Stellst du eine Rechnung an Firmenkunden über Lieferungen oder Leistungen in ein anderes Land oder über Bauleistungen, so darfst du unter bestimmten Voraussetzungen keine Steuer in deiner Rechnung ausweisen. Gleichzeitig musst du den Grund der Steuerbefreiung angeben. Für Privatpersonen in Drittländern kannst du ebenfalls steuerfreie Ausfuhrlieferungen erstellen.
Dieser Artikel zeigt dir, wie du für jeden dieser Fälle die richtige Rechnungsart in Lexware Office auswählst.
Voraussetzung: Steuerfreie Rechnungen im Kundenstamm aktivieren
Damit dir in der Rechnung die steuerfreien Rechnungsarten zur Auswahl stehen, aktiviere zunächst im Kundenstamm unter Steuerangaben das Häkchen für Steuerfreie Rechnungen erlauben.
💡 Tipp: Du kannst dies direkt aus der Rechnung heraus erledigen, indem du auf den Link Bearbeiten unterhalb des Rechnungsempfängers klickst.
Bauleistungen gem. §13b UStG: Firmenkunden im Inland
Für Bauleistungen gem. §13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, sogenanntes Reverse-Charge-Verfahren) hast du in der Rechnung (oben rechts) die Möglichkeit, die Rechnungsart auszuwählen. Im Dropdown erscheinen die Optionen §13b – Bauleistung und Normale Rechnung. Wähle §13b – Bauleistung.
ℹ️ Hinweis zur E-Rechnungspflicht und §13b UStG:
Die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt auch für §13b-Bauleistungen zwischen inländischen Unternehmen. Da Lexware Office §13b-Bauleistungen aktuell nicht im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format (beides sind gesetzlich vorgeschriebene E-Rechnungsformate) unterstützt, können diese Rechnungen nur als PDF erstellt werden. Für die Übergangsphase bis 2027/2028 ist eine PDF-Rechnung noch zulässig. Sprich im Zweifelsfall mit deiner Steuerberatung.
💡 Tipp: Musst du eine §13b-Rechnung korrigieren? Eine Rechnungskorrektur ist nur möglich, wenn die ursprüngliche Rechnung ebenfalls als §13b-Bauleistung ausgestellt wurde. Wie das geht, erfährst du im Artikel Rechnungskorrektur erstellen.
Firmenkunden innerhalb der EU: innergemeinschaftliche Lieferung und Leistung
Für Firmenkunden innerhalb der Europäischen Union (EU) ist zwischen einer innergemeinschaftlichen Lieferung (steuerfreie Warenlieferung zwischen EU-Ländern) und der innergemeinschaftlichen (sonstigen) Leistung gem. §13b UStG zu unterscheiden.
Pflege im Kundenstamm die USt-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Kunden sowie das Land ein. Anschließend stehen in der Rechnung (oben rechts) folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
▶️ Innergemeinschaftliche Leistung (Rechnung mit Reverse-Charge-Verfahren — der Leistungsempfänger schuldet die Steuer)
▶️ Innergemeinschaftliche Lieferung (ggf. steuerbefreit)
▶️ Normale Rechnung
Firmenkunden außerhalb der EU: Drittland
Für Firmenkunden außerhalb der EU (sogenannte Drittländer), z.B. in der Schweiz oder den USA, pflege das Land des Kunden im Kundenstamm ein. Anschließend stehen in der Rechnung (oben rechts) folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
▶️ Dienstleistung Drittländer (Rechnung mit Reverse-Charge-Verfahren — der Leistungsempfänger schuldet die Steuer)
▶️ Ausfuhrlieferung an Drittländer (steuerbefreite Warenlieferung)
▶️ Normale Rechnung
ℹ️ Hinweis: Das Feld USt-ID im Kontakt ist ausschließlich für Kontakte innerhalb der EU gedacht und wird daraufhin auch geprüft.
ℹ️ Hinweis: Großbritannien gilt seit dem Brexit (01.01.2021) als Drittland und nicht mehr als EU-Mitgliedsstaat. Rechnungen an britische Unternehmen oder Privatpersonen erstellst du daher nach diesem Verfahren — nicht als EU-Rechnung.
Privatpersonen innerhalb der EU: Fernverkäufe und OSS
Für Privatpersonen im EU-Ausland gelten je nach Art der Leistung unterschiedliche Regeln:
▶️ Sonstige Dienstleistungen (z.B. Beratung) werden grundsätzlich mit einer normalen Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer abgerechnet.
▶️ Innergemeinschaftliche Fernverkäufe und elektronische Dienstleistungen unterliegen ab einer Umsatzschwelle von 10.000 € pro Jahr besonderen Anforderungen:
Es muss die Umsatzsteuer des EU-Ziellandes verwendet werden.
Dies erfordert entweder die Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) oder eine individuelle Meldung im Zielland.
Solange du die 10.000 €-Schwelle noch nicht überschritten hast, kannst du weiterhin deutsche Umsatzsteuer verwenden.
Für das OSS-Verfahren lies den folgenden Artikel:
ℹ️ Hinweis: Andere Dienstleistungen sind grundsätzlich durch eine "Normale Rechnung" mit deutscher Umsatzsteuer abzurechnen.
Privatpersonen außerhalb der EU: Drittland
Für Privatpersonen in einem Drittland (außerhalb der EU) stehen dir zwei Buchungskategorien zur Verfügung:
▶️ Normale Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer — für sonstige Dienstleistungen mit Leistungsort im Inland.
▶️ Ausfuhrlieferungen an Drittländer — für steuerfreie Warenlieferungen.
💡 Tipp: Stelle sicher, dass der Kunde als Kontakt vom Typ Person mit einer Adresse in einem Drittland angelegt ist, um die erweiterte Auswahl zu erhalten.
Verbuchung und Steuerbefreiungstext
Erstellst du eine steuerbefreite Rechnung, so erscheint im Lexware Office Rechnungseditor automatisch ein weiteres Textfeld, in dem du den Grund der Steuerbefreiung angeben musst.
Lexware Office bietet dir hier bereits eine Standardformulierung an, welche für Dienstleistungen ins Ausland sowie Bauleistungen gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Formulierung kannst du jedoch je nach Steuerfall anpassen.
Nachdem du die Rechnung fertiggestellt hast, wird diese von Lexware Office automatisch korrekt verbucht. Dabei berücksichtigt Lexware Office je nach Auswahl auch das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren — bei dem die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergeht.
⚠️ Wichtig: Wenn du steuerfreie Lieferungen und/oder sonstige Leistungen im EU-Binnenmarkt erbringst, musst du neben der Umsatzsteuervoranmeldung auch eine Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Lexware Office berechnet alle Werte automatisch für dich. Die Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung ist ab dem Tarif L möglich.
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