Mit Platzhaltern gestaltest du deine eigene E-Mail-Vorlage noch persönlicher. So sparst du täglich Zeit beim Verfassen von Anschreiben.
Platzhalter sind Variablen wie {Nachname} oder {Anrede}, die Lexware Office beim Versenden automatisch durch die passenden Kontakt- oder Belegdaten ersetzt. Du kannst nur die vordefinierten Platzhalter aus der Liste verwenden — eigene Platzhalter kannst du nicht erstellen.
Platzhalter in eine E-Mail-Vorlage einfügen
So fügst du einen Platzhalter in eine E-Mail-Vorlage ein:
Öffne eine E-Mail-Vorlage. Mehr zum Thema E-Mail-Vorlagen erfährst du hier.
Klicke im Textfeld, in das du einen Platzhalter einsetzen möchtest, auf das Symbol "< >" und wähle dann einen Platzhalter:
Der Platzhalter wird als Text in geschweiften Klammern an der Position deines Cursors eingefügt, z.B. {Belegnummer}. Du kannst beliebig viele Platzhalter aus der Liste in deine Vorlage einfügen und dann speichern.
Beim nächsten Versenden einer E-Mail wird beim Laden deiner Vorlage "Eigener Text" dieser automatisch mit den Informationen deines Kontaktes oder Beleges aufgelöst:
Wie kann ich mit Platzhaltern eine persönliche Kundenansprache umsetzen?
Verwende eine Kombination von verschiedenen Platzhaltern, um eine persönliche Kundenansprache nach deinen Vorstellungen zu erhalten. So könnte beispielsweise "Sehr geehrte Frau Mustermann" Ergebnis folgender Platzhalter sein:
{Sehr geehrte:r} {Anrede} {Nachname}
Die genaue Pflege des Kontakts lohnt sich: {Anrede} und {Nachname} werden entsprechend der hinterlegten Informationen ausgefüllt. Lässt die {Anrede} einen Rückschluss auf das Geschlecht des Kontakts zu, nimmt Lexware Office auch eine entsprechende Anpassung bei {Sehr geehrte:r} vor. Analog kann das folgende Beispiel zu einer Ausgabe wie "Lieber Felix" führen:
Wie du die Anrede eines Kontakts individuell anpasst – zum Beispiel für Familien, Eheleute oder mit Titel – erfährst du im Artikel Wie passe ich die Anrede meiner Kontakte an?.
{Liebe:r} {Vorname}
💡Tipp: Handelt es sich bei deinem Kontakt um eine Firma, für die bei der Erstellung im Beleg eine Ansprechperson ausgewählt wurde, werden die Platzhalter zur Kundenansprache mit den Informationen dieser Person gefüllt
Welche Platzhalter gibt es?
Alle verfügbaren Platzhalter, die in einem Eingabefeld verwendet werden können, zeigt dir eine Liste nach Klick auf das Symbol "< >" an. Dort findest du zum Beispiel Platzhalter für Kontaktdaten wie {Anrede} und {Nachname} sowie für Belegdaten wie {Belegnummer}. Die verfügbaren Platzhalter kannst du ausschließlich in deutscher Sprache verwenden — eine Auswahl in anderen Sprachen ist derzeit nicht möglich. Da die Liste fest vorgegeben ist, kannst du keine eigenen Platzhalter hinzufügen.
Wie kann ich vorgehen, wenn mir ein Platzhalter fehlt?
Du kannst keine eigenen Platzhalter erstellen — die Liste der verfügbaren Platzhalter ist fest vorgegeben und lässt sich nicht individuell erweitern. Wenn dir ein Platzhalter fehlt, freuen wir uns jederzeit über dein Feedback: Nutze die Kontaktmöglichkeit in Lexware Office, um direkt mit uns in Verbindung zu treten. Klicke dazu auf das Fragezeichen in der Menüleiste und dann auf "Support kontaktieren". So können wir die Liste an Platzhaltern in zukünftigen Updates erweitern.
Was bedeutet der Hinweis "Unbekannte Platzhalter"?
Der Hinweis "Unbekannte Platzhalter" bedeutet, dass Lexware Office beim Speichern deiner Vorlage einen Platzhalter erkannt hat, der nicht korrekt verwendet wurde oder unbekannt ist. Du kannst die Vorlage aber dennoch speichern:
Platzhalter folgen dem Format { geschweifte Klammer auf, Beschreibung, und } geschweifte Klammer zu. Füge einen Platzhalter stets über das Symbol "< >" ein. Damit kannst du sicher sein, dass der Platzhalter erkannt wird.
Spätestens beim Versenden deiner E-Mail kannst du den Text abschließend prüfen. Der Inhalt der E-Mail wird genau so verwendet, wie du ihn dort vorfindest.
Welche anderen Wege gibt es, Platzhalter einzufügen?
Neben der Auswahl über das Symbol "< >" kannst du einen Platzhalter auch direkt als Text in dein Eingabefeld eintippen, wenn du bereits weißt, welchen Platzhalter du verwenden möchtest — zum Beispiel {Nachname}. Erkennt Lexware Office diesen als bekannten Platzhalter, kannst du deine Vorlage ohne einen Hinweis speichern. Achte dabei genau auf die Schreibweise mit geschweiften Klammern, da sonst der Hinweis "Unbekannte Platzhalter" erscheint.
💡 Tipp: Texte mit Platzhaltern kannst du auch beliebig in deinen "Eigenen Text" kopieren oder ausschneiden. So kannst du auf einfachem Weg in einem Textprogramm deiner Wahl mehrere Vorlagentexte vorbereiten und verwalten.
Warum kann ich Änderungen an E-Mails mit Platzhaltern nicht speichern?
Änderungen an Texten, die aus Vorlagen mit Platzhaltern erstellt wurden, kannst du beim Versenden der E-Mail nicht in die Vorlage übernehmen. Weitere Anpassungen sind aber dennoch für diese eine E-Mail individuell möglich.