Nach dieser Anleitung haben Sie ein professionelles und rechtssicheres Angebot für Ihren Kunden erstellt und sind bereit, dieses direkt zu versenden.
In 6 Schritten ein Angebot erstellen
Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihr Angebot strukturiert zu erstellen:
Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf den Reiter Belege.
Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer Beleg und wählen Sie den Eintrag Angebot.
Wählen Sie den Empfänger für das Angebot aus Ihren bestehenden Kontakten aus oder tragen Sie den Kontakt manuell ein.
Erfassen Sie die gewünschten Positionen in der Bearbeitungsmaske (der Eingabeansicht Ihres Dokuments): Wählen Sie Artikel oder Dienstleistungen aus Ihrem Artikelkatalog (den in Lexware Office hinterlegten Produkten und Dienstleistungen) aus, oder tragen Sie diese mit Bezeichnung, Menge und Einzelpreis manuell ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau, um das Layout des Dokuments zu prüfen und bei Bedarf anzupassen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Abschließen, um das Dokument für den Versand zu finalisieren.
💡 Tipp: Wenn ein Produkt oder Service noch nicht in Ihrem Artikelstamm hinterlegt ist, können Sie es direkt während der Angebotserstellung anlegen — klicken Sie unter den Belegpositionen auf + Produkt/Service anlegen.
⚠️ Hinweis: Klicken Sie unbedingt auf die Schaltfläche Abschließen, um das Angebot versandfertig zu machen. Wenn Sie lediglich auf die Schaltfläche Speichern klicken, bleibt das Angebot im Entwurfsmodus und ist noch nicht bereit für den rechtssicheren Versand.
Woran erkennen Sie, dass das Angebot erfolgreich erstellt wurde?
Sie erkennen die erfolgreiche Erstellung daran, dass das fertige Angebot nun in Ihrer Belegliste mit dem Status „Offen" angezeigt wird. Aus der Belegliste heraus können Sie das Angebot direkt per E-Mail an Ihren Kunden senden. Haben Sie das Dokument zuvor nur gespeichert, wird es mit dem Status „Entwurf" gelistet.
Angebotsstatus verwalten
Der Angebotsstatus ändert sich automatisch, wenn Ihr Kunde das Angebot im Kundencenter (dem Online-Portal, über das Ihr Kunde das Angebot einsehen und annehmen kann) annimmt oder ablehnt — den aktuellen Status sehen Sie in der Belegliste unterhalb des Gesamtbetrags. So setzen Sie den Status manuell:
Angebot annehmen: Wählen Sie das Angebot aus und klicken Sie rechts auf den grünen Button Angebot annehmen.
Als abgelehnt markieren: Wählen Sie das Angebot aus, klicken Sie rechts auf die drei Punkte und dann auf Als abgelehnt markieren.
Status zurücksetzen (z. B. versehentlich angenommen): Klicken Sie rechts auf das Stiftsymbol, führen Sie das Angebot zur Vorschau und speichern Sie es erneut — der Status springt zurück auf „Offen".
Was kommt nach dem Angebot?
Sobald Ihr Angebot den Status „Offen" hat, haben Sie drei typische Folgeschritte zur Auswahl:
Angebot per Kundencenter teilen: Versenden Sie das Angebot als interaktiven Link — Ihr Kunde kann es direkt online prüfen und annehmen. Sobald die Annahme erfolgt, wechselt der Status in Ihrer Belegliste automatisch von „Offen" auf „Angenommen". Sie erhalten außerdem eine Bestätigungsmail in Ihr E-Mail-Postfach, die als Nachweis der Annahme dient. Details dazu finden Sie im Artikel Neues Kundencenter: Interaktive Ausgangsbelege per Link bereitstellen.
Angebot in Rechnung weiterführen: Sobald der Auftrag bestätigt ist, können Sie das Angebot direkt in eine Rechnung, Abschlagsrechnung oder Auftragsbestätigung umwandeln. Wie das geht, zeigt der Artikel Rechnung oder Teilrechnung erstellen – Schritt für Schritt.
Angebot mit optionalen oder alternativen Positionen versehen: Wenn Sie Ihrem Kunden mehrere Varianten zur Auswahl anbieten möchten, können Sie optionale oder alternative Positionen ergänzen. Mehr dazu im Artikel Optionale Position oder Alternativposition in Angeboten hinzufügen.
⚠️ Hinweis: Klicken Sie unbedingt auf die Schaltfläche Abschließen, um das Angebot versandfertig zu machen. Wenn Sie lediglich auf die Schaltfläche Speichern klicken, bleibt das Angebot im Entwurfsmodus und ist noch nicht bereit für den rechtssicheren Versand.
So lösen Sie typische Herausforderungen bei der Angebotserstellung
Szenario / Kontext | Lösungsweg / zu beachten |
Der gewünschte Kontakt erscheint nicht in der Auswahl. | Den fehlenden Kontakt legen Sie im Bereich Kontakte an: Prüfen Sie dort, ob der Kunde vollständig erfasst und über die Schaltfläche Speichern gesichert wurde. |
Das Angebot lässt sich nicht über die Schaltfläche Abschließen beenden. | Prüfen Sie die Bearbeitungsmaske auf fehlende Pflichtangaben. Füllen Sie alle rot markierten Felder (wie Menge oder Einzelpreis) vollständig aus. |
Das Layout in der Vorschau sieht fehlerhaft aus oder hat Lücken. | Kontrollieren Sie die erfassten Positionen in der Bearbeitungsmaske. Entfernen Sie leere Zeilen und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Vorschau, um die Änderungen zu prüfen. |
Sie benötigen einen Kostenvoranschlag statt eines Angebots. | Eine eigene Belegart „Kostenvoranschlag" gibt es in Lexware Office nicht. Erstellen Sie ein reguläres Angebot und passen Sie den Belegtitel in der Bearbeitungsmaske manuell auf „Kostenvoranschlag" an. |
Ein Textfeld lässt sich nicht vollständig befüllen oder Text wird abgeschnitten. | In Lexware Office gelten folgende Zeichenlimits: Einleitung und Nachbemerkungen je bis zu 2.000 Zeichen, Artikelbeschreibungen bis zu 2.000 Zeichen, Freitextpositionen maximal 255 Zeichen. Kürzen Sie den Text entsprechend. |
Das Angebot ist nicht in der Belegliste zu finden. | Nutzen Sie die übergreifende Suche (oben rechts) — sie durchsucht auch archivierte Belege. Wenn das Angebot dort ebenfalls fehlt, wurde es vermutlich gelöscht. Gelöschte Angebote können nicht wiederhergestellt werden, da Angebote keine buchhalterische Relevanz haben und nicht protokolliert werden. |
Das Feld „Gültig bis" soll aus dem Angebot entfernt werden. | Das Gültigkeitsdatum kann in Lexware Office nicht deaktiviert oder entfernt werden. Individuelle Textzusätze können Sie über Einleitungs- oder Nachbemerkungstexte im Angebot ergänzen. |