Mit optionalen und alternativen Positionen bieten Sie Ihren Kunden flexible Wahlmöglichkeiten – alles übersichtlich in einem einzigen Angebot. So gehen Sie gezielt auf individuelle Kundenwünsche ein, ohne mehrere Dokumente erstellen zu müssen.
Unterschied zwischen optionalen und Alternativpositionen
Optionale Positionen sind zusätzliche Leistungen (Add-ons), die der Kunde eigenständig auswählen kann. Sie sind unabhängig von anderen Positionen und werden nur berechnet, wenn der Kunde sie ausdrücklich bestellt.
Alternativpositionen sind Alternativen zu einer Hauptposition. Der Kunde kann nur eine der Varianten auswählen – und nur diese wird in Rechnung gestellt.
Beim Weiterführen in einen Folgebeleg gilt: Bei optionalen Positionen können Sie keine, eine oder mehrere auswählen. Bei Alternativpositionen müssen Sie sich auf genau eine Variante festlegen – mehrere können nicht gleichzeitig übernommen werden.
Voraussetzungen
Sie befinden sich in Lexware Office in der Erstellung oder Bearbeitung eines Angebots.
Die Artikeldaten sind bereits im System angelegt – oder Sie erfassen die Daten manuell während der Bearbeitung.
Optionale Positionen hinzufügen
Optionale Positionen sind zusätzliche Leistungen, die Ihr Kunde eigenständig wählen kann – ohne Einfluss auf die reguläre Gesamtsumme des Angebots.
Öffnen Sie das gewünschte Angebot in Lexware Office.
Klicken Sie unter den regulären Belegpositionen auf das Kreissymbol OPTIONAL.
Wählen Sie einen bestehenden Artikel aus der Liste aus oder geben Sie die Artikeldaten manuell in die Felder ein.
Wiederholen Sie den Vorgang durch erneutes Klicken auf das Kreissymbol OPTIONAL, um weitere optionale Leistungen hinzuzufügen.
Alternativpositionen hinzufügen
Alternativpositionen sind direkte Wahlmöglichkeiten zu einer Hauptposition. Ihr Kunde entscheidet sich dabei für genau eine Variante – zum Beispiel zwischen zwei verschiedenen Produkten oder Ausführungen.
Fügen Sie zuerst die Hauptposition zum Angebot hinzu.
Klicken Sie auf die Zahl (Positionsnummer) auf der linken Seite direkt neben der Hauptposition.
Wählen Sie in der nun erscheinenden Leiste das Symbol Alternativposition.
Erfassen Sie die alternative Leistung in der neuen Zeile – diese wird automatisch übersichtlich unter der Hauptposition gruppiert.
Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Alternativpositionen hinzuzufügen.
Angebot in Rechnung oder Auftrag weiterführen
Sobald sich Ihr Kunde entschieden hat, führen Sie das Angebot in den passenden Folgebeleg über – zum Beispiel in eine Rechnung, Abschlagsrechnung, Lieferschein oder Auftragsbestätigung.
Klicken Sie im geöffneten Angebot auf die Schaltfläche Weiterführen.
Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster per Klick die gewünschten Positionen aus:
Optionale Positionen: Sie können keine, einzelne oder alle auswählen.
Alternativpositionen: Wählen Sie genau eine der angebotenen Varianten aus.
Bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf Auswahl übernehmen.
Prüfen Sie das finale Dokument: Nicht gewählte Positionen entfallen automatisch – die ausgewählten erscheinen als normale Positionen.
Achtung – Weiterführen ist endgültig: Sobald Sie das Angebot weiterführen, werden nicht gewählte Positionen dauerhaft aus dem neuen Beleg entfernt. Das Angebot selbst bleibt erhalten, aber der Folgebeleg lässt sich nicht rückgängig machen.
💡 Tipp zur Archivierung: Versenden Sie das Angebot direkt aus Lexware Office per E-Mail an Ihren Kunden, bevor Sie es weiterführen. So bleibt die ursprüngliche Version mit allen Wahlmöglichkeiten als PDF dauerhaft in der E-Mail-Historie gespeichert.
Ergebnis prüfen
Das Angebot ist korrekt erstellt, wenn:
Optionale und alternative Positionen in der Bearbeitungsmaske deutlich markiert sind.
Diese Positionen noch nicht in die Gesamtsumme eingerechnet werden.
Erst nach der finalen Auswahl beim Weiterführen passt sich die Gesamtsumme des Folgebelegs entsprechend an.
Hinweise & Tipps
Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um optionale und alternative Positionen.
Szenario | Lösung |
Die Alternativposition wird sofort in die Gesamtsumme des Angebots eingerechnet. | Klicken Sie auf die Positionsnummer der Hauptposition und wählen Sie explizit das Symbol Alternativposition – nicht eine normale Belegposition anlegen. |
Die ursprünglichen Wahlmöglichkeiten fehlen nach der Weiterführung in eine Rechnung. | Versenden Sie das Angebot vor dem Klick auf Weiterführen per E-Mail aus Lexware Office, um das Ursprungsdokument sicher zu archivieren. |
Sie möchten eine optionale Position direkt in einer Rechnung erfassen, ohne vorher ein Angebot erstellt zu haben. | Das ist nicht möglich. Optionale Positionen stehen ausschließlich in Angeboten zur Verfügung. Erstellen Sie zuerst ein Angebot mit den gewünschten optionalen Positionen und führen Sie es anschließend in eine Rechnung über. |
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