Zahlungsbedingungen legen fest, wann und unter welchen Konditionen Ihre Kund:innen bezahlen müssen. Mit dem richtigen Einsatz von Platzhaltern berechnet Lexware Office Fälligkeit und Skonto automatisch.
Was sind Zahlungsbedingungen und warum sind sie wichtig?
Zahlungsbedingungen legen fest, wann und unter welchen Voraussetzungen eine Rechnung zu begleichen ist. Sie bestimmen die Fälligkeit einer Rechnung und werden durch das Rechnungsdatum (Belegdatum) sowie die gewählte Zahlungsbedingung gesteuert.
Sie sind ein zentrales Instrument, um:
Liquidität zu steuern: Klare Fristen sorgen für planbare Zahlungseingänge.
Rechtssicherheit zu schaffen: Eindeutige Bedingungen schützen vor Zahlungsausfällen.
Cashflow zu optimieren: Skonto-Anreize fördern schnellere Zahlungen.
Zahlungsfristen richtig festlegen
Damit eine Rechnung korrekt als „in x Tagen fällig" erkannt wird, müssen bei der Erstellung der Zahlungsbedingungen die vorgesehenen Platzhalter verwendet werden – etwa für das Belegdatum oder das Fälligkeitsdatum.
Beispiel: Eine Zahlungsbedingung mit dem Platzhalter {Zahlungsziel in Tagen} und dem Zahlungsziel 30 Tage bedeutet, dass die Rechnung 30 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig ist.
Wenn keine Platzhalter eingesetzt werden, kann das System keine Frist berechnen – die Rechnung gilt dann als sofort fällig.
Rechtssicherheit durch klare Formulierungen
Eindeutige Zahlungsbedingungen schaffen Transparenz und vermeiden Missverständnisse. Sie legen fest, ab wann eine Zahlung als überfällig gilt, und ermöglichen bei Bedarf Verzugszinsen oder Mahnungen.
Beispiel: „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum" bedeutet, dass ab Tag 31 Verzug eintreten kann, sofern keine andere Vereinbarung besteht.
Skonto als Anreiz für frühzeitige Zahlung
Skonto ist ein prozentualer Nachlass, den Sie gewähren, wenn Ihre Kund:innen innerhalb einer verkürzten Frist zahlen. Dadurch verbessern Sie Ihren Cashflow, da Rechnungen schneller beglichen werden.
Beispiel: „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, netto 30 Tage."
→ Ihre Kund:innen erhalten 2 % Nachlass bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Erfolgt die Zahlung später, ist der volle Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen fällig.
Verfügbare Platzhalter in den Zahlungsbedingungen
Platzhalter werden beim Erstellen eines Belegs automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt. Folgende Platzhalter stehen in Lexware Office zur Verfügung:
Platzhalter | Bedeutung |
| Der Skontosatz, den Sie bei frühzeitiger Zahlung gewähren (z. B. 2 %) |
| Der Euro-Betrag, den Ihr:e Kund:in bei Skontonutzung abziehen darf |
| Der reduzierte Rechnungsbetrag nach Skontoabzug |
| Anzahl der Tage, innerhalb derer Skonto gewährt wird (z. B. 10 Tage) |
| Das genaue Datum, bis zu dem gezahlt werden muss, um Skonto zu erhalten |
| Anzahl der Tage bis zur vollständigen Fälligkeit der Rechnung (z. B. 30 Tage) |
| Das konkrete Fälligkeitsdatum der Rechnung ohne Skonto |
ℹ️ Hinweis: Der Platzhalter {Gesamtbetrag} steht nicht zur Verfügung, da der Rechnungsbetrag bereits unter den Positionen im Beleg angezeigt wird. Falls Sie ihn dennoch in den Zahlungsbedingungen nennen möchten, tragen Sie ihn bitte manuell ein.
Best Practices für rechtssichere Zahlungsbedingungen
Klare Formulierungen verwenden: Vermeiden Sie missverständliche Angaben – Ihre Kund:innen sollten auf einen Blick verstehen, wann und wie bezahlt werden muss.
Eindeutige Fristen definieren: Geben Sie feste Zeiträume oder konkrete Daten an (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum").
Verzugszinsen erwähnen: Weisen Sie auf mögliche Verzugszinsen hin, falls die Zahlung nicht fristgerecht erfolgt – das schafft Transparenz und beugt Streitigkeiten vor.
Immer Platzhalter verwenden: Nur mit Platzhaltern berechnet das System Fälligkeit und Skontofristen automatisch und korrekt.
Häufige Fragen zu Zahlungsbedingungen
Warum gilt meine Rechnung als sofort fällig, obwohl ich ein Zahlungsziel habe?
Eine Rechnung wird in Lexware Office als sofort fällig angezeigt, wenn die Zahlungsbedingung ohne Platzhalter angelegt wurde. Das System berechnet Fristen nur automatisch, wenn Platzhalter wie {Zahlungsziel in Tagen} oder {Zahlungsziel als Datum} im Zahlungstext enthalten sind. Wurde das Zahlungsziel als feste Zahl eingetragen, erkennt Lexware Office die Frist nicht. Öffnen Sie die betroffene Zahlungsbedingung über die drei Punkte → Bearbeiten und ersetzen Sie die feste Zahl durch den passenden Platzhalter.
Was passiert, wenn ich eine Zahlungsbedingung lösche?
Wenn Sie eine Zahlungsbedingung löschen, bleibt der Text auf bereits erstellten Belegen erhalten – rückwirkende Änderungen gibt es nicht. Die gelöschte Bedingung steht für neue Belege jedoch nicht mehr zur Verfügung. Zahlungsbedingungen, die als Standard festgelegt sind, können in Lexware Office nicht gelöscht werden – nur bearbeitet.
Zahlungsbedingungen anlegen und verwalten
Wie Sie Zahlungsbedingungen in Lexware Office konkret anlegen, bearbeiten und Skonto hinterlegen, erfahren Sie hier: