Zahlungserinnerungen und Mahnungen helfen Ihnen, offene Rechnungen einzutreiben. Mit Lexware Office erstellen Sie beide Dokumente direkt aus offenen Rechnungen — in wenigen Klicks. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen.
Der Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung
Die Begriffe Mahnung und Zahlungserinnerung beschreiben unterschiedliche Stufen im Mahnprozess. Beide Dokumente fordern eine offene Zahlung ein — sie unterscheiden sich in Ton und Verbindlichkeit.
Zahlungserinnerung
Höflicher Hinweis auf eine offene Rechnung.
Oft die erste Kommunikation bei Zahlungsverzug.
Kein Hinweis auf Konsequenzen wie Gebühren oder rechtliche Schritte.
Mahnung
Formellere Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung.
Häufig mit Mahngebühren oder rechtlichen Konsequenzen verbunden.
Wird meist nach einer oder mehreren Zahlungserinnerungen verschickt.
Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen
Mit wenigen Klicks erstellen Sie in Lexware Office eine Zahlungserinnerung oder Mahnung direkt aus einer offenen Rechnung.
Schritt 1: Passenden Beleg auswählen
Um eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zu erstellen, wählen Sie zunächst die offene Rechnung in Lexware Office aus.
Öffnen Sie Belege im Hauptmenü.
Öffnen Sie über die linke Navigationsleiste die Ansicht Überfällige oder Offene Belege.
Klicken Sie auf den entsprechenden Beleg — rechts öffnen sich die Belegdetails.
Screenshot: Belegdetails mit der Anzeige "überfällig" in orangener Schrift.
💡 Tipp: Überfällige Belege sind in allen Übersichtslisten deutlich mit orangener Schrift gekennzeichnet.
Schritt 2: Mahnung oder Zahlungserinnerung starten
Über Weitere Aktionen (...) starten Sie den Mahnprozess direkt am Beleg.
Klicken Sie auf Weitere Aktionen (...) in den Belegdetails.
Wählen Sie Mahnen.
⚠️ Hinweis: Die Option Mahnen steht nur für Belege zur Verfügung, die direkt in Lexware Office erstellt wurden. Für importierte oder extern erstellte Belege ist diese Funktion nicht verfügbar.
Screenshot: Drei-Punkte-Menü am Beleg mit hervorgehobener Option "Mahnen"
Schritt 3: Texte und Belegtitel anpassen
Sie können den Belegtitel und den Einleitungstext der Mahnung individuell bearbeiten — zum Beispiel, wenn Sie eine Zahlungserinnerung statt einer Mahnung versenden möchten.
Zahlungserinnerung: Wählen Sie einen freundlicheren Text, z. B. „Wir erinnern Sie an die folgende unbezahlte Rechnung …".
Mahnung: Formulieren Sie verbindlicher, z. B. „Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum], um weitere Schritte zu vermeiden."
Klicken Sie auf die Symbole neben den Eingabefeldern — es öffnet sich eine Auswahl gespeicherter Titel und Texte. Hier können Sie neue Texte speichern und optional als Standardtext hinterlegen.
Screenshot: Textbearbeitungsmaske mit Belegtitel, Einleitungstext und Symbol für gespeicherte Texte
💡 Hinweis: Den Belegtitel und den Einleitungstext können Sie frei anpassen — der Betreff der Versand-E-Mail ist jedoch fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.
Fertige Textvorlagen für alle drei Mahnstufen finden Sie hier: Standardtexte für Mahnungen als Vorlagen
Schritt 4: Mahngebühren hinterlegen (optional)
Möchten Sie Mahngebühren berechnen, fügen Sie diese als separate Position in der Mahnung ein.
Klicken Sie auf + Artikel.
Wählen Sie den Artikeltyp Mahngebühr oder geben Sie den Begriff manuell ein.
Tragen Sie den Betrag ein, z. B. 5,00 €.
Die Mahngebühr wird automatisch zum Gesamtbetrag addiert.
