Mit optionalen und alternativen Positionen bietest du deinen Kunden flexible Wahlmöglichkeiten – alles übersichtlich in einem einzigen Angebot. So gehst du gezielt auf individuelle Kundenwünsche ein, ohne mehrere Dokumente erstellen zu müssen.
Unterschied zwischen optionalen und Alternativpositionen
Optionale Positionen sind zusätzliche Leistungen (Add-ons), die der Kunde eigenständig auswählen kann. Sie sind unabhängig von anderen Positionen und werden nur berechnet, wenn der Kunde sie ausdrücklich bestellt.
Alternativpositionen sind Alternativen zu einer Hauptposition. Der Kunde kann nur eine der Varianten auswählen – und nur diese wird in Rechnung gestellt.
Beim Weiterführen in einen Folgebeleg gilt: Bei optionalen Positionen kannst du keine, eine oder mehrere auswählen. Bei Alternativpositionen musst du dich auf genau eine Variante festlegen – mehrere können nicht gleichzeitig übernommen werden.
Voraussetzungen
Du befindest dich in Lexware Office in der Erstellung oder Bearbeitung eines Angebots.
Die Artikeldaten sind bereits im System angelegt – oder du erfasst die Daten manuell während der Bearbeitung.
Optionale Positionen hinzufügen
Optionale Positionen sind zusätzliche Leistungen, die dein Kunde eigenständig wählen kann – ohne Einfluss auf die reguläre Gesamtsumme des Angebots.
Öffne das gewünschte Angebot in Lexware Office.
Klicke unter den regulären Belegpositionen auf das Kreissymbol OPTIONAL.
Wähle einen bestehenden Artikel aus der Liste aus oder gib die Artikeldaten manuell in die Felder ein.
Wiederhole den Vorgang durch erneutes Klicken auf das Kreissymbol OPTIONAL, um weitere optionale Leistungen hinzuzufügen.
Alternativpositionen hinzufügen
Alternativpositionen sind direkte Wahlmöglichkeiten zu einer Hauptposition. Dein Kunde entscheidet sich dabei für genau eine Variante – zum Beispiel zwischen zwei verschiedenen Produkten oder Ausführungen.
Füge zuerst die Hauptposition zum Angebot hinzu.
Klicke auf die Zahl (Positionsnummer) auf der linken Seite direkt neben der Hauptposition.
Wähle in der nun erscheinenden Leiste das Symbol Alternativposition.
Erfasse die alternative Leistung in der neuen Zeile – diese wird automatisch übersichtlich unter der Hauptposition gruppiert.
Wiederhole den Vorgang, um weitere Alternativpositionen hinzuzufügen.
Angebot in Rechnung oder Auftrag weiterführen
Sobald sich dein Kunde entschieden hat, führst du das Angebot in den passenden Folgebeleg über – zum Beispiel in eine Rechnung, Abschlagsrechnung, Lieferschein oder Auftragsbestätigung.
Klicke im geöffneten Angebot auf die Schaltfläche Weiterführen.
Wähle im erscheinenden Dialogfenster per Klick die gewünschten Positionen aus:
Optionale Positionen: Du kannst keine, einzelne oder alle auswählen.
Alternativpositionen: Wähle genau eine der angebotenen Varianten aus.
Bestätige die Auswahl durch einen Klick auf Auswahl übernehmen.
Prüfe das finale Dokument: Nicht gewählte Positionen entfallen automatisch – die ausgewählten erscheinen als normale Positionen.
Achtung – Weiterführen ist endgültig: Sobald du das Angebot weiterführst, werden nicht gewählte Positionen dauerhaft aus dem neuen Beleg entfernt. Das Angebot selbst bleibt erhalten, aber der Folgebeleg lässt sich nicht rückgängig machen.
💡 Tipp zur Archivierung: Versende das Angebot direkt aus Lexware Office per E-Mail an deinen Kunden, bevor du es weiterführst. So bleibt die ursprüngliche Version mit allen Wahlmöglichkeiten als PDF dauerhaft in der E-Mail-Historie gespeichert.
Ergebnis prüfen
Das Angebot ist korrekt erstellt, wenn:
Optionale und alternative Positionen in der Bearbeitungsmaske deutlich markiert sind.
Diese Positionen noch nicht in die Gesamtsumme eingerechnet werden.
Erst nach der finalen Auswahl beim Weiterführen passt sich die Gesamtsumme des Folgebelegs entsprechend an.
Hinweise & Tipps
Hier findest du Antworten auf häufige Fragen rund um optionale und alternative Positionen.
Szenario | Lösung |
Die Alternativposition wird sofort in die Gesamtsumme des Angebots eingerechnet. | Klicke auf die Positionsnummer der Hauptposition und wähle explizit das Symbol Alternativposition – nicht eine normale Belegposition anlegen. |
Die ursprünglichen Wahlmöglichkeiten fehlen nach der Weiterführung in eine Rechnung. | Versende das Angebot vor dem Klick auf Weiterführen per E-Mail aus Lexware Office, um das Ursprungsdokument sicher zu archivieren. |
Du möchtest eine optionale Position direkt in einer Rechnung erfassen, ohne vorher ein Angebot erstellt zu haben. | Das ist nicht möglich. Optionale Positionen stehen ausschließlich in Angeboten zur Verfügung. Erstelle zuerst ein Angebot mit den gewünschten optionalen Positionen und führe es anschließend in eine Rechnung über. |
Stichworte: Optionalposition, Eventualposition, Bedarfsposition, Alternativposition, Alternative, alternative Position, Wahlposition