Mit Lexware Office hast du beim Versand von Serienrechnungen drei Möglichkeiten, um den Inhalt der E-Mail zu gestalten: Die Lexware Office Standard-Vorlage, Deine Eigene Vorlage sowie einen individuellen Freitext. Du findest deine Serienvorlagen in der Belegübersicht unter Serienvorlagen.
ℹ️ Serienvorlagen sind eine einfache & komfortable Möglichkeit, um wiederkehrende Rechnungen automatisch zu erstellen. Hier erfährst du mehr zu Serienvorlagen.
Klicke in einer Serienvorlage auf E-Mail-Text anpassen und nutze die Auswahl unter Vorlage, um eine der drei möglichen E-Mail Vorlagen zu verwenden:
Die Lexware Office Standard-Vorlage
Mit der Standard-Vorlage erhältst du einen E-Mail Text, den wir für dich vorab bereitgestellt haben. Deshalb ist dieser für dich nicht veränderbar. Du siehst aber eine Vorschau.
Darunter wird deine Signatur angezeigt. Serienrechnungen verwenden stets die aktuellste Signatur, die in den E-Mail Versand Einstellungen hinterlegt ist.
Deine Eigene Vorlage
Um die Eigene Vorlage für die Erstellung von Serienrechnungen auswählen zu können, lege diese zunächst in den E-Mail Versand Einstellungen an. Den Text deiner Vorlagen kannst du mit Platzhaltern (automatisch eingesetzten Variablen wie dem Kundennamen) ausgestalten. Damit sind die erstellten Serienrechnungen trotz automatischer Generierung stets persönlich adressiert.
ℹ️ Dazu erfährst du mehr in folgenden Wissensartikeln:
Wichtig bei der Verwendung der Eigenen Vorlage für E-Mail Texte in Serienvorlagen:
Manchmal lässt sich die Vorlage nicht erstellen — zum Beispiel, wenn ein Platzhalter nicht aufgelöst werden kann. In diesem Fall wird die Serienrechnung trotzdem erstellt und mit der Lexware Office Standard-Vorlage versendet.
Nachträgliche Änderungen an der Eigenen Vorlage wirken sich auch umgehend auf alle Serienvorlagen aus, für die ebenfalls die Eigene Vorlage aktiviert ist.
Das Löschen der Eigenen Vorlage in den Einstellung führt dazu, dass alle Serienvorlagen automatisch auf die Standard-Vorlage gestellt werden.
Wie auch bei der Standard-Vorlage verwendet die Eigene Vorlage für die Signatur stets den aktuellsten Stand, der in den E-Mail Versand Einstellungen hinterlegt ist.
Der Freitext
Nach Auswahl von Freitext kannst du ein Anschreiben formulieren, das ausschließlich für diese Serienvorlage verwendet wird. Das bedeutet: Änderungen an der Eigenen Vorlage oder von Freitexten in anderen Serienvorlagen wirken sich nicht auf diesen Freitext aus. Beachte, dass du bei Auswahl von Freitext keine Platzhalter verwenden kannst.
Trägst du im Freitext trotzdem einen Platzhalter ein, wird dieser nicht automatisch ersetzt, sondern unverändert als Text angezeigt. Möchtest du Platzhalter nutzen, wähle stattdessen die Eigene Vorlage — dort werden sie korrekt aufgelöst.
Mit der Option des Freitexts kannst du die Signatur beliebig anpassen. Änderungen an deiner Signatur in den Einstellungen führen nicht zu Änderungen für diese Serienvorlage.
ℹ️ Egal welche E-Mail Vorlage du verwendest, es wird stets die generierte Rechnung als Anhang beigefügt. Gleiches gilt für die zum Zeitpunkt des Versands hinterlegten Standard-Anhänge, z.B. deine AGBs. Diese kannst du in den E-Mail Versand Einstellungen hochladen.
Mehr zu Standard-Anhängen und Signaturen in Lexware Office erfährst du hier: Wie lege ich eine Signatur für E-Mails an?