Belege werden automatisch von freigegebenen E-Mail-Adressen – z. B. von Mitarbeitenden oder Lieferanten – an Lexware Office übermittelt und stehen sofort für die Bearbeitung bereit. Sie bestimmen, wer Belege einschicken darf, und alles Weitere läuft automatisch.
Neu: Ab sofort können Sie bis zu 20 E-Mail-Adressen als freigegebene Belegsender hinterlegen. Alle Neuheiten im Überblick.
Was Sie für den E-Mail-Belegempfang benötigen
Stellen Sie vor der Einrichtung sicher, dass Sie die Lexware Office Version XL nutzen. Der Belegempfang per E-Mail ist ausschließlich in diesem Paket verfügbar.
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Den Belegempfang per E-Mail Schritt für Schritt einrichten
Um Rechnungen per E-Mail an Lexware Office zu senden, richten Sie die Funktion wie folgt ein:
Klicken Sie in Lexware Office auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
Wählen Sie den Menüpunkt Belegempfang.
Klicken Sie auf den Button jetzt einrichten.
Zieladresse einrichten: Tragen Sie im Eingabefeld Ziel-Adresse einen individuellen Namen vor dem "@"-Zeichen ein (zum Beispiel Ihren Firmennamen), um Ihre persönliche Lexware-Office-Adresse zu generieren.
Klicken Sie auf den Button Weiter.
Belegsender freigeben: Tragen Sie im Feld E-Mail-Adresse alle Adressen ein, von denen Sie künftig Belege empfangen möchten – bis zu 20 Adressen sind möglich. Das können Lieferanten, Mitarbeitende oder eigene Firmenpostfächer sein.
Klicken Sie auf den Button Weiter.
Wählen Sie aus, ob die neu freigegebenen Belegsender automatisch per E-Mail darüber informiert werden sollen, dass sie ab sofort Belege an Ihre Lexware Office Empfangsadresse senden können. Wir empfehlen, diese Option zu aktivieren – so wissen Ihre Lieferanten und Mitarbeitenden sofort, wohin Rechnungen gesendet werden sollen, ohne dass Sie manuell nachfassen müssen.
Hinweis: Weitere Benachrichtigungsoptionen (zum Beispiel Fehlerberichte oder eine tägliche Belegzusammenfassung) sind separate Einstellungen und nicht Teil dieses Schritts. Sie finden diese jederzeit unter Einstellungen → Belegempfang. Mehr dazu im Unterpunkt Benachrichtigungen gezielt steuern weiter unten.
Senden Sie eine Test-E-Mail mit einer Rechnung im Anhang von der hinterlegten Absender-Adresse an Ihre neue Lexware Office Ziel-Adresse.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie die Rechnung zwingend als Datei (beispielsweise als PDF) an die E-Mail anhängen. Lexware Office verarbeitet keine Belege, die lediglich als Link oder als reiner Text in der E-Mail stehen.
Woran erkennen Sie, dass der Belegempfang funktioniert?
Um zu testen, ob der Belegempfang erfolgreich eingerichtet wurde, können Sie eine Test-E-Mail mit einer Rechnung im Anhang an Ihre neue Lexware Office Ziel-Adresse senden.
Wenn die gesendete Rechnung aus Ihrer Test-E-Mail automatisch in der Belegliste im Bereich Zu prüfen erscheint, funktioniert der Belegempfang. Sobald der Beleg dort sichtbar ist, können Sie den Beleg für Ihre Buchhaltung erfassen.
Benachrichtigungen gezielt steuern
Die Benachrichtigungseinstellungen sind unabhängig vom Einrichtungs-Assistenten und können jederzeit in den Einstellungen → Belegempfang angepasst werden. Zwei Optionen stehen zur Verfügung:
Fehlerberichte
Legen Sie fest, welche Lexware Office Benutzer oder freigegebenen Belegsender eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Beleg nicht verarbeitet werden konnte – zum Beispiel wegen eines nicht unterstützten Dateiformats.
Tägliche Zusammenfassung über neue Belege
Legen Sie fest, welcher Benutzer einmal täglich eine Übersicht aller neu eingegangenen Belege erhält – so behalten Sie den Überblick, ohne den Zu prüfen-Ordner manuell prüfen zu müssen.
Was Ihre Lieferanten beim Rechnungsversand wissen müssen
Wenn Sie ausgewählt haben, dass die freigegebenen Belegsender benachrichtigt werden sollen, erhalten Ihre Lieferanten automatisch eine E-Mail mit Ihrer Lexware Office Empfangsadresse. Falls nicht, müssen Sie Ihre Lieferanten manuell informieren, an welche Adresse sie Rechnungen senden sollen.
Die folgende Anleitung können Sie Ihren Lieferanten in beiden Fällen weiterleiten – sie erklärt, welche technischen Anforderungen beim Rechnungsversand gelten (Dateiformate, Größenlimits, häufige Fehler) und wie der Versand Schritt für Schritt funktioniert: Belege per E-Mail an Lexware Office senden: Anleitung für Belegsender.