Mit einer Signatur kannst du deine E-Mails noch persönlicher gestalten:
Weitere Informationen wie deine Kontaktdaten hältst du als Text fest.
Darüber hinaus kannst du eine Bilddatei, wie zum Beispiel dein Logo, anfügen.
Signaturen können jederzeit beim Versenden angepasst werden. Diese Änderungen werden dann für alle zukünftigen E-Mails übernommen. Alternativ kannst du deine Signatur und das Logo auch in den Einstellungen konfigurieren.
Achte darauf, dass dein Text und Logo keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten, die nicht bereits in der Rechnung abgebildet sind: mehr Informationen.
Wie erstelle/ändere ich meine Signatur im E-Mail Versand Dialog?
Um deine Signatur direkt beim Versand anzupassen, erstelle zunächst einen Ausgangsbeleg, zum Beispiel eine Rechnung.
Klicke in der Vorschau auf Entwurf speichern oder Per E-Mail senden.
Du siehst das Formular für den Versand per E-Mails.
Trag darin deine Signatur in das untere Feld ein.
💡Tipp: Änderungen deiner Signatur für zukünftige E-Mails werden nur gespeichert, wenn du auf Änderungen in Signatur übernehmen klickst. So kannst du pro E-Mail individuelle Anpassungen vornehmen, ohne deine Signatur grundsätzlich zu verändern.
Wie erstelle/ändere ich meine Signatur in den Einstellungen?
Klicke in der Navigationsleiste oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle E-Mail Versand aus.
Scrolle zum Bereich E-Mail Signatur & Logo.
Für den Fall, dass du noch keine Signatur angelegt hast, klicke auf Signatur erstellen.
Existiert bereits eine Signatur, kannst du diese durch Klick auf Meine Signatur erneut öffnen.
Im Anschluss hast du die Möglichkeit, deine Signatur als Text zu hinterlegen. Bestätige deine Änderung durch Klick auf Speichern.
Meine Signatur ist länger als der im Textfeld angezeigte Ausschnitt. Wie kann ich überprüfen, wie das Ergebnis bei meinen Empfänger:innen aussieht?
Nutze die Funktion Signatur testen, um eine Testnachricht an deine E-Mail-Adresse zu senden. Durch Klick auf den Button am unteren linken Rand kannst du auf diesem Weg überprüfen, ob die Signatur deinen Vorstellungen entspricht und die Zeilen so umbrechen, wie du es erwartest.
Durch Copy & Paste (Kopieren & Einfügen) meiner Signatur aus einem anderen Programm entsteht pro Zeile eine neue Leerzeile, was kann ich tun?
Die Leerzeilen entstehen durch Formatierungselemente, die aus dem Quellformat übernommen werden. Du kannst die neu entstandenen Leerzeilen einfach manuell löschen. Alternativ kopiere deine Zwischenablage zunächst einmal in einen Texteditor, der sich im Plain-Text Modus—also ohne Optionen für Formatierungen— befindet. Im Anschluss kopiere den Text erneut in deine Zwischenablage und füge ihn dann in das Signaturfeld von Lexware Office ein.
Wie kann ich meiner Signatur ein Logo anfügen?
Ein Logo für deine Signatur kann nur in den Einstellungen hinterlegt werden. Klicke dazu in der Navigationsleiste oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, wähle E-Mail Versand aus und scrolle zum Bereich E-Mail Signatur & Logo.
Nutze dann den Bereich Logo, um eine Bilddatei von deinem Computer auszuwählen. Hierbei sind die Formate JPG, JPEG und PNG erlaubt.
💡Tipp: Achte auf eine möglichst kleine Dateigröße von wenigen KB, sodass deinen Kund:innen keine unnötig langen Wartezeiten oder erhöhter Datenverbrauch entstehen.
Einmal hinzugefügt, wird das Logo sämtlichen E-Mails, die du und deine Benutzer:innen für den Versand von Belegen versenden, am unteren Rand als Bild angefügt.
💡Tipp: Du erkennst im E-Mail Versand Dialog an der erweiterten Beschreibung Signatur & Logo, dass du mit dieser E-Mail auch ein Logo versendest:
Warum kann ich kein Logo hinterlegen?
Ein hochgeladenes Logo wird bei allen Benutzer:innen einer Organisation hinterlegt. Aus diesem Grund muss dein Account beim Hochladen über die Berechtigung Administration verfügen.
💡 Tipp: Wenn du die Nachricht "Es wurden bislang keine Logos hinterlegt." angezeigt bekommst, kontaktiere den:die Administrator:innen deiner Organisation.