nach dem Speichern ein Fehler auffällt, hast du zwei Möglichkeiten, diesen zu beheben:
Eintrag bearbeiten: Möchtest du Details wie den Betrag, die Kategorie oder die Notiz ändern? Klicke dazu einfach direkt auf den bereits erstellten Eintrag in der Liste. Die Daten werden zur Bearbeitung wieder in die obere Eingabemaske geladen. Nach der Korrektur klicke erneut auf "Ändern".
Eintrag löschen: Wenn du einen Fehler gemacht hast, klicke am rechten Zeilenende einfach auf das kleine "x".
Anfangsbestand und Kassenbestand in Lexware Office
ℹ️ Wie trage ich den Anfangsbestand ein?
Wenn du bereits über einen Bargeldbestand verfügst, erfasse diesen zu Beginn unter Finanzen → Kasse. Lexware Office übernimmt die automatische Verbuchung für dich. Solltest du mit einer leeren Kasse starten, erfasse einfach direkt deinen ersten Geschäftsvorfall.
ℹ️ Wie setzt sich der Kassenbestand zusammen?
Der in der Übersicht angezeigte Bestand ist immer der aktuelle Gesamtsaldo. Du musst den Anfangsbestand also nicht separat dazurechnen. Die Berechnung erfolgt automatisch:
Anfangsbestand + alle Einnahmen - alle Ausgaben = Aktueller Kassenbestand
ℹ️ Kann der Kassenbestand negativ werden?
Eine Kasse kann nie weniger als 0 € enthalten, dies ist steuerrechtlich nicht zulässig. Führt eine Ausgabe rechnerisch ins Minus, weist Lexware Office dich vor dem Speichern mit einem Hinweis darauf hin.
Beim Eintragen erscheint das Fenster „Negativer Kassenbestand". Es zeigt dir den aktuellen und den neuen (negativen) Kassenbestand an und fragt: „Möchtest du die Buchung dennoch vornehmen?" – Mit Abbrechen verwirfst du die Buchung. – Mit Ja wird die Buchung trotzdem gespeichert; der Kassenbestand wird anschließend rot als Minusbetrag angezeigt.
Ein negativer Bestand deutet meist auf eine noch nicht erfasste Einnahme hin. Gleiche ihn zeitnah aus, indem du z. B. eine fehlende Einnahme oder eine Privateinlage nacherfasst.
ℹ️ Kann ich den Anfangsbestand ändern?
Gehe dazu auf Finanzen → Kasse und klicke am oberen Rand auf den Link "Anfangsbestand vom [Datum] Ändern".
Wichtige Details bei Änderungen:
Anpassung: Du kannst sowohl den Betrag als auch das Datum nachträglich anpassen.
Einschränkung: Ein einmal erfasster Anfangsbestand kann auf einen anderen Betrag geändert, aber nicht nachträglich auf 0,00 € gesetzt werden.
Sichtbarkeit: Der Anfangsbestand bleibt dauerhaft als Basiswert in deiner Kassenübersicht sichtbar.
ℹ️ Wie kann ich den Kassenbestand abfragen oder drucken?
Um den Saldo am Monatsende zu prüfen oder alle Geldbewegungen für deine Unterlagen zu exportieren/drucken, gehe wie folgt vor:
Wechsle über den Reiter Buchhaltung zur Kontenübersicht.
Wähle das Buchungskonto Kasse aus.
Stelle oben über den Filter den gewünschten Zeitraum oder das Jahr ein.
Bestand prüfen: Du erhältst nun den Kontostand (Saldo) am Ende des gewählten Zeitraums.
Druck: Über die Schaltfläche "Druckansicht" kannst du die Einträge des gewählten Zeitraums als PDF speichern oder direkt ausdrucken.
❗Voraussetzung: Damit der Kontostand korrekt dargestellt wird, müssen der Saldenvortrag für das entsprechende Jahr eingetragen und alle Kassenbuchungen vollständig gebucht sein.
Kann ich die Kasse löschen?
Um die Kasse in Lexware Office löschen zu können, dürfen keine Kassenbucheinträge bestehen, keine Zeiträume festgeschrieben oder eine USt-Voranmeldung versendet worden sein.
💡 Bitte prüfe die genannten Voraussetzungen. Falls dies zutrifft, so kann das Buchhaltungskonto der Kasse nicht mehr gelöscht werden, da festgeschriebene Buchungen/Belege storniert werden müssten und jedes Storno eine neue Buchung erzeugt.
Sollten für die Kassenbucheinträge noch keine Zeiträume festgeschrieben oder eine USt-Voranmeldung versendet worden sein, kannst du die Kassenbucheinträge manuell löschen. Klicke dazu auf das X am Ende des Kassenbucheintrages.
Erst wenn alle Einträge gelöscht wurden, kannst du die Kasse über den Button "Ändern" löschen:
Tagesabschluss automatisch mit unserem Partner flour
Unser Partner flour kann deinen Tagesabschluss automatisch nach Lexware Office übertragen.
Hardware-Anbindung: Bestehende EC-Terminals (z. B. von SumUp, Adyen, Verifone oder Ingenico) lassen sich direkt mit flour verbinden, um Zahlungsdaten digital auszutauschen.
Wichtig: flour bindet die Hardware (Kartenleser) ein. Ein eigenständiges, fremdes Kassensystem (z. B. die SumUp-Kassen-App) kann hingegen nicht über flour angebunden werden.
Beratung: Das flour-Team klärt gerne in einem persönlichen Gespräch, ob die Schnittstelle für deine individuellen Bedürfnisse geeignet ist.
Tagesabschluss aus der Registrierkasse manuell buchen
Du nutzt eine eigene Registrierkasse und möchtest keine Partner-Anbindung wie flour einrichten? Dann kannst du deinen Tagesumsatz auch manuell als einen Sammelbeleg pro Tag buchen – statt jeden Verkauf einzeln zu erfassen.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du hier:
👉 Registrierkasse: Kassentagesabschluss buchen (inklusive Kartenzahlungen und Trinkgeld)
⚠️ Achtung – Doppelbuchung vermeiden: Erstellst du für einzelne Kund:innen zusätzlich eine Rechnung in Lexware Office, darf der entsprechende Betrag nicht zusätzlich im Z-Bon-Tagesabschluss enthalten sein – sonst wird die Einnahme doppelt gebucht. Die beiden möglichen Wege dazu findest du im Abschnitt „Wichtig: Doppelte Erfassung vermeiden".
Hier findest du weitere hilfreiche Artikel:
Allgemeine Informationen zum Kassenbuch – Ein Überblick über die Funktionen und rechtlichen Grundlagen.
Kasse: Wie erfasse ich die Barzahlung von Belegen? – Erfahre, wie du Buchungen mit Belegen erfasst.
Saldenvortrag in Bank und Kasse – So überträgst du den Kassenstand in das neue Geschäftsjahr.
❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie kann ich mir den Kassenstand für einen bestimmten Tag ansehen?
Wie kann ich mir den Kassenstand für einen bestimmten Tag ansehen?
Um den Bestand zu einem spezifischen Tagesdatum zu prüfen, wechsle zu Finanzen → Kasse und stelle den gewünschten Monat ein. Klicke rechts oben auf "Drucken". Im generierten Ausdruck des Kassenbuches wird dir der Kassenbestand für jeden einzelnen Tag ausgewiesen, an dem eine Buchung stattgefunden hat.
Wie kann ich in der Kasse mehr als einen Monat anzeigen lassen?
Wie kann ich in der Kasse mehr als einen Monat anzeigen lassen?
In der Kasse direkt (Finanzen → Kasse) lässt sich immer nur der aktuell ausgewählte Monat anzeigen; eine fortlaufende Liste gibt es dort nicht. Wenn du einen größeren Zeitraum (Quartal oder Jahr) einsehen, exportieren oder drucken möchtest, wechsle zu Buchhaltung → Buchungsübersicht (oder Kontenübersicht). Wähle dort im linken Menü das Buchungskonto Kasse aus und stelle oben rechts über den Filter den gewünschten Zeitraum (z. B. das ganze Jahr) ein.
Kann ich Daten per CSV-Datei in das Kassenbuch importieren?
Kann ich Daten per CSV-Datei in das Kassenbuch importieren?
Der nachträgliche Import von Daten in die Lexware Office Kasse via CSV-Datei ist technisch nicht möglich. Um deine Geschäftsvorfälle korrekt abzubilden, erfasse diese manuell direkt im Kassenbuch oder nutze die Zahlart "Kasse", wenn dir Belege für die Barzahlungen vorliegen.
Kann ich Skonto in der Kasse erfassen?
Kann ich Skonto in der Kasse erfassen?
In der Kasse ist keine direkte Funktion zur Darstellung von Skontoabzügen vorgesehen. Bei Barzahlungen kann Skonto nicht über den Kassen-Dialog mit dem Beleg verrechnet werden.
Warum kann ich keine Barzahlungen über 50.000 € in der Kasse erfassen?
Warum kann ich keine Barzahlungen über 50.000 € in der Kasse erfassen?
Die Betragsgrenze von 50.000 € betrifft ausschließlich Bargeldvorgänge in der Kasse von Lexware Office. Sie greift in zwei Fällen:
Eintrag direkt in der Kasse: wenn du eine Einnahme oder Ausgabe manuell in der Kasse erfasst.
Bar bezahlter Beleg: wenn du einen Beleg mit der Zahlart „Kasse" als bar bezahlt hinterlegst.
In beiden Fällen erhältst du ab einem Betrag über 50.000 € eine Fehlermeldung. Nicht betroffen sind Belege und Rechnungen selbst: Diese kannst du auch über 50.000 € problemlos erstellen oder erfassen und einem Bankumsatz zuordnen. Die Grenze gilt also nicht für den Belegbetrag, sondern allein für die Erfassung als Barzahlung.
Hintergrund sind das Geldwäschegesetz (GwG) sowie der Schutz vor Fehleingaben:
Besondere Pflichten ab 10.000 €: Für Bargeldzahlungen ab 10.000 € gelten in der Regel besondere Sorgfalts- und Dokumentationspflichten gemäß GwG.
Sperre über 50.000 €: Damit nicht irrtümlich zu hohe Bargeldumsätze erfasst werden, ist es systemseitig nicht möglich, Barbeträge über 50.000 € in der Kasse einzutragen.
Da höhere Bargeldsummen im Kassenbuch normalerweise nur über kumulierte Tagesabschlüsse (Z-Bons) zustande kommen, ist die Grenze mit 50.000 € bewusst nicht zu eng gesetzt. Bareinträge oberhalb dieses Betrags werden vom System jedoch konsequent blockiert.
💡 Hinweis zu deinen Buchungen: Technisch besteht die Möglichkeit, einen Bargeldbetrag in mehrere Teilbuchungen unterhalb der Grenze aufzuteilen. Bei größeren Bargeldzahlungen empfehlen wir jedoch, das Vorgehen vorab mit deiner Steuerberatung abzuklären. Diese kann am besten einschätzen, wie der Vorgang in deinem individuellen Fall korrekt und rechtssicher zu erfassen ist.