Dein Kunde erhält dein Angebot und kann es sofort auf dem Smartphone öffnen, verschiedene Optionen durchspielen und per Klick annehmen. Klingt überzeugend? Genau das ermöglicht dir das neue Kundencenter in Lexware Office.
Mit dem neuen Kundencenter stellst du nicht nur Angebote, Rechnungen & Co. per Link bereit. Deine Kund:innen können außerdem Positionen auswählen, Angebote direkt annehmen und Skontofristen besser einhalten. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und macht den Prozess transparent – am PC und am Smartphone.
Was ist neu im Kundencenter? Ein frischer Look mit starken Funktionen
Das Kundencenter erscheint in einem modernen, neuen Design: Schnell zu verstehen, leicht zu bedienen, auch mobil. Die aufgeräumte Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass deine Kund:innen sich sofort zurechtfinden.
Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
Transparente Positionsauswahl: Bietest du optionale oder alternative Positionen im Angebot an, kann dein Kunde diese nun selbst auswählen. Mit einem Klick auf den Button "Zur Positionsauswahl" lassen sich verschiedene Varianten durchspielen und direkt die Auswirkungen auf den Gesamtpreis nachvollziehen.
Skonto auf einen Blick: Skontobeträge und Skontofristen werden bei Rechnungen im Kundencenter jetzt farblich hervorgehoben. So behalten deine Kunden alle Vergünstigungen im Blick und verpassen keine Skontofrist – für mehr Transparenz und einen reibungslosen Zahlungsprozess.
Mehrsprachigkeit: Arbeitest du mit internationalen Kund:innen? Belege, die du auf Englisch erstellst, werden deinen Kund:innen im Kundencenter ebenfalls komplett auf Englisch präsentiert. Bitte beachte, dass die Artikelbezeichnung und -beschreibung sowie die Zahlungsbedingung auf Englisch angegeben werden müssen.
Deine Vorteile: Schnellere Annahme, besserer Service
Wenn du deine Angebote und Rechnungen über das Kundencenter teilst, profitierst du von einem beschleunigten Prozess und bietest deinen Kunden gleichzeitig erstklassigen Service.
Jederzeit und überall verfügbar: Dein Kunde hat das Angebot stets griffbereit – ob im Büro am PC oder mobil am Smartphone. Er kann es in Ruhe prüfen und direkt annehmen.
Beschleunigte Angebotsannahme: Die intuitive und interaktive Annahme motiviert deine Kund:innen zu einer schnelleren Reaktion. Sobald ein Angebot angenommen wird, erhältst du automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung und kannst umgehend weiterarbeiten. Zusätzlich wird in deiner Belegliste der Status des Angebots automatisch von „offen“ auf „angenommen“ geändert. Das bedeutet: Du wirst unmittelbar über den aktuellen Stand informiert und bekommst dein Geld schneller.
Weniger Rückfragen: Durch die Positionsauswahl und transparente Preise entfällt viel Abstimmungsaufwand. Indem Kund:innen selbst optionale oder alternative Positionen auswählen können, werden sie aktiv in den Prozess eingebunden. Das schafft Vertrauen und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Annahme.
Die Vorteile für deine Kund:innen: Einfach, transparent und bequem
Auch für deine Kund:innen wird der Ablauf spürbar angenehmer. Die oft als umständlich empfundene Angebotsannahme per Telefon oder E-Mail gehört damit der Vergangenheit an.
Annahme mit wenigen Klicks: Deine Kunden können Angebote ortsunabhängig und verbindlich annehmen, ohne aufwändige E-Mails verfassen zu müssen.
Volle Transparenz: Es besteht die Möglichkeit, Alternativen und Optionen direkt im Angebot zu vergleichen, Auswirkungen auf den Preis sofort einzusehen und die Auswahl individuell zu treffen.
Alle Dokumente an einem Ort: Neben dem Beleg selbst finden deine Kunden im Kundencenter auch alle zugehörigen Anhänge wie AGBs oder Produktinformationen – übersichtlich und jederzeit verfügbar.
So einfach geht’s: In drei Schritten zum geteilten Beleg
Das Kundencenter ist direkt im Programm unter Einstellungen > Kundencenter zu finden. Die Aktivierung und Nutzung des Kundencenter-Links ist unkompliziert und nahtlos in deine Arbeitsroutine integriert.
Link aktivieren: Aktiviere den Beleglink direkt im E-Mail-Dialog beim Versand, in der Belegliste oder direkt im Kundencenter.
Link versenden: Kopiere den Link und sende diesen an deinen Kunden. Sendest du die E-Mail direkt aus Lexware Office, ist der Link automatisch enthalten.
Kunde agiert: Dein Kunde öffnet den Link, kann Angebote einsehen, Positionen auswählen und direkt annehmen oder Rechnungen prüfen. Über jede Aktion wirst du per E-Mail informiert.
E-Mails, die du direkt aus Lexware Office versendest, enthalten einen erkennbaren Hinweis auf das Kundencenter in Form einer Kachel. So wird eine Rechnung wie folgt in deinen E-Mails angekündigt:
Wichtig: Dein Beleg als PDF sowie weitere Standardanhänge bleiben unverändert Teil der versendeten E-Mail.
Wichtige Hinweise für den reibungslosen Ablauf
Damit alles rechtssicher und reibungslos abläuft, beachte bitte die Bedingungen zur verbindlichen Angebots-Annahme durch deine Kund:innen und der Sichtbarkeit von Anhängen sowie zusätzlichen Kontaktmöglichkeiten.
Bedingungen zur verbindlichen Angebots-Annahme
Damit die Annahme deines Angebots durch deinen Kunden auch rechtlich bindend ist, muss dieser ggf. über sein Widerrufsrecht informiert werden. Lade deine AGB, idealerweise inklusive einer Widerrufsbelehrung, direkt im Kundencenter hoch. Sie werden deinem Kunden deutlich erkennbar neben dem Beleg angezeigt.
Sichtbarkeit Anhänge im Kundencenter
Wenn der Kundencenter-Link aktiviert ist, werden sowohl Standardanhänge als auch individuell hinzugefügte Dateien für deinen Kunden zugänglich gemacht.
Wichtiger Hinweis: Anhänge erscheinen im Kundencenter nur dann, wenn beim Versand die Option "nicht zusammenführen" gewählt wurde.
Verfügbarkeit von zusätzlichen Kontaktmöglichkeiten im Kundencenter
In der Seitenleiste des Kundencenters stehen für deinen Kunden direkte Schaltflächen für zusätzliche Kontaktmöglichkeiten (Anrufe oder E-Mails) zur Verfügung, sofern du deine Kontaktdaten in den Firmeneinstellungen hinterlegt hast. Außerdem kann dein Kunde ein Angebot ablehnen. In diesem Fall erhältst du ebenfalls sofort eine E-Mail Benachrichtigung und kannst gezielt nachfassen.