Belege werden automatisch von freigegebenen E-Mail-Adressen – z. B. von Mitarbeitenden oder Lieferanten – an Lexware Office übermittelt und stehen sofort für die Bearbeitung bereit. Du bestimmst, wer Belege einschicken darf, und alles Weitere läuft automatisch.
Neu: Ab sofort kannst du bis zu 20 E-Mail-Adressen als freigegebene Belegsender hinterlegen. Alle Neuheiten im Überblick.
Was du für den E-Mail-Belegempfang benötigst
Stelle vor der Einrichtung sicher, dass du die Lexware Office Version XL nutzt. Der Belegempfang per E-Mail ist ausschließlich in diesem Paket verfügbar.
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Den Belegempfang per E-Mail Schritt für Schritt einrichten
Um Rechnungen per E-Mail an Lexware Office zu senden, richte die Funktion wie folgt ein:
Klicke in Lexware Office auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
Wähle den Menüpunkt Belegempfang.
Klicke auf den Button jetzt einrichten.
Zieladresse einrichten: Trag im Eingabefeld Ziel-Adresse einen individuellen Namen vor dem "@"-Zeichen ein (zum Beispiel deinen Firmennamen), um deine persönliche Lexware-Office-Adresse zu generieren.
Klicke auf den Button Weiter.
Belegsender freigeben: Trag im Feld E-Mail-Adresse alle Adressen ein, von denen du künftig Belege empfangen möchtest – bis zu 20 Adressen sind möglich. Das können Lieferanten, Mitarbeitende oder eigene Firmenpostfächer sein.
Klicke auf den Button Weiter.
Wähle aus, ob die neu freigegebenen Belegsender automatisch per E-Mail darüber informiert werden sollen, dass sie ab sofort Belege an deine Lexware Office Empfangsadresse senden können. Wir empfehlen, diese Option zu aktivieren – so wissen deine Lieferanten und Mitarbeitenden sofort, wohin Rechnungen gesendet werden sollen, ohne dass du manuell nachfassen musst.
Hinweis: Weitere Benachrichtigungsoptionen (zum Beispiel Fehlerberichte oder eine tägliche Belegzusammenfassung) sind separate Einstellungen und nicht Teil dieses Schritts. Du findest diese jederzeit unter Einstellungen → Belegempfang. Mehr dazu im Unterpunkt Benachrichtigungen gezielt steuern weiter unten.
Sende eine Test-E-Mail mit einer Rechnung im Anhang von der hinterlegten Absender-Adresse an deine neue Lexware Office Ziel-Adresse.
Hinweis: Achte darauf, dass du die Rechnung zwingend als Datei (beispielsweise als PDF) an die E-Mail anhängst. Lexware Office verarbeitet keine Belege, die lediglich als Link oder als reiner Text in der E-Mail stehen.
Woran erkennst du, dass der Belegempfang funktioniert?
Um zu testen, ob der Belegempfang erfolgreich eingerichtet wurde, kannst du eine Test-E-Mail mit einer Rechnung im Anhang an deine neue Lexware Office Ziel-Adresse senden.
Wenn die gesendete Rechnung aus deiner Test-E-Mail automatisch in der Belegliste im Bereich Zu prüfen erscheint, funktioniert der Belegempfang. Sobald der Beleg dort sichtbar ist, kannst du den Beleg für deine Buchhaltung erfassen.
Benachrichtigungen gezielt steuern
Die Benachrichtigungseinstellungen sind unabhängig vom Einrichtungs-Assistenten und können jederzeit in den Einstellungen → Belegempfang angepasst werden. Zwei Optionen stehen zur Verfügung:
Fehlerberichte
Lege fest, welche Lexware Office Benutzer oder freigegebenen Belegsender eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Beleg nicht verarbeitet werden konnte – zum Beispiel wegen eines nicht unterstützten Dateiformats.
Tägliche Zusammenfassung über neue Belege
Lege fest, welcher Benutzer einmal täglich eine Übersicht aller neu eingegangenen Belege erhält – so behältst du den Überblick, ohne den Zu prüfen-Ordner manuell prüfen zu müssen.
Was deine Lieferanten beim Rechnungsversand wissen müssen
Wenn du ausgewählt hast, dass die freigegebenen Belegsender benachrichtigt werden sollen, erhalten deine Lieferanten automatisch eine E-Mall mit deiner Lexware Office Empfangsadresse. Falls nicht, musst du deine Lieferanten manuell informieren, an welche Adresse sie Rechnungen senden sollen.
Die folgende Anleitung kannst du deinen Lieferanten in beiden Fällen weiterleiten – sie erklärt, welche technischen Anforderungen beim Rechnungsversand gelten (Dateiformate, Größenlimits, häufige Fehler) und wie der Versand Schritt für Schritt funktioniert: Belege per E-Mail an Lexware Office senden: Anleitung für Belegsender.