Ein neues Angebot für Kunden in Lexware Office erstellen

Nach dieser Anleitung hast du ein professionelles und rechtssicheres Angebot für deinen Kunden erstellt und bist bereit, dieses direkt zu versenden.

In 6 Schritten ein Angebot erstellen

Folge dieser Anleitung, um dein Angebot strukturiert zu erstellen:

Klicke in der oberen Navigationsleiste auf den Reiter Belege.
Klicke auf die Schaltfläche + Neuer Beleg und wähle den Eintrag Angebot.
Wähle den Empfänger für das Angebot aus deinen bestehenden Kontakten aus oder trag den Kontakt manuell ein.
Erfasse die gewünschten Positionen in der Bearbeitungsmaske (der Eingabeansicht deines Dokuments): Wähle Artikel oder Dienstleistungen aus deinem Artikelkatalog (den in Lexware Office hinterlegten Produkten und Dienstleistungen) aus, oder trag diese mit Bezeichnung, Menge und Einzelpreis manuell ein.
Klicke auf die Schaltfläche Vorschau, um das Layout des Dokuments zu prüfen und bei Bedarf anzupassen.
Klicke auf die Schaltfläche Abschließen, um das Dokument für den Versand zu finalisieren.

💡 Tipp: Wenn ein Produkt oder Service noch nicht in deinem Artikelstamm hinterlegt ist, kannst du es direkt während der Angebotserstellung anlegen — klicke unter den Belegpositionen auf + Produkt/Service anlegen.

⚠️ Hinweis: Klicke unbedingt auf die Schaltfläche Abschließen, um das Angebot versandfertig zu machen. Wenn du lediglich auf die Schaltfläche Speichern klickst, bleibt das Angebot im Entwurfsmodus und ist noch nicht bereit für den rechtssicheren Versand.

Woran erkennst du, dass das Angebot erfolgreich erstellt wurde?

Du erkennst die erfolgreiche Erstellung daran, dass das fertige Angebot nun in deiner Belegliste mit dem Status „Offen" angezeigt wird. Aus der Belegliste heraus kannst du das Angebot direkt per E-Mail an deinen Kunden senden. Hast du das Dokument zuvor nur gespeichert, wird es mit dem Status „Entwurf" gelistet.

Angebotsstatus verwalten

Der Angebotsstatus ändert sich automatisch, wenn dein Kunde das Angebot im Kundencenter (dem Online-Portal, über das dein Kunde das Angebot einsehen und annehmen kann) annimmt oder ablehnt — den aktuellen Status siehst du in der Belegliste unterhalb des Gesamtbetrags. So setzt du den Status manuell:

Angebot annehmen: Wähle das Angebot aus und klicke rechts auf den grünen Button Angebot annehmen.
Als abgelehnt markieren: Wähle das Angebot aus, klicke rechts auf die drei Punkte und dann auf Als abgelehnt markieren.
Status zurücksetzen (z. B. versehentlich angenommen): Klicke rechts auf das Stiftsymbol, führe das Angebot zur Vorschau und speichere es erneut — der Status springt zurück auf „Offen".

Was kommt nach dem Angebot?

Sobald dein Angebot den Status „Offen" hat, hast du drei typische Folgeschritte zur Auswahl:

Angebot per Kundencenter teilen: Versende das Angebot als interaktiven Link — dein Kunde kann es direkt online prüfen und annehmen. Sobald die Annahme erfolgt, wechselt der Status in deiner Belegliste automatisch von „Offen" auf „Angenommen". Du erhältst außerdem eine Bestätigungsmail in dein E-Mail-Postfach, die als Nachweis der Annahme dient. Details dazu findest du im Artikel Neues Kundencenter: Interaktive Ausgangsbelege per Link bereitstellen.
Angebot in Rechnung weiterführen: Sobald der Auftrag bestätigt ist, kannst du das Angebot direkt in eine Rechnung, Abschlagsrechnung oder Auftragsbestätigung umwandeln. Wie das geht, zeigt der Artikel Rechnung oder Teilrechnung erstellen – Schritt für Schritt.
Angebot mit optionalen oder alternativen Positionen versehen: Wenn du deinem Kunden mehrere Varianten zur Auswahl anbieten möchtest, kannst du optionale oder alternative Positionen ergänzen. Mehr dazu im Artikel Optionale Position oder Alternativposition in Angeboten hinzufügen.

So löst du typische Herausforderungen bei der Angebotserstellung

Szenario / Kontext	Lösungsweg / zu beachten
Der gewünschte Kontakt erscheint nicht in der Auswahl.	Den fehlenden Kontakt legst du im Bereich Kontakte an: Prüfe dort, ob der Kunde vollständig erfasst und über die Schaltfläche Speichern gesichert wurde.
Das Angebot lässt sich nicht über die Schaltfläche Abschließen beenden.	Prüfe die Bearbeitungsmaske auf fehlende Pflichtangaben. Fülle alle rot markierten Felder (wie Menge oder Einzelpreis) vollständig aus.
Das Layout in der Vorschau sieht fehlerhaft aus oder hat Lücken.	Kontrolliere die erfassten Positionen in der Bearbeitungsmaske. Entferne leere Zeilen und klicke erneut auf die Schaltfläche Vorschau, um die Änderungen zu prüfen.
Du benötigst einen Kostenvoranschlag statt eines Angebots.	Eine eigene Belegart „Kostenvoranschlag" gibt es in Lexware Office nicht. Erstelle ein reguläres Angebot und passe den Belegtitel in der Bearbeitungsmaske manuell auf „Kostenvoranschlag" an.
Ein Textfeld lässt sich nicht vollständig befüllen oder Text wird abgeschnitten.	In Lexware Office gelten folgende Zeichenlimits: Einleitung und Nachbemerkungen je bis zu 2.000 Zeichen, Artikelbeschreibungen bis zu 2.000 Zeichen, Freitextpositionen maximal 255 Zeichen. Kürze den Text entsprechend.
Das Angebot ist nicht in der Belegliste zu finden.	Nutze die übergreifende Suche (oben rechts) — sie durchsucht auch archivierte Belege. Wenn das Angebot dort ebenfalls fehlt, wurde es vermutlich gelöscht. Gelöschte Angebote können nicht wiederhergestellt werden, da Angebote keine buchhalterische Relevanz haben und nicht protokolliert werden.
Das Feld „Gültig bis" soll aus dem Angebot entfernt werden.	Das Gültigkeitsdatum kann in Lexware Office nicht deaktiviert oder entfernt werden. Individuelle Textzusätze kannst du über Einleitungs- oder Nachbemerkungstexte im Angebot ergänzen.

Verwandte Artikel