In Lexware Office verwenden wir Kategorien, um Einnahmen und Ausgaben korrekt zu verbuchen. Dadurch kannst du Geschäftsvorfälle auch ohne buchhalterische Kenntnisse dem richtigen Buchungskonto zuordnen. Hier erfährst du, wie die Kategorisierung mit deiner Buchhaltung zusammenhängt und wie du mit ihr arbeiten kannst.
Kategorisierung und Buchhaltung
Die Kategorisierung in Lexware Office ist der erste Bestandteil der doppelten Buchführung: Dies ist ein System, bei dem jede finanzielle Transaktion in zwei Konten erfasst wird. Dadurch wird die Genauigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung gewährleistet.
Die doppelte Buchführung basiert auf dem Grundprinzip, dass jede Buchung zwei Seiten hat: Soll (links) und Haben (rechts).
Beispiel: Du kaufst Büromaterial für 100 € in bar.
Soll-Buchung | Haben-Buchung |
Du buchst 100 € "Bürobedarf" an... | ... 100 € "Kasse". |
Die Buchung zeigt, dass dein Vermögen um 100 € an Büromaterial gestiegen ist ⬆️... | ..und, dass dein Bargeldbestand um 100 € gesunken ist ⬇️. |
Wenn du z.B. Einnahmen- oder Ausgabenbelege erfasst und dabei Kategorisierungen vornimmst, werden immer erst offene Posten gegenüber Debitoren/Kreditoren gebildet.
Durch die Zuordnung der Zahlungen zum jeweiligen Beleg wird dann dieser offene Posten ausgeglichen.
Daher werden für jeden Beleg in der Buchungsübersicht zwei Buchungen angelegt:
✅ Einmal die Ausgabe/Einnahme mit dem Beleg plus Steuern (1) ..
✅ ..und die Zahlung, also der Ausgleich der Verbindlichkeit oder Forderung (2)
Das sieht z.B. so aus:
Möchtest du mehr über das Thema "Doppelte Buchführung" erfahren? Dann lies unseren Wissensartikel dazu 📖: Doppelte Buchführung
Welche Buchungsmöglichkeiten habe ich?
"Gebucht" wird also per Belegerfassung/ Belegerstellung oder der direkten Kategorisierung der Bankbelege.
Dann wird im zweiten Schritt nur noch die Erfassung der Zahlung ergänzt.
💡 Eine klassische "Buchungsmaske" gibt es also nicht. Die verschiedenen Konten müssen somit nicht händisch/manuell gegeneinander gebucht werden.
Spezielle Buchungen ✨ Neben der "normalen" Buchungsweise können nachfolgende Vorfälle gesondert gebucht werden. Diese findest du unter Buchhaltung > Buchungsübersicht > + Buchung:
Auswirkung auf die Buchungs- und Kontenübersicht
Jede Einnahme und jede Ausgabe, die du einer Kategorie und damit einem Buchungskonto zuordnest, findest du als Buchung in der Buchungsübersicht:
Weitere Informationen zu dieser Übersicht erfährst du in diesem Erklärvideo:
In der Kontenübersicht findest du alle in Lexware Office bebuchten Konten. Dort kannst du dir auch die Kontenblätter anzeigen lassen. Mehr dazu erfährst du hier:
Kategorienauswahl in der Belegerfassung
Erfasse einen Beleg in der Belegerfassung. Du kannst deinen Beleg mit der Lexware Office Scan-App oder per Scanner digitalisieren bzw. einen digitalen Beleg hochladen. Lexware Office liest im nächsten Schritt mit Hilfe der Texterkennung alle relevanten Belegdaten aus. Dann prüfst du nur noch die passende Kategorie. Diese findest du z.B. durch unsere Kategoriensuche.
💡 In Lexware Office stehen dir die Kontenrahmen SKR 03/04 zur Verfügung. Diese decken die wichtigsten Geschäftsfälle ab und können nicht um eigene Konten erweitert werden. So garantieren wir, dass vorkontierte und vollständige Belege korrekt z.B. in eine Kanzleisoftware exportiert werden können.
Den gewünschten Kontorahmen kannst du unter "Allgemeine Einstellung" einstellen. Mehr Informationen dazu findest du in folgendem Wissensartikel:
Durch die Texterkennung erhältst du automatisch einen Vorschlag zur Kategorisierung. Nutze bei der Eingabe außerdem die Stichwortsuche - die passende Kategorie findet Lexware Office für dich. Durch die Auswahl der Kategorie wird der Beleg dem passenden Buchungskonto zugeordnet.
Beispiel: Du wählst bei der Belegerfassung die Kategorie „Tanken“ aus.
➜ Lexware Office sorgt dann für die korrekte Verbuchung auf 6530, laufende KFZ-Betriebskosten.
Weitere Informationen zur Stichwortsuche sowie zu Einnahme-/ Ausgabe-Kategorien mit gleichen Buchungskonten findest du in folgendem Wissensartikel:
Welche Bankumsätze kann ich direkt kategorisieren?
Die Verwendung eines Belegs ist immer sinnvoll, um Transaktionen für das Finanzamt nachzuweisen. Auch die Vorsteuer kann grundsätzlich nur mit einem Beleg abgezogen werden.
👉 Wir empfehlen grundsätzlich, für jede Buchung einen Beleg zu erfassen. Dies ist Teil der GoBD konformen Buchführung.
Einen Sonderfall stellen sich gleichbleibende & wiederholende Buchungen dar, wie z.B. Miet- oder Telefonverträge: Hier kannst du den Beleg einmalig hochladen und erfassen. Die weiteren Ausgaben kannst du direkt mit den Bankumsätzen zuordnen.
Wie du außerdem Barzahlungen direkt in der Kasse ohne Beleg verbuchst, erfährst du in folgendem Wissensartikel:
Woher weiß ich, welche Kategorie hinter welchem Buchungskonto steckt?
Wenn du wissen willst, welches Konto durch welche Kategorie bebucht wird, nutze die Kontenübersicht.
Unter "Buchhaltung" und "Kontenübersicht" findest du alle Buchungskonten, die dir unter Berücksichtigung des eingestellten Kontenrahmens in Lexware Office zur Verfügung stehen.
Hake die Optionen "Leere Konten anzeigen" und "Kategorie anzeigen" an. So erhältst du einen Überblick darüber, mit welcher Kategorie du das gewünschte Buchungskonto ansprechen kannst.
Wann nutze ich die Kategorisierung "Zu Prüfen" und "Durchlaufende Posten"?
Die Kategorien "Zu Prüfen" und "Durchlaufende Posten" buchen auf die Konten (SKR 03 - 1590 /SKR 04 - 1370).
Durchlaufende Posten dürfen sich nicht auf den Gewinn auswirken. Es handelt sich hierbei um Beträge, die ein:e Unternehmer:in im Namen und für Rechnung eines anderen einnimmt und ausgibt. Über den vereinnahmten Betrag darf der Empfänger nicht frei verfügen. Du fungierst somit als eine Art Übergeber:in.
Beispiel: Eine Anwältin erhält neben ihrem Honorar von ihrem Klienten auch die Gerichtskosten. Diese leitet sie an das Gericht weiter. Für diesen Betrag kann sie die Kategorie "Durchlaufende Posten" verwenden.
💡 Solltest du die Kategorie "Durchlaufende Posten" verwenden, werden in Lexware Office keine Einnahmen und keine Ausgaben festgehalten.
Nutze die Kategorie "Zu Prüfen" für Umsätze, bei denen dir in diesem Moment kein gewünschtes Konto zur Verfügung steht.
Nutze die Kategorie "Zu Prüfen" außerdem, wenn es noch offene Fragen zu der Buchung gibt. Kläre diese anschließend beispielsweise mit deiner Steuerberatung.
🖊️ Notiere im Feld "Beschreibung" einen Hinweis, worum es sich bei der Ausgabe handelt. Sobald du deine Daten bspw. per DATEV-Export an deine Steuerberatung übermittelst, kann diese direkt eine Umbuchung auf das passende Konto in der Kanzleisoftware vornehmen.
Beachte bitte, dass unser Kontenrahmen insbesondere mit der Entwicklung neuer Features in regelmäßigen Abständen für dich von uns erweitert wird.
Kann ich individuelle Kategorien bzw. Konten anlegen?
Dir steht in Lexware Office eine schmale Version des SKR03 oder SKR04 zur Verfügung. Diese deckt die wichtigsten Geschäftsfälle ab und hält deinen Buchungsaufwand möglichst gering.
Daher ist es aktuell in keiner Lexware Office Version möglich, individuelle Buchungskonten anzulegen oder die Bezeichnungen vorhandener Konten zu ändern.
Ausführliche Informationen zu diesem Thema findest du hier: