Regelmäßige Fixkosten wie die Miete für das Büro, Leasingraten für den Firmenwagen oder monatliche Versicherungsbeiträge manuell zu erfassen, kostet wertvolle Zeit. Wenn du diese Ausgaben einmalig als Dauerbeleg einrichtest, generiert Lexware Office künftige Buchungen ganz automatisch. Das spart dir jeden Monat administrative Arbeit, reduziert Tippfehler und sorgt für eine stets aktuelle Buchhaltung. Zudem erhältst du einen sicheren, zentralen Ablageort für deine wichtigen Vertragsdokumente.
Typische Anwendungsfälle für Dauerbelege
Ein Dauerbeleg ist ideal für alle Ausgaben und Einnahmen, die regelmäßig in gleicher Höhe anfallen, für die du ein Vertragsdokument vorliegen hast und nicht jeden Monat ein neues Dokument erhalten.
Typische Beispiele aus deinem Unternehmeralltag sind:
Mieteinnahmen
Miete für Büroräume oder Lager
Regelmäßige Leasingraten für ein Firmenfahrzeug
Feste Versicherungsbeiträge
Stromverträge mit monatlichen Abschlägen
Wann du keine Dauerbelege nutzen solltest
Wichtig für die Praxis: Dauerbelege eignen sich nicht für Verträge bei denen Einzelbelege zu jeder Buchung vorliegen. In solchen Fällen erfasst du die Belege in Lexware Office jeweils einzeln. Bespiele dafür sind Verträge mit schwankenden Monatsbetrag, wie Stromverträge mit Monatsabrechnung oder Software-Abonnements.
⚡Kredite und Tilgungen ausgeschlossen: Diese Zahlungen bestehen aus einem Tilgungs- und einem Zinsanteil, der sich laufend verändert. Erfasse sie daher nicht als Dauerbeleg, sondern über den Bankenabgleich mit dem passenden Gegenkonto.
Das solltest du vor dem Start beachten
Bevor du startest, stelle sicher, dass die folgenden Rahmenbedingungen erfüllt sind:
✅ Die Ausgabe/Einnahme erfolgt in regelmäßigen Abständen und mit einem gleichbleibenden Betrag.
✅ Startdatum: So wählst du das passende Startdatum für deine Dauerbelege.
Wenn du Verträge in Lexware Office erfasst, bestimmt das Startdatum den Beginn der automatischen Buchungen. Je nachdem, in welchem Status sich dein Vertrag befindet, wähle eine der folgenden Optionen:
Fall 1: Du erhältst einen neuen Vertrag
Wähle bei neuen Verträgen den offiziellen Zahlungsbeginn als Startdatum aus. Dadurch wird der Beleg von Anfang an vollständig erfasst. Für die Beispiele wählen wir den Monat als Zeitintervall
Fall 2: Der Vertrag besteht bereits
Prüfe vorab, bis zu welchem Monat du Zahlungen bereits manuell verbucht hast.
Setze das Startdatum auf den direkt folgenden Monat.
So vermeidest du doppelte Buchungen und Stornobuchungen in deiner Übersicht.
⚠️ Wichtig bei rückwirkendem Vertragsbeginn: Wenn du ein Startdatum wählst, das in der Vergangenheit liegt, erstellt Lexware Office alle vergangenen Buchungen automatisch, sobald du die Vorlage aktivierst.
Hast du die monatliche Festschreibung aktiviert oder übermittelst du deine Umsatzsteuervoranmeldung, werden die generierten Buchungen direkt im System festgeschrieben.
✅ Fest angelegter Kontakt: Für die Einrichtung eines Dauerbelegs ist ein fest angelegter Kontakt im System erforderlich.
Du hast die Wahl:
Du übernimmst einen bereits bestehenden Kontakt aus deiner Kunden- und Lieferantenliste.
Du legst über die Schaltfläche + Neuen Kontakt anlegen direkt im Feld einen neuen Kontakt an.
💡 Hinweis zum Kontakt: Bitte beachte, dass die Auswahl eines Sammelkontakts für Dauerbelege nicht möglich ist.
Dauerbeleg für deine Ausgaben oder Einnahmen anlegen
Richte deinen Dauerbeleg ein, indem du die folgenden Schritte in Lexware Office ausführst:
1. Die Erfassungsmaske im Hauptmenü aufrufen
Starte ganz bequem im Hauptmenü und wähle den Menüpunkt Belege.
Klicke dort auf die Schaltfläche +Neuer Beleg und entscheide dich im Dropdown-Menü für die Option Dauerbeleg erfassen.
Damit öffnest du die digitale Erfassungsmaske für deinen Dauerbeleg.
2. Vertragsdokument hochladen oder ohne Bild erfassen
Ziehe dein Vertragsdokument einfach per Drag-and-Drop in das Upload-Feld oder klicke direkt darauf, um die Datei von deinem Computer auszuwählen.
Falls dir gerade kein Dokument vorliegt, ist das überhaupt kein Problem: Du kannst deinen Dauerbeleg auch ohne Bilddokument anlegen und das Dokument später ergänzen.
3. Vertragspartner auswählen oder direkt neu anlegen
Bestimme im Feld Lieferant/Kunde den richtigen Vertragspartner für deinen Beleg. Wichtig ist hierbei, dass es sich um einen fest angelegten Kontakt handelt.
Du hast die Wahl: Entweder du übernimmst einen bereits bestehenden Kontakt aus deiner Liste oder du legst über die Schaltfläche direkt im Feld einen neuen Kontakt an.
💡Hinweis zum Kontakt: Bitte beachte, dass die Auswahl eines Sammelkontakts für Dauerbelege nicht möglich ist.
4. Belegtyp und Belegnummer
Setze den Belegtyp auf Ausgabe oder Einnahme.
Und trage im Feld Vertragsnummer die Referenznummer deines Vertrags ein.
💡 Tipp zur Vertragsnummer: Wenn auf deinem Dokument keine Vertragsnummer angegeben ist, trage hier einfach eine eigene, für dich nachvollziehbare Kombination ein (zum Beispiel den Namen des Vertragspartners kombiniert mit dem aktuellen Jahr).
5. Startdatum, Laufzeit und Zeitintervall
Lege unter Erste Ausführung das Datum der allerersten Buchung fest.
Und wähle im Feld Zeitintervall den passenden Rhythmus aus.
💡Hinweis zur Laufzeit: Lass das Feld Aktiv bis leer, wenn der Dauerbeleg auf unbestimmte Zeit weiterlaufen soll. Endet der Vertrag zu einem fixen Datum, trage dieses Enddatum einfach hier ein.
6. Den passenden Bearbeitungsstatus wählen
Bestimme im Feld Status, wie das System die künftig erstellten Einzelbelege behandeln soll:
Wähle den Status Offen, wenn der Beleg sofort für den automatischen Abgleich mit deinen Bankumsätzen bereitstehen soll.
Wähle den Status Zu prüfen, wenn du den automatisch erstellten Einzelbeleg vor der endgültigen Buchung noch einmal kontrollieren möchtest. Gut zu wissen: Du kannst jeden automatisch generierten Einzelbeleg im Nachhinein jederzeit bearbeiten.
7. Bezeichnung eingeben und Kategorie zuweisen
Vergib im Feld Bezeichnung einen aussagekräftigen Namen. Dieser Name wird später auf allen generierten Einzelbelegen angezeigt und sorgt für eine klare Übersicht in deiner Buchhaltung.
Wähle im Anschluss im Feld Kategorie die passende Buchungskategorie für diese Ausgabe aus.
8. Dauerbeleg fertigstellen oder als Entwurf sichern
Um die Erfassung erfolgreich abzuschließen, stehen dir zwei praktische Wege offen:
Wenn du alle Daten vollständig eingetragen hast, klicke auf die Schaltfläche Speichern und aktivieren und bestätige die abschließende Sicherheitsabfrage.
Fehlen dir noch Details und du möchtest die Bearbeitung später fortsetzen? Dann klicke stattdessen einfach auf die Schaltfläche Entwurf speichern.
Woran erkenne ich, dass der Dauerbeleg aktiv ist?
Du hast den Prozess erfolgreich abgeschlossen, wenn der neue Beleg in deiner Belegliste unter dem Reiter Dauerbelege erscheint. Dort siehst du nun den Status Aktiv. Lexware Office erstellt ab sofort die zugehörigen Buchungen im gewählten Rhythmus ganz von allein.
⌛ Falls du ein Startdatum in der Vergangenheit gewählt hast, tauchen die ersten rückwirkenden Einzelbelege nach einer kurzen Ladezeit in deiner Übersicht auf.
Verfügbarkeit der Dauerbelege
Dauerbelege stehen dir durchgehend zur Verfügung, sofern die Version M aktiv genutzt wird und das Abonnement gültig ist.
Mögliche Sonderfälle:
Situation | Lösung |
Du möchtest einen Vertrag rückwirkend erfassen | Wenn du Belege für vergangene Zeiträume erstellst, generiert Lexware alle Dokumente für den gewählten Zeitraum automatisch. Um die Übersichtlichkeit in deiner Belegliste zu bewahren, prüfe vorab genau, wie weit in die Vergangenheit die Erstellung reichen soll und in welchem Turnus du die Belege benötigst. |
In der Vergangenheit wurden die wiederkehrenden Zahlungen kategorisiert | Wenn du vergangene Zahlungen in der Bank bereits ohne Beleg kategorisiert hast, führt eine nachträgliche Zuordnung zu den neuen Dauerbelegen zu Stornobuchungen. Prüfe in diesem Fall genau, ob eine rückwirkende Erfassung für dich sinnvoll ist. Und wähle das Startdatum entsprechend. |
In deinem Vertrag hat sich z.B. der Betrag verändert | Wenn du einen aktiven Dauerbeleg bearbeitest, übernimmt Lexware Office alle Änderungen automatisch für alle zukünftigen Belege. |
Du möchtest einen Dauerbeleg vorübergehend pausieren | Um den Dauerbeleg vorübergehend zu pausieren, öffne den Dauerbeleg und klicke auf Dauerbeleg deaktivieren. Um die automatische Erstellung zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen, wähle den beendeten Beleg aus, klicke auf den Button Duplizieren und speichere den Entwurf als neuen, aktiven Dauerbeleg ab. |