Screenshot: Positionszeile mit Artikeltyp "Mahngebühr" und eingetragenem Betrag; aktualisierte Gesamtsumme sichtbar
⚠️ Hinweis: Wenn Sie nach einer Mahnung mit Mahngebühren eine Zahlung erhalten, kann der eingegangene Betrag höher als der ursprüngliche Rechnungsbetrag ausfallen. Beim Zuordnen der Zahlung fragt Lexware Office nach dem Grund für die Differenz. Wählen Sie in diesem Fall Mahngebühr — die Buchung erfolgt dann automatisch.
Schritt 5: Vorschau anzeigen und versenden
Bevor Sie die Zahlungserinnerung oder Mahnung absenden, prüfen Sie das Dokument in der Vorschau.
Klicken Sie auf Vorschau, um Layout und Text zu kontrollieren.
Klicken Sie auf Speichern und dann auf Versenden, um das Dokument per E-Mail oder Post zu verschicken.
Wo finde ich bereits erstellte Mahnungen?
Alle erstellten Mahnungen und Zahlungserinnerungen sind in der Beleghistorie der jeweiligen Rechnung gespeichert — nicht als eigenständige Belege.
Klicken Sie auf den Beleg in der Belegliste — die Belegdetails öffnen sich rechts.
Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Mahnungen.
Hier sehen Sie alle Mahnungen mit Datum und Dokument.
Screenshot: Belegdetails mit aufgeklapptem Abschnitt "Mahnungen" und gespeicherten Einträgen
⚠️ Bitte beachten: Eine Rechnung, die bereits gemahnt wurde, kann nicht mehr bearbeitet werden.
⚠️ Hinweis: Wenn Sie eine gemahnte Rechnung nachträglich öffnen und bearbeiten, wird die Mahnhistorie gelöscht. Es kann danach nicht mehr nachvollzogen werden, wann Sie gemahnt haben.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind den jeweiligen Rechnungen zugeordnet. Es wird kein eigenständiger Beleg erstellt — sie sind buchhalterisch nicht relevant und werden nicht protokolliert.
Mahnung löschen
Eine versehentlich erstellte Mahnung können Sie direkt in den Belegdetails der zugehörigen Rechnung löschen.
Klicken Sie auf die entsprechende Rechnung in der Belegliste.
Scrollen Sie in den Belegdetails rechts bis zum Abschnitt Mahnungen.
Screenshot: Belegdetails mit aufgeklapptem Abschnitt "Mahnungen"
Wählen Sie die Mahnung aus und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Die Mahnung ist danach vollständig entfernt.
Häufige Fragen zu Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Warum wird auf der Mahnung Umsatzsteuer ausgewiesen?
Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Lexware Office sind direkt der zugehörigen Rechnung zugeordnet — sie bilden keinen eigenständigen Beleg. Da die Mahnung die Positionen der ursprünglichen Rechnung übernimmt, wird die Umsatzsteuer entsprechend angezeigt. Das ist korrekt und hat keine buchhalterische Relevanz, da Mahnungen selbst nicht verbucht werden.
Können Mahnungen automatisch versendet werden?
Lexware Office bietet derzeit keine automatische Funktion für den Versand von Mahnungen. Jede Mahnung muss manuell ausgelöst werden — direkt aus der überfälligen Rechnung über Weitere Aktionen (...) → Mahnen.
💡 Hinweis zum E-Mail-Versand: Wenn Sie eine Mahnung per E-Mail versenden, enthält die E-Mail einen Link zur Mahnung. Dieser Link wird nicht automatisch aktualisiert, wenn Ihr Kunde zwischenzeitlich bezahlt. Sobald die Zahlung eingegangen ist, können Sie die bezahlte Rechnung erneut zusenden — dann erscheint sie als beglichen.
Kann ich eine Mahnung erstellen, wenn bereits ein Teilbetrag bezahlt wurde?
Ja, eine Teilmahnung ist möglich — allerdings nur manuell. Gehen Sie so vor:
Erstellen Sie die Mahnung zunächst so, als wäre die gesamte Rechnung noch offen.
Löschen Sie alle bestehenden Positionen aus der Mahnung.
Fügen Sie eine neue Position mit dem noch ausstehenden Restbetrag ein.
Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Sie können im Positionstext auf die bereits geleistete Teilzahlung hinweisen, um Missverständnisse zu vermeiden.