Hinweis: Diese Funktion ist nur im Tarif Lexware Office XL verfügbar.
Mit einer Abschlagsrechnung sicherst du deine Liquidität schon während der Projektlaufzeit und dokumentierst deine erbrachten Teilleistungen. Nach dieser Anleitung hast du erfolgreich einen pauschalen Abschlag angelegt, mit deinem Kunden verknüpft und bist bereit für den Versand.
Das brauchst du für den Start
Bevor du mit der Erstellung deiner Abschlagsrechnung beginnst, prüfe bitte diese kurzen Vorbedingungen:
Dein aktuelles Abonnement läuft im Tarif Lexware Office XL.
Du rechnest mit Geschäftskunden oder inländischen Privatpersonen ab (das OSS-Verfahren für Privatpersonen im EU-Ausland wird für Abschläge aktuell nicht unterstützt).
Abschlagsrechnung aus einem bestehenden Angebot erstellen
Um eine Abschlagsrechnung aus einem bestehenden Angebot zu erstellen, empfehlen wir dir, diese direkt aus dem Vorbeleg (dem Angebot oder der Auftragsbestätigung) abzuleiten. So verknüpft Lexware Office die Belege automatisch miteinander und du behältst stets den Überblick.
Öffne die Belegliste über das linke Hauptmenü.
Klicke auf das gewünschte Angebot oder die entsprechende Auftragsbestätigung.
Klicke oben rechts im Dokument auf das Symbol mit den drei Punkten (...).
Wähle im Aufklappmenü die Option Weiterführen zur Abschlagsrechnung.
Trage den pauschalen Betrag für diesen Abschlag in das vorgesehene Feld ein.
Klicke auf den Button Speichern, um das Dokument zu erstellen.
Hinweis: Pro Abschlagsrechnung kannst du genau eine pauschale Position erfassen und nur einen Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 %) anwenden. Eine Auflistung mehrerer Einzelartikel ist hierbei nicht möglich.
Schneller ans Ziel mit der manuellen Anlage
Wenn du vorab kein Angebot verschickt hast, kannst du deine Abschlagsrechnung auch völlig frei und ohne Vorbeleg (dem Angebot oder der Auftragsbestätigung) erstellen.
Klicke in deinem Dashboard oben rechts auf den Button Neue Rechnung.
Wähle im Menü den Punkt Neue Abschlagsrechnung.
Wähle den gewünschten Kunden aus der Liste aus.
Trage den pauschalen Betrag ein. Klicke auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen.
Woran erkenne ich eine erfolgreiche Erstellung?
Sobald du den Vorgang gespeichert hast, findest du die neue Abschlagsrechnung direkt in deiner Belegliste wieder. Das Dokument trägt nun den Status „Offen“ und ist bereit, um von dir per E-Mail an deinen Kunden gesendet oder als PDF heruntergeladen zu werden.
So meisterst du Systemgrenzen bei Abschlagsrechnungen
Abschlagsrechnungen in Lexware Office haben systemseitige Grenzen - in dieser Übersicht siehst du, wie du mit den häufigsten Sonderfällen umgehst.
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Du möchtest mehrere verschiedene Artikel oder Dienstleistungen detailliert abrechnen. | Nutze für detaillierte Auflistungen stattdessen Teilrechnungen, da Abschlagsrechnungen systemseitig nur eine pauschale Summe zulassen. |
Du musst verschiedene Steuersätze (z. B. 19 % und 7 %) auf einem Beleg ausweisen. | Erstelle separate Abschlagsrechnungen für jeden Steuersatz, da pro Beleg aus rechtlichen Gründen der Übersichtlichkeit nur ein Steuersatz angewendet werden kann. |
Du erbringst digitale Dienstleistungen für Privatpersonen im EU-Ausland (OSS-Verfahren). | Erstelle in diesem Fall reguläre Rechnungen. Abschlagsrechnungen werden innerhalb des OSS-Verfahrens derzeit nicht unterstützt. |
„Weiterführen zur Abschlagsrechnung" erscheint nicht in den drei Punkten. | Diese Option ist ausschließlich im Tarif Lexware Office XL verfügbar. Prüfe deinen aktuellen Tarif unter Einstellungen → Abonnement. Mit einem Upgrade auf XL steht die Option sofort zur Verfügung. |