Stellen Sie eine Rechnung an Firmenkunden über Lieferungen oder Leistungen in ein anderes Land oder über Bauleistungen, so dürfen Sie unter bestimmten Voraussetzungen keine Steuer in Ihrer Rechnung ausweisen. Gleichzeitig müssen Sie den Grund der Steuerbefreiung angeben. Für Privatpersonen in Drittländern können Sie ebenfalls steuerfreie Ausfuhrlieferungen erstellen.
Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie für jeden dieser Fälle die richtige Rechnungsart in Lexware Office auswählen.
Voraussetzung: Steuerfreie Rechnungen im Kundenstamm aktivieren
Damit Ihnen in der Rechnung die steuerfreien Rechnungsarten zur Auswahl stehen, aktivieren Sie zunächst im Kundenstamm unter Steuerangaben das Häkchen für Steuerfreie Rechnungen erlauben.
💡 Tipp: Sie können dies direkt aus der Rechnung heraus erledigen, indem Sie auf den Link Bearbeiten unterhalb des Rechnungsempfängers klicken.
Bauleistungen gem. §13b UStG: Firmenkunden im Inland
Für Bauleistungen gem. §13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, sogenanntes Reverse-Charge-Verfahren) haben Sie in der Rechnung (oben rechts) die Möglichkeit, die Rechnungsart auszuwählen. Im Dropdown erscheinen die Optionen §13b – Bauleistung und Normale Rechnung. Wählen Sie §13b – Bauleistung.
ℹ️ Hinweis zur E-Rechnungspflicht und §13b UStG:
Die gesetzliche Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt auch für §13b-Bauleistungen zwischen inländischen Unternehmen. Da Lexware Office §13b-Bauleistungen aktuell nicht im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format (beides sind gesetzlich vorgeschriebene E-Rechnungsformate) unterstützt, können diese Rechnungen nur als PDF erstellt werden. Für die Übergangsphase bis 2027/2028 ist eine PDF-Rechnung noch zulässig. Sprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihrer Steuerberatung.
💡 Tipp: Müssen Sie eine §13b-Rechnung korrigieren? Eine Rechnungskorrektur ist nur möglich, wenn die ursprüngliche Rechnung ebenfalls als §13b-Bauleistung ausgestellt wurde. Wie das geht, erfahren Sie im Artikel Rechnungskorrektur erstellen.
Firmenkunden innerhalb der EU: innergemeinschaftliche Lieferung und Leistung
Für Firmenkunden innerhalb der Europäischen Union (EU) ist zwischen einer innergemeinschaftlichen Lieferung (steuerfreie Warenlieferung zwischen EU-Ländern) und der innergemeinschaftlichen (sonstigen) Leistung gem. §13b UStG zu unterscheiden.
Pflegen Sie im Kundenstamm die USt-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Kunden sowie das Land ein. Anschließend stehen in der Rechnung (oben rechts) folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
▶️ Innergemeinschaftliche Leistung (Rechnung mit Reverse-Charge-Verfahren — der Leistungsempfänger schuldet die Steuer)
▶️ Innergemeinschaftliche Lieferung (ggf. steuerbefreit)
▶️ Normale Rechnung
Firmenkunden außerhalb der EU: Drittland
Für Firmenkunden außerhalb der EU (sogenannte Drittländer), z.B. in der Schweiz oder den USA, pflegen Sie das Land des Kunden im Kundenstamm ein. Anschließend stehen in der Rechnung (oben rechts) folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
▶️ Dienstleistung Drittländer (Rechnung mit Reverse-Charge-Verfahren — der Leistungsempfänger schuldet die Steuer)
▶️ Ausfuhrlieferung an Drittländer (steuerbefreite Warenlieferung)
▶️ Normale Rechnung
ℹ️ Hinweis: Das Feld USt-ID im Kontakt ist ausschließlich für Kontakte innerhalb der EU gedacht und wird daraufhin auch geprüft.
ℹ️ Hinweis: Großbritannien gilt seit dem Brexit (01.01.2021) als Drittland und nicht mehr als EU-Mitgliedsstaat. Rechnungen an britische Unternehmen oder Privatpersonen erstellen Sie daher nach diesem Verfahren — nicht als EU-Rechnung.
Privatpersonen innerhalb der EU: Fernverkäufe und OSS
Für Privatpersonen im EU-Ausland gelten je nach Art der Leistung unterschiedliche Regeln:
▶️ Sonstige Dienstleistungen (z.B. Beratung) werden grundsätzlich mit einer normalen Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer abgerechnet.
▶️ Innergemeinschaftliche Fernverkäufe und elektronische Dienstleistungen unterliegen ab einer Umsatzschwelle von 10.000 € pro Jahr besonderen Anforderungen:
Es muss die Umsatzsteuer des EU-Ziellandes verwendet werden.
Dies erfordert entweder die Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) oder eine individuelle Meldung im Zielland.
Solange Sie die 10.000 €-Schwelle noch nicht überschritten haben, können Sie weiterhin deutsche Umsatzsteuer verwenden.
Für das OSS-Verfahren lesen Sie den folgenden Artikel:
ℹ️ Hinweis: Andere Dienstleistungen sind grundsätzlich durch eine "Normale Rechnung" mit deutscher Umsatzsteuer abzurechnen.
Privatpersonen außerhalb der EU: Drittland
Für Privatpersonen in einem Drittland (außerhalb der EU) stehen Ihnen zwei Buchungskategorien zur Verfügung:
▶️ Normale Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer — für sonstige Dienstleistungen mit Leistungsort im Inland.
▶️ Ausfuhrlieferungen an Drittländer — für steuerfreie Warenlieferungen.
💡 Tipp: Stellen Sie sicher, dass der Kunde als Kontakt vom Typ Person mit einer Adresse in einem Drittland angelegt ist, um die erweiterte Auswahl zu erhalten.
Verbuchung und Steuerbefreiungstext
Erstellen Sie eine steuerbefreite Rechnung, so erscheint im Lexware Office Rechnungseditor automatisch ein weiteres Textfeld, in dem Sie den Grund der Steuerbefreiung angeben müssen.
Lexware Office bietet Ihnen hier bereits eine Standardformulierung an, welche für Dienstleistungen ins Ausland sowie Bauleistungen gesetzlich vorgeschrieben ist. Diese Formulierung können Sie jedoch je nach Steuerfall anpassen.
Nachdem Sie die Rechnung fertiggestellt haben, wird diese von Lexware Office automatisch korrekt verbucht. Dabei berücksichtigt Lexware Office je nach Auswahl auch das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren — bei dem die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger übergeht.
⚠️ Wichtig: Wenn Sie steuerfreie Lieferungen und/oder sonstige Leistungen im EU-Binnenmarkt erbringen, müssen Sie neben der Umsatzsteuervoranmeldung auch eine Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Lexware Office berechnet alle Werte automatisch für Sie. Die Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung ist ab dem Tarif L möglich.
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