Mit einer Abschlagsrechnung sichern Sie Ihre Liquidität schon während der Projektlaufzeit und dokumentieren Ihre erbrachten Teilleistungen. Nach dieser Anleitung haben Sie erfolgreich einen pauschalen Abschlag angelegt, mit Ihrem Kunden verknüpft und sind bereit für den Versand.
Das brauchen Sie für den Start
Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer Abschlagsrechnung beginnen, prüfen Sie bitte diese kurzen Vorbedingungen:
Ihr aktuelles Abonnement läuft im Tarif Lexware Office XL.
Sie rechnen mit Geschäftskunden oder inländischen Privatpersonen ab (das OSS-Verfahren für Privatpersonen im EU-Ausland wird für Abschläge aktuell nicht unterstützt).
Abschlagsrechnung aus einem bestehenden Angebot erstellen
Um eine Abschlagsrechnung aus einem bestehenden Angebot zu erstellen, empfehlen wir Ihnen, diese direkt aus dem Vorbeleg (dem Angebot oder der Auftragsbestätigung) abzuleiten. So verknüpft Lexware Office die Belege automatisch miteinander und Sie behalten stets den Überblick.
Öffnen Sie die Belegliste über das linke Hauptmenü.
Klicken Sie auf das gewünschte Angebot oder die entsprechende Auftragsbestätigung.
Klicken Sie oben rechts im Dokument auf das Symbol mit den drei Punkten (...).
Wählen Sie im Aufklappmenü die Option Weiterführen zur Abschlagsrechnung.
Tragen Sie den pauschalen Betrag für diesen Abschlag in das vorgesehene Feld ein.
Klicken Sie auf den Button Speichern, um das Dokument zu erstellen.
Hinweis: Pro Abschlagsrechnung können Sie genau eine pauschale Position erfassen und nur einen Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 %) anwenden. Eine Auflistung mehrerer Einzelartikel ist hierbei nicht möglich.
Schneller ans Ziel mit der manuellen Anlage
Wenn Sie vorab kein Angebot verschickt haben, können Sie Ihre Abschlagsrechnung auch völlig frei und ohne Vorbeleg (dem Angebot oder der Auftragsbestätigung) erstellen.
Klicken Sie in Ihrem Dashboard oben rechts auf den Button Neue Rechnung.
Wählen Sie im Menü den Punkt Neue Abschlagsrechnung.
Wählen Sie den gewünschten Kunden aus der Liste aus.
Tragen Sie den pauschalen Betrag ein. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen
Woran erkenne ich eine erfolgreiche Erstellung?
Sobald Sie den Vorgang gespeichert haben, finden Sie die neue Abschlagsrechnung direkt in Ihrer Belegliste wieder. Das Dokument trägt nun den Status „Offen“ und ist bereit, um von Ihnen per E-Mail an Ihren Kunden gesendet oder als PDF heruntergeladen zu werden.
So meistern Sie Systemgrenzen bei Abschlagsrechnungen
Abschlagsrechnungen in Lexware Office haben systemseitige Grenzen - in dieser Übersicht sehen Sie, wie Sie mit den häufigsten Sonderfällen umgehen.
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Sie möchten mehrere verschiedene Artikel oder Dienstleistungen detailliert abrechnen. | Nutzen Sie für detaillierte Auflistungen stattdessen Teilrechnungen, da Abschlagsrechnungen systemseitig nur eine pauschale Summe zulassen. |
Sie müssen verschiedene Steuersätze (z. B. 19 % und 7 %) auf einem Beleg ausweisen. | Erstellen Sie separate Abschlagsrechnungen für jeden Steuersatz, da pro Beleg aus rechtlichen Gründen der Übersichtlichkeit nur ein Steuersatz angewendet werden kann. |
Sie erbringen digitale Dienstleistungen für Privatpersonen im EU-Ausland (OSS-Verfahren). | Erstellen Sie in diesem Fall reguläre Rechnungen. Abschlagsrechnungen werden innerhalb des OSS-Verfahrens derzeit nicht unterstützt. |