Das Kundencenter ist die Ansicht, in der deine Kund:innen deine Angebote, Rechnungen und andere Ausgangsbelege online öffnen können. Über den bereitgestellten Link wählt dein Kunde Positionen aus, nimmt ein Angebot direkt an und erkennt Skontofristen auf einen Blick. Du sparst dir Rückfragen und siehst sofort, wenn dein Kunde reagiert hat.
Voraussetzungen
Du hast bereits ein Angebot, eine Rechnung oder einen anderen Ausgangsbeleg in Lexware Office erstellt.
Du hast Zugriff auf die Einstellungen deines Lexware Office-Kontos.
Möchtest du Belege auf Englisch bereitstellen, musst du Artikelbezeichnung, Artikelbeschreibung und Zahlungsbedingung auf Englisch hinterlegt haben (siehe Abschnitt „Wissenswertes & Rahmenbedingungen" weiter unten).
Schritt 1: Kundencenter-Link aktivieren
Du findest den Kundencenter-Link an drei Stellen in Lexware Office: im E-Mail-Dialog beim Versand, in der Belegliste oder in den Einstellungen unter Kundencenter. Aktiviere ihn an einer dieser Stellen, bevor du deinen Beleg versendest.
Schritt 2: Beleg mit Link versenden
Kopiere den aktivierten Link und sende ihn an deinen Kunden, oder versende den Beleg direkt aus Lexware Office per E-Mail – der Link ist dann automatisch enthalten. E-Mails, die du direkt aus Lexware Office versendest, zeigen deinem Kunden zusätzlich eine gut sichtbare Kachel mit Hinweis auf das Kundencenter.
ℹ️ Hinweis: Dein Beleg als PDF sowie weitere Standardanhänge bleiben unabhängig vom Kundencenter-Link unverändert Teil der versendeten E-Mail.
Schritt 3: Kunde öffnet den Beleg im Kundencenter
Dein Kunde öffnet den Link und sieht den Beleg im Kundencenter in einer aufgeräumten, mobil optimierten Ansicht. Bei Rechnungen hebt das Kundencenter Skontobetrag und Skontofrist farblich hervor, sodass dein Kunde eine mögliche Vergünstigung nicht verpasst und die Frist im Blick behält.
Schritt 4: Kunde wählt bei optionalen und alternativen Positionen aus
Enthält dein Angebot optionale oder alternative Positionen, kann dein Kunde diese im Kundencenter selbst durchspielen. Über den Button Zur Positionsauswahl sieht dein Kunde direkt, wie sich die gewählte Variante auf den Gesamtpreis auswirkt, bevor er sich entscheidet. Bei optionalen Positionen kann er mehrere gleichzeitig wählen, bei Alternativpositionen entscheidet er sich für genau eine Variante.
ℹ️ Hinweis: Wie du optionale und alternative Positionen in einem Angebot anlegst, erfährst du im Artikel Optionale und alternative Positionen in Angeboten nutzen.
Schritt 5: Kunde nimmt an, lehnt ab oder nimmt Kontakt auf
Bei einem Angebot kann dein Kunde direkt im Kundencenter annehmen oder ablehnen – ohne dafür eine E-Mail schreiben zu müssen. Hat dein Kunde noch Rückfragen, findet er in der Seitenleiste des Kundencenters direkte Schaltflächen für zusätzliche Kontaktmöglichkeiten wie Anruf oder E-Mail, sofern du deine Kontaktdaten in den Firmeneinstellungen hinterlegt hast.
Erfolgskontrolle
Sobald dein Kunde im Kundencenter reagiert hat, erkennst du das an zwei Stellen:
Der Status des Belegs wechselt in deiner Belegliste automatisch, zum Beispiel von Offen auf Angenommen.
Du erhältst eine E-Mail-Benachrichtigung – sowohl bei einer Annahme als auch bei einer Ablehnung durch deinen Kunden.
So weißt du sofort, ohne selbst nachzufragen, woran du mit deinem Kunden bist.
Wissenswertes & Rahmenbedingungen
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Du arbeitest mit internationalen Kund:innen und möchtest einen Beleg auf Englisch bereitstellen. | Erstelle den Beleg auf Englisch. Achte darauf, dass Artikelbezeichnung, Artikelbeschreibung und Zahlungsbedingung ebenfalls auf Englisch hinterlegt sind – nur dann zeigt das Kundencenter den Beleg vollständig auf Englisch an. |
Dein Kunde sieht Anhänge wie AGB oder Produktinformationen nicht im Kundencenter. | Anhänge erscheinen im Kundencenter nur, wenn du beim Versand die Option nicht zusammenführen gewählt hast. Prüfe diese Einstellung im Versanddialog. |
Du versendest Angebote an Privatkund:innen (B2C) und benötigst eine Widerrufsbelehrung. | Ohne hinterlegte Widerrufsbelehrung fehlt Privatkund:innen die gesetzlich vorgeschriebene Information zu ihrem Widerrufsrecht. Hinterlege die Widerrufsbelehrung einmalig im Kundencenter. Die genaue Vorgehensweise findest du im Artikel Widerrufsbelehrung für Angebote im Kundencenter bereitstellen. |