Mehr Belegsender, mehr Automatisierung
Erhalten Sie regelmäßig Rechnungen von mehreren Lieferanten, Mitarbeitenden oder über verschiedene Postfächer? Bisher ließ der Belegempfang nur eine einzige freigegebene Absenderadresse zu – alle anderen Rechnungen mussten Sie manuell hochladen oder weiterleiten.
Das gehört jetzt der Vergangenheit an. Ab sofort hinterlegen Sie bis zu 20 E-Mail-Adressen als freigegebene Belegsender – und alle Belege landen automatisch dort, wo Sie sie brauchen: in Ihrem „Zu prüfen"-Ordner. Keine manuellen Umwege, keine vergessenen Rechnungen, kein Abstimmungsaufwand.
Voraussetzungen: Für wen ist die Funktion geeignet?
Die Funktion steht allen Nutzenden des Belegempfangs in Lexware Office zur Verfügung. Damit die automatische Weiterleitung greift, müssen Belegsender-Adressen explizit freigegeben sein.
Sie haben den Belegempfang noch nicht eingerichtet? Die vollständige Anleitung finden Sie hier: Automatischen Belegempfang per E-Mail einrichten.
🚀 Das bringt die Erweiterung für Ihren Arbeitsalltag
✔️ Keine manuellen Weiterleitungen mehr — Sie sparen wertvolle Zeit
Rechnungen, Angebote und Lieferscheine von Lieferanten oder Mitarbeitenden landen direkt in Lexware Office – ohne Umwege über Ihr Postfach, ohne manuelles Hochladen, ohne Vergessen.
Das können sein:
Lieferanten, die Ihnen regelmäßig Rechnungen schicken
Mitarbeitende, die Belege aus dem Außendienst oder eigenen Postfächern einreichen
Eigene Firmen- oder Sammelpostfächer (z. B. rechnungen@ihrefirma.de)
✔️ Mehrere Belegsender, ein zentraler Eingang — effiziente Zusammenarbeit
Bis zu 20 unterschiedliche Absenderadressen können Belege direkt an Ihre persönliche Lexware-Office-Empfangsadresse schicken. Kein Abstimmungsaufwand, kein „Wo soll ich die Rechnung hinschicken?" – alle Quellen laufen an einem Ort zusammen.
Das macht die Funktion besonders wertvoll für Unternehmen mit mehreren Lieferanten, Teams im Außendienst oder wenn verschiedene Mitarbeitende eigene Postfächer für Belegeingänge nutzen.
✔️ Einmal einrichten, automatisch informieren — professioneller Eindruck nach außen
Sobald Sie eine Adresse freigeben, informiert Lexware Office den Belegsender optional automatisch per E-Mail über Ihre korrekte Empfangsadresse. Ihre Lieferanten und Mitarbeitenden erhalten damit eine klare, professionelle Nachricht mit der richtigen Adresse für den Belegversand – ohne dass Sie selbst erklären oder nachfassen müssen.
Das sorgt nicht nur für Klarheit auf beiden Seiten, sondern hinterlässt auch nach außen einen strukturierten, professionellen Eindruck.
✔️ Nur erwartete Belege — minimale Fehlerquellen
Weil ausschließlich explizit freigegebene Adressen Belege einliefern können, landen keine unerwünschten Einsendungen in Ihrer Buchhaltung. Vergessene Belege, falsche Zieladressen oder versehentliche Doppellieferungen gehören der Vergangenheit an. Sie behalten die volle Kontrolle darüber, wer senden darf – und was bei Ihnen ankommt.
✔️ Alles an einem Ort — zentrale Übersicht im „Zu prüfen"-Ordner
Ob ein Lieferant, drei Mitarbeitende oder ein eigenes Sammelpostfach – alle Belege laufen zentral im „Zu prüfen"-Ordner zusammen und können dort direkt wie gewohnt weiterbearbeitet werden. Kein Wechsel zwischen Postfächern, kein manueller Abgleich.
So fügen Sie weitere Belegsender hinzu
Sie nutzen den Belegempfang bereits? Dann ergänzen Sie die Liste direkt unter Einstellungen → Belegempfang → + Belegsender hinzufügen.
Hinweis: Ihre bestehende Empfängeradresse und alle bereits hinterlegten Belegsender bleiben unverändert aktiv.
Sie haben den Belegempfang noch nicht eingerichtet? Die vollständige Anleitung – von der persönlichen Empfängeradresse bis zu den ersten Belegsender – finden Sie hier: Automatischen Belegempfang per E-Mail einrichten.
Was Ihre Lieferanten wissen müssen
Wenn Sie Lieferanten als Belegsender freigeben, können Sie ihnen diese Kurzanleitung weiterleiten. Sie erklärt, wie der Versand funktioniert und worauf beim Anhängen von Rechnungen zu achten ist: Belege per E-Mail an Lexware Office senden – Anleitung für Belegsender.
Häufige Fragen zur Neuerung
Kann ich bestehende Belegsender-Adressen behalten?
Kann ich bestehende Belegsender-Adressen behalten?
Ja. Bereits hinterlegte Absenderadressen bleiben vollständig erhalten und aktiv. Sie erweitern die Liste einfach um weitere Belegsender.
Muss der Belegsender nach der Einrichtung noch etwas tun?
Muss der Belegsender nach der Einrichtung noch etwas tun?
Das hängt davon ab, ob Sie bei der Einrichtung die automatische Benachrichtigung aktiviert haben. Wenn ja, erhält der Belegsender direkt eine E-Mail mit Ihrer Empfangsadresse und kann sofort loslegen – ohne weiteren Aufwand auf Ihrer Seite. Wenn nicht, müssen Sie Ihre Belegsender einmalig manuell informieren, an welche Adresse sie Rechnungen senden sollen.
Ich nutze den Belegempfang noch nicht. Lohnt sich das Update für mich?
Ich nutze den Belegempfang noch nicht. Lohnt sich das Update für mich?
Ja, gerade jetzt ist ein guter Zeitpunkt zum Einsteigen. Mit bis zu 20 freigegebenen Belegsendern ist der Belegempfang jetzt auch für Unternehmen geeignet, die Belege von mehreren Quellen erhalten. Sie sparen sich das manuelle Hochladen und Weiterleiten von Rechnungen aus verschiedenen Postfächern
Was passiert, wenn jemand von einer nicht freigegebenen Adresse einen Beleg schickt?
Was passiert, wenn jemand von einer nicht freigegebenen Adresse einen Beleg schickt?
Belege von nicht freigegebenen Adressen werden nicht verarbeitet und erscheinen nicht in Ihrem „Zu prüfen"-Ordner. Das ist gewollt: So bleibt Ihr Belegordner übersichtlich und frei von unerwünschten Einsendungen – eine wichtige Sicherheitsmaßnahme, damit keine unbekannten Rechnungen automatisch in Ihre Buchhaltung gelangen.