Bevor Sie eine Buchung in der Kasse vornehmen, prüfen Sie bitte: Haben Sie einen Beleg für diese Zahlung? Wählen Sie je nach Antwort den passenden Weg, um Fehlbuchungen zu vermeiden:
Ja, ein Beleg ist vorhanden (oder wird noch erstellt/erfasst): In diesem Fall buchen Sie bitte nicht manuell direkt in der Kasse. Nutzen Sie stattdessen die Funktion "Zahlung erfassen" direkt am jeweiligen Beleg. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für alle Beleg-Szenarien finden Sie hier:
Nein, es gibt keinen Beleg: Möchten Sie eine Einnahme oder Ausgabe ohne einen zugehörigen Beleg verbuchen (z. B. eine Privateinlage oder Privatentnahme), erfassen Sie diese direkt hier in der Kasse. Eine Anleitung dazu finden Sie im nächsten Abschnitt.
So buchen Sie ohne Beleg direkt in der Kasse
Wenn Sie eine Einnahme oder Ausgabe ohne einen zugehörigen Beleg (z. B. eine Privateinlage oder Privatentnahme) direkt in der Kasse verbuchen möchten, folgen Sie diesen Schritten:
1. Das Kassenbuch öffnen
Navigieren Sie im Hauptmenü zu Finanzen und wählen Sie den Unterpunkt Kasse aus. Hier sehen Sie Ihre aktuelle Kassenübersicht und den aktuellen Bestand.
2. Grunddaten eingeben
Klicken Sie in der Kassenübersicht in die erste freie Zeile (Eingabemaske), um mit der Erfassung zu beginnen:
Datum wählen: Klicken Sie auf das Kalender-Icon und wählen Sie das Datum der Transaktion aus oder tragen das Datum direkt ein.
Art wählen: Klicken Sie in das entsprechende Feld, je nachdem, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt.
Betrag: Geben Sie den genauen Betrag in Euro ein.
3. Kategorie festlegen
In diesem Schritt bestimmen Sie, wie die Einnahme oder Ausgabe zugeordnet werden soll. Tippen Sie dazu in das Feld "Art der Einnahme/ Art der Ausgabe". Sie haben drei Möglichkeiten:
Direkte Konteneingabe: Tippen Sie die Kontonummer (z. B. aus SKR 03 oder 04) direkt in das Feld.
Stichwortsuche: Tippen Sie ein relevantes Stichwort ein (z. B. "Sonstige"), um passende Vorschläge zu erhalten.
Manuelle Kategorieauswahl: Klicken Sie auf "Kategorie manuell auswählen", um die strukturierte Übersicht aller verfügbaren Konten zu öffnen.
💡Hinweis: Lexware Office bietet eine optimierte Auswahl an Buchungskonten an, daher sind nicht alle Konten der Standardrahmen verfügbar.
4. Steuersatz und Details ergänzen
Steuersatz: Wählen Sie über das Drop-down-Menü den zugehörigen Steuersatz aus (z. B. 19 %, 7 % oder keine).
Belegnummer / Notiz: Optional können Sie eine interne "Belegnummer" vergeben oder im Feld "Notiz" zusätzliche Informationen hinterlegen.
5. Buchung abschließen
Klicken Sie abschließend auf den grünen Button "Eintragen".
Ergebniskontrolle: So sieht die erfolgreiche Buchung aus
Sobald Sie die Eintragung bestätigt haben, erscheint dieser direkt in der Liste unterhalb der Eingabemaske. Zur Kontrolle zeigt Ihnen Lexware Office folgende Details in der Zeile an:
Übersicht: Das Datum, der Betrag (einsortiert in die Spalte Einnahme oder Ausgabe) und die gewählte Kategorie werden aufgeführt.
Steuersatz: Direkt hinter der Kategorie wird Ihnen der gewählte Steuersatz (z. B. "19 %") angezeigt.
Notiz: Falls Sie eine Notiz oder Belegnummer hinterlegt haben, ist diese ebenfalls in der Zeile sichtbar.
So splitten Sie einen Kassenbucheintrag auf mehrere Kategorien
Möchten Sie einen Betrag auf verschiedene Kategorien oder Steuersätze aufteilen (z. B. einen Einkauf mit 19 % und 7 % MwSt.), können Sie den Umsatz splitten:
Wählen Sie beim Erfassen im Feld Art der Einnahme / Art der Ausgabe den Punkt Mehrere... aus. In der Eingabezeile erscheint nun in den Feldern für Kategorie und Steuer der Hinweis "(Split)".
Geben Sie in den neu erschienenen Zeilen unterhalb der Hauptzeile die jeweiligen Teilbeträge (z. B. 6,00 € und 4,00 €) sowie die passende Kategorie ein.
In jeder Zeile können Sie den Steuersatz individuell über das Drop-down-Menü anpassen (z. B. "19 %", "7 %" oder "Keine").
Lexware Office zeigt Ihnen unter den Zeilen den "Restbetrag" an. Erst wenn dieser "0,00 €" erreicht hat, ist der Umsatz vollständig verteilt.
Klicken Sie bei Bedarf auf den Button + Teilbetrag, um weitere Zeilen hinzuzufügen.
Klicken Sie abschließend auf den grünen Button "Eintragen", um die Buchung zu speichern.
Fehlerhafte Einträge korrigieren oder stornieren
Falls Ihnen nach dem Speichern ein Fehler auffällt, haben Sie zwei Möglichkeiten, diesen zu beheben:
Eintrag bearbeiten: Möchten Sie Details wie den Betrag, die Kategorie oder die Notiz ändern? Klicken Sie dazu einfach direkt auf den bereits erstellten Eintrag in der Liste. Die Daten werden zur Bearbeitung wieder in die obere Eingabemaske geladen. Nach der Korrektur klicken Sie erneut auf "Ändern".
Eintrag löschen: Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, klicken Sie am rechten Zeilenende einfach auf das kleine "x".
Anfangsbestand und Kassenbestand in Lexware Office
ℹ️ Wie trage ich den Anfangsbestand ein?
Wenn Sie bereits über einen Bargeldbestand verfügen, erfassen Sie diesen zu Beginn unter Finanzen → Kasse. Lexware Office übernimmt die automatische Verbuchung für Sie. Sollten Sie mit einer leeren Kasse starten, erfassen Sie einfach direkt Ihren ersten Geschäftsvorfall.
ℹ️ Wie setzt sich der Kassenbestand zusammen?
Der in der Übersicht angezeigte Bestand ist immer der aktuelle Gesamtsaldo. Sie müssen den Anfangsbestand also nicht separat dazurechnen. Die Berechnung erfolgt automatisch:
Anfangsbestand + alle Einnahmen - alle Ausgaben = Aktueller Kassenbestand
ℹ️ Kann ich den Anfangsbestand ändern?
Gehen Sie dazu auf Finanzen → Kasse und klicken Sie am oberen Rand auf den Link "Anfangsbestand vom [Datum] Ändern".
Wichtige Details bei Änderungen:
Anpassung: Sie können sowohl den Betrag als auch das Datum nachträglich anpassen.
Einschränkung: Ein einmal erfasster Anfangsbestand kann auf einen anderen Betrag geändert, aber nicht nachträglich auf 0,00 € gesetzt werden.
Sichtbarkeit: Der Anfangsbestand bleibt dauerhaft als Basiswert in Ihrer Kassenübersicht sichtbar.
ℹ️ Wie kann ich den Kassenbestand abfragen oder drucken?
Um den Saldo am Monatsende zu prüfen oder alle Geldbewegungen für Ihre Unterlagen zu exportieren/drucken, gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie über den Reiter Buchhaltung zur Kontenübersicht.
Wählen Sie das Buchungskonto Kasse aus.
Stellen Sie oben über den Filter den gewünschten Zeitraum oder das Jahr ein.
Bestand prüfen: Sie erhalten nun den Kontostand (Saldo) am Ende des gewählten Zeitraums.
Druck: Über die Schaltfläche "Druckansicht" können Sie die Einträge des gewählten Zeitraums als PDF speichern oder direkt ausdrucken.
❗Voraussetzung: Damit der Kontostand korrekt dargestellt wird, müssen der Saldenvortrag für das entsprechende Jahr eingetragen und alle Kassenbuchungen vollständig gebucht sein.
Kann ich die Kasse löschen?
Um die Kasse in Lexware Office löschen zu können, dürfen keine Kassenbucheinträge bestehen, keine Zeiträume festgeschrieben oder eine USt-Voranmeldung versendet worden sein.
💡 Bitte prüfen Sie die genannten Voraussetzungen. Falls dies zutrifft, so kann das Buchhaltungskonto der Kasse nicht mehr gelöscht werden, da festgeschriebene Buchungen/Belege storniert werden müssten und jedes Storno eine neue Buchung erzeugt.
Sollten für die Kassenbucheinträge noch keine Zeiträume festgeschrieben oder eine USt-Voranmeldung versendet worden sein, können Sie die Kassenbucheinträge manuell löschen. Klicken Sie dazu auf das X am Ende des Kassenbucheintrages.
Erst wenn alle Einträge gelöscht wurden, können Sie die Kasse über den Button "Ändern" löschen:
Tagesabschluss automatisch mit unserem Partner flour
Unser Partner flour kann Ihren Tagesabschluss automatisch nach Lexware Office übertragen.
Hardware-Anbindung: Bestehende EC-Terminals (z. B. von SumUp, Adyen, Verifone oder Ingenico) lassen sich direkt mit flour verbinden, um Zahlungsdaten digital auszutauschen.
Wichtig: flour bindet die Hardware (Kartenleser) ein. Ein eigenständiges, fremdes Kassensystem (z. B. die SumUp-Kassen-App) kann hingegen nicht über flour angebunden werden.
Beratung: Das flour-Team klärt gerne in einem persönlichen Gespräch, ob die Schnittstelle für Ihre individuellen Bedürfnisse geeignet ist.
Hier finden Sie weitere hilfreiche Artikel:
Allgemeine Informationen zum Kassenbuch – Ein Überblick über die Funktionen und rechtlichen Grundlagen.
Kasse: Wie erfasse ich die Barzahlung von Belegen? – Erfahren Sie, wie Sie Buchungen mit Belegen erfassen.
Saldenvortrag in Bank und Kasse – So übernehmen Sie den Kassenstand in das neue Geschäftsjahr.
❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie kann ich mir den Kassenstand für einen bestimmten Tag ansehen?
Wie kann ich mir den Kassenstand für einen bestimmten Tag ansehen?
Um den Bestand zu einem spezifischen Tagesdatum zu prüfen, wechseln Sie zu Finanzen → Kasse und stellen den gewünschten Monat ein. Klicken Sie rechts oben auf "Drucken". Im generierten Ausdruck des Kassenbuches wird Ihnen der Kassenbestand für jeden einzelnen Tag ausgewiesen, an dem eine Buchung stattgefunden hat.
Wie kann ich in der Kasse mehr als einen Monat anzeigen lassen?
Wie kann ich in der Kasse mehr als einen Monat anzeigen lassen?
In der Kasse direkt (Finanzen → Kasse) lässt sich immer nur der aktuell ausgewählte Monat anzeigen; eine fortlaufende Liste gibt es dort nicht. Wenn Sie einen größeren Zeitraum (Quartal oder Jahr) einsehen, exportieren oder drucken möchten, wechseln Sie zu Buchhaltung → Buchungsübersicht (oder Kontenübersicht). Wählen Sie dort im linken Menü das Buchungskonto Kasse aus und stellen Sie oben rechts über den Filter den gewünschten Zeitraum (z. B. das ganze Jahr) ein.
Kann ich Daten per CSV-Datei in das Kassenbuch importieren?
Kann ich Daten per CSV-Datei in das Kassenbuch importieren?
Der nachträgliche Import von Daten in die Lexware Office Kasse via CSV-Datei ist technisch nicht möglich. Um Ihre Geschäftsvorfälle korrekt abzubilden, erfassen Sie diese manuell direkt im Kassenbuch oder nutzen Sie die Zahlart "Kasse" wenn Ihnen Belege für die Barzahlungen vorliegen.
Kann ich Skonto in der Kasse erfassen?
Kann ich Skonto in der Kasse erfassen?
In der Kasse ist keine direkte Funktion zur Darstellung von Skontoabzügen vorgesehen. Bei Barzahlungen kann Skonto nicht über den Kassen-Dialog mit dem Beleg verrechnet werden.