Hier findest du drei Standardtexte als kopierfertige Vorlagen für den Mahnprozess: Zahlungserinnerung, zweite Mahnung und dritte Mahnung. Füge die Texte im Feld Einleitungstext der Mahnung in Lexware Office ein oder passe sie an deinen Stil an. Ersetze alle Angaben in eckigen Klammern durch deine Daten, bevor du die Mahnung versendest.
Wie du eine Mahnung in Lexware Office erstellst, erfährst du im Artikel Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen.
Wenn du die Vorlagen lieber als Word- oder PDF-Datei nutzen möchtest, kannst du sie kostenlos unter Mahnungsvorlage herunterladen.
Vorlage für die erste Zahlungserinnerung
Mit der ersten Zahlungserinnerung erinnerst du deine Kund:innen freundlich an eine offene Rechnung. Du musst noch keine Frist setzen – oft haben Kund:innen die Rechnung schlicht übersehen oder verlegt.
So könnte dein Text für die erste Zahlungserinnerung aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
bei der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen.
Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen.
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag ohne Abzüge auf unser Bankkonto.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Vorlage für die zweite Mahnung
Wenn deine Kund:innen nach der ersten Zahlungserinnerung innerhalb von ca. 14 Tagen nicht gezahlt haben, folgt die zweite Mahnung. Jetzt setzt du eine klare Zahlungsfrist, zum Beispiel 14 Tage, und weist auf mögliche Konsequenzen hin. Der Ton wird bestimmter, bleibt aber sachlich.
So könnte dein Text für die zweite Mahnung aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] haben Sie leider nicht reagiert.
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von [Betrag in €] bis spätestens [Datum, z. B. heute + 14 Tage].
Sollten Sie diesen Zahlungstermin nicht einhalten, sind wir gezwungen, Ihnen Mahnkosten und Verzugszinsen (Zinsen für den Zeitraum der Zahlungsverzögerung) in Rechnung zu stellen.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Vorlage für die dritte und letzte Mahnung
Wenn deine Kund:innen auch nach der zweiten Mahnung nicht gezahlt haben, ist die dritte Mahnung der letzte Schritt vor rechtlichen Maßnahmen. Benenne alle offenen Beträge – inklusive Verzugszinsen und Mahnkosten. Setze eine letzte Frist. Kündige an, dass du bei Nichtzahlung gerichtliche Schritte oder ein Inkassounternehmen einschaltest.
So könnte dein Text für die dritte Mahnung aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] und unsere zweite Mahnung vom [Datum] zur Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] haben Sie leider nicht reagiert.
Folgende Beträge sind zur Zahlung fällig:
Position | Betrag |
Rechnung | [Betrag in €] |
Verzugszinsen ([Zinssatz in %]) | [Betrag in €] |
Mahnkosten | [Betrag in €] |
Fällige Gesamtsumme | [Gesamtbetrag in €] |
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis spätestens [Datum, z. B. heute + 14 Tage] auf unser Konto.
Die Kosten des Verfahrens gehen zu Ihren Lasten.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen