Zahlungserinnerungen und Mahnungen helfen dir, offene Rechnungen einzutreiben. Mit Lexware Office erstellst du beide Dokumente direkt aus offenen Rechnungen — in wenigen Klicks. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du vorgehst.
Der Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung
Die Begriffe Mahnung und Zahlungserinnerung beschreiben unterschiedliche Stufen im Mahnprozess. Beide Dokumente fordern eine offene Zahlung ein — sie unterscheiden sich in Ton und Verbindlichkeit.
Zahlungserinnerung
Höflicher Hinweis auf eine offene Rechnung.
Oft die erste Kommunikation bei Zahlungsverzug.
Kein Hinweis auf Konsequenzen wie Gebühren oder rechtliche Schritte.
Mahnung
Formellere Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung.
Häufig mit Mahngebühren oder rechtlichen Konsequenzen verbunden.
Wird meist nach einer oder mehreren Zahlungserinnerungen verschickt.
Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen
Mit wenigen Klicks erstellst du in Lexware Office eine Zahlungserinnerung oder Mahnung direkt aus einer offenen Rechnung.
Schritt 1: Passenden Beleg auswählen
Um eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zu erstellen, wählst du zunächst die offene Rechnung in Lexware Office aus.
Öffne Belege im Hauptmenü.
Öffne über die linke Navigationsleiste die Ansicht Überfällige oder Offene Belege.
Klicke auf den entsprechenden Beleg — rechts öffnen sich die Belegdetails.
Screenshot: Belegdetails mit der Anzeige "überfällig" in orangener Schrift.
💡 Tipp: Überfällige Belege sind in allen Übersichtslisten deutlich mit orangener Schrift gekennzeichnet.
Schritt 2: Mahnung oder Zahlungserinnerung starten
Über Weitere Aktionen (...) startest du den Mahnprozess direkt am Beleg.
Klicke auf Weitere Aktionen (...) in den Belegdetails.
Wähle Mahnen.
⚠️ Hinweis: Die Option Mahnen steht nur für Belege zur Verfügung, die direkt in Lexware Office erstellt wurden. Für importierte oder extern erstellte Belege ist diese Funktion nicht verfügbar.
Screenshot: Drei-Punkte-Menü am Beleg mit hervorgehobener Option "Mahnen"
Schritt 3: Texte und Belegtitel anpassen
Du kannst den Belegtitel und den Einleitungstext der Mahnung individuell bearbeiten — zum Beispiel, wenn du eine Zahlungserinnerung statt einer Mahnung versenden möchtest.
Zahlungserinnerung: Wähle einen freundlicheren Text, z. B. „Wir erinnern Sie an die folgende unbezahlte Rechnung …".
Mahnung: Formuliere verbindlicher, z. B. „Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum], um weitere Schritte zu vermeiden."
Klicke auf die Symbole neben den Eingabefeldern — es öffnet sich eine Auswahl gespeicherter Titel und Texte. Hier kannst du neue Texte speichern und optional als Standardtext hinterlegen.
Screenshot: Textbearbeitungsmaske mit Belegtitel, Einleitungstext und Symbol für gespeicherte Texte
💡 Hinweis: Den Belegtitel und den Einleitungstext kannst du frei anpassen — der Betreff der Versand-E-Mail ist jedoch fest vorgegeben und kann nicht geändert werden.
Fertige Textvorlagen für alle drei Mahnstufen finden Sie hier: Standardtexte für Mahnungen als Vorlagen
Schritt 4: Mahngebühren hinterlegen (optional)
Möchtest du Mahngebühren berechnen, füge diese als separate Position in der Mahnung ein.
Klicke auf + Artikel.
Wähle den Artikeltyp Mahngebühr oder geben Sie den Begriff manuell ein.
Trag den Betrag ein, z. B. 5,00 €.
Die Mahngebühr wird automatisch zum Gesamtbetrag addiert.
Screenshot: Positionszeile mit Artikeltyp "Mahngebühr" und eingetragenem Betrag; aktualisierte Gesamtsumme sichtbar
⚠️ Hinweis: Wenn du nach einer Mahnung mit Mahngebühren eine Zahlung erhältst, kann der eingegangene Betrag höher als der ursprüngliche Rechnungsbetrag ausfallen. Beim Zuordnen der Zahlung fragt Lexware Office nach dem Grund für die Differenz. Wähle in diesem Fall Mahngebühr — die Buchung erfolgt dann automatisch.
Schritt 5: Vorschau anzeigen und versenden
Bevor du die Zahlungserinnerung oder Mahnung absendest, prüfe das Dokument in der Vorschau.
Klicke auf Vorschau, um Layout und Text zu kontrollieren.
Klicke auf Speichern und dann auf Versenden, um das Dokument per E-Mail oder Post zu verschicken.
Wo finde ich bereits erstellte Mahnungen und Zahlungserinnerungen?
Alle erstellten Mahnungen und Zahlungserinnerungen findest du in der Beleghistorie der zugehörigen Rechnung — sie werden nicht als eigenständige Belege angezeigt. In der Belegliste unter Ausgangsbelege erscheinen sie nicht als eigene Belegart oder eigener Reiter, auch nicht als eigener Eintrag in der Spalte Typ.
Öffne Belege im Hauptmenü und klicke auf die entsprechende Rechnung in der Belegliste.
Die Belegdetails öffnen sich rechts. Scrolle darin bis zum Abschnitt Mahnungen.
Im Abschnitt Mahnungen siehst du jede bisher erstellte Mahnung oder Zahlungserinnerung mit Datum. Klicke auf einen Eintrag, um das zugehörige Dokument zu öffnen.
Screenshot: Belegdetails mit aufgeklapptem Abschnitt "Mahnungen" und gespeicherten Einträgen
⚠️ Bitte beachten: Eine Rechnung, die bereits gemahnt wurde, kann nicht mehr bearbeitet werden.
⚠️ Hinweis: Wenn du eine gemahnte Rechnung nachträglich öffnest und bearbeitest, wird die Mahnhistorie gelöscht. Es kann danach nicht mehr nachvollzogen werden, wann du gemahnt hast.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind den jeweiligen Rechnungen zugeordnet. Es wird kein eigenständiger Beleg erstellt — sie sind buchhalterisch nicht relevant und werden nicht protokolliert.
Mahnung löschen
Eine versehentlich erstellte Mahnung kannst du direkt in den Belegdetails der zugehörigen Rechnung löschen.
Klicke auf die entsprechende Rechnung in der Belegliste.
Scrolle in den Belegdetails rechts bis zum Abschnitt Mahnungen.
Screenshot: Belegdetails mit aufgeklapptem Abschnitt "Mahnungen"
Wähle die Mahnung aus und klicke auf das Papierkorb-Symbol. Die Mahnung ist danach vollständig entfernt.
Häufige Fragen zu Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Warum wird auf der Mahnung Umsatzsteuer ausgewiesen?
Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Lexware Office sind direkt der zugehörigen Rechnung zugeordnet — sie bilden keinen eigenständigen Beleg. Da die Mahnung die Positionen der ursprünglichen Rechnung übernimmt, wird die Umsatzsteuer entsprechend angezeigt. Das ist korrekt und hat keine buchhalterische Relevanz, da Mahnungen selbst nicht verbucht werden.
Können Mahnungen automatisch versendet werden?
Lexware Office bietet derzeit keine automatische Funktion für den Versand von Mahnungen. Jede Mahnung muss manuell ausgelöst werden — direkt aus der überfälligen Rechnung über Weitere Aktionen (...) → Mahnen.
💡 Hinweis zum E-Mail-Versand: Wenn du eine Mahnung per E-Mail versendest, enthält die E-Mail einen Link zur Mahnung. Dieser Link wird nicht automatisch aktualisiert, wenn dein Kunde zwischenzeitlich bezahlt. Sobald die Zahlung eingegangen ist, kannst du die bezahlte Rechnung erneut zusenden — dann erscheint sie als beglichen.
Kann ich eine Mahnung erstellen, wenn bereits ein Teilbetrag bezahlt wurde?
Ja, eine Teilmahnung ist möglich — allerdings nur manuell. Gehe so vor:
Erstelle die Mahnung zunächst so, als wäre die gesamte Rechnung noch offen.
Lösche alle bestehenden Positionen aus der Mahnung.
Füge eine neue Position mit dem noch ausstehenden Restbetrag ein.
Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Du kannst im Positionstext auf die bereits geleistete Teilzahlung hinweisen, um Missverständnisse zu vermeiden.