Mit individuellen Zahlungsbedingungen legst du fest, bis wann und zu welchen Konditionen deine Kund:innen zahlen müssen. Mit einem Skonto – einem prozentualen Preisnachlass bei frühzeitiger Zahlung – kommen Zahlungen schneller an.
Zahlungsbedingung anlegen
Öffne einen bestehenden Beleg oder erstelle einen neuen über + Neuer Beleg.
Scrolle zum Fußbereich des Belegs und klicke auf den Button rechts neben der aktuellen Zahlungsbedingung.
Wähle + Neue Zahlungsbedingungen. Ein Editor öffnet sich.
Gib deinen Zahlungstext ein. Verwende Platzhalter, damit Lexware Office Skontobetrag und Fälligkeitsdaten automatisch berechnet.
Beispieltext: „Die Zahlung ist innerhalb von {Zahlungsziel in Tagen} Tagen fällig. Bei Zahlung innerhalb von {Skontoziel in Tagen} Tagen gewähren wir {Skonto in %} % Skonto. Der Zahlbetrag beträgt dann {Gesamtbetrag minus Skonto}."Prüfe die Vorschau unter dem Editor – sie zeigt den Text mit den berechneten Werten.
Aktiviere optional Standard, wenn diese Bedingung in neuen Belegen vorausgewählt sein soll.
Klicke auf Speichern.
💡 Tipp: Verwende immer Platzhalter für Fristen und Skontobeträge. Ohne Platzhalter kann Lexware Office keine Fälligkeitsdaten berechnen – die Rechnung gilt dann als sofort fällig.
⚠️ Hinweis: Du kannst eine bestehende Zahlungsbedingung auch direkt bearbeiten: Klicke auf die drei Punkte neben der gewünschten Bedingung und wähle Bearbeiten.
Das Ergebnis prüfen
Nach dem Speichern erscheint die neue Zahlungsbedingung in der Übersicht und ist direkt im Fußbereich deines Belegs sichtbar. Lexware Office hat die Platzhalter durch die korrekten Werte ersetzt – Fälligkeitsdatum und Skontobetrag werden automatisch berechnet.
Platzhalter in den Zahlungsbedingungen
Platzhalter werden beim Erstellen eines Belegs automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt. Folgende Platzhalter stehen in Lexware Office zur Verfügung:
Platzhalter | Bedeutung |
| Der Skontosatz, den du bei frühzeitiger Zahlung gewährst (z. B. 2 %) |
| Der Euro-Betrag, den dein:e Kund:in bei Skontonutzung abziehen darf |
| Der reduzierte Rechnungsbetrag nach Skontoabzug |
| Anzahl der Tage, innerhalb derer Skonto gewährt wird (z. B. 10 Tage) |
| Das genaue Datum, bis zu dem gezahlt werden muss, um Skonto zu erhalten |
| Anzahl der Tage bis zur vollständigen Fälligkeit der Rechnung (z. B. 30 Tage) |
| Das konkrete Fälligkeitsdatum der Rechnung ohne Skonto |
ℹ️ Hinweis: Der Platzhalter {Gesamtbetrag} steht nicht zur Verfügung, da der Rechnungsbetrag bereits unter den Positionen im Beleg angezeigt wird. Wenn du ihn in den Zahlungsbedingungen nennen möchtest, trag ihn bitte manuell ein.
Zahlungsbedingungen bearbeiten oder löschen
Über die drei Punkte neben einer Zahlungsbedingung in der Übersicht kannst du:
Bearbeiten: Text oder Skonto-Details anpassen
Als Standard festlegen: Diese Bedingung wird künftig in neuen Belegen vorausgewählt
Löschen: Nicht mehr benötigte Bedingungen entfernen
⚠️ Hinweis: Zahlungsbedingungen, die als Standard festgelegt sind, können nicht gelöscht werden – nur bearbeitet.
Individuelle Zahlungsbedingung pro Kunde hinterlegen
Du kannst eine Zahlungsbedingung direkt am Kundenstamm hinterlegen, sodass diese Zahlungsbedingung bei neuen Belegen für diesen Kunden automatisch vorausgewählt ist. So musst du die Zahlungsbedingung nicht mehr bei jeder neuen Rechnung für denselben Kunden manuell umstellen.
Öffne im Menü Kontakte den gewünschten Kunden.
Klicke auf Bearbeiten.
Scrolle nach unten zum Bereich Konditionen und klicke auf + Konditionen.
Wähle die gewünschte Zahlungsbedingung aus der Liste aus. Falls die passende Zahlungsbedingung noch nicht existiert, lege sie zunächst wie im Abschnitt Zahlungsbedingung anlegen beschrieben an.
Klicke auf Speichern.
Wenn du einen neuen Beleg für diesen Kunden erstellst, ist die hinterlegte Zahlungsbedingung im Fußbereich des Belegs bereits vorausgewählt. Du kannst die Zahlungsbedingung bei Bedarf trotzdem für einzelne Belege weiterhin manuell ändern.
💡 Tipp: Diese kundenspezifische Zahlungsbedingung gilt nur für den jeweiligen Kunden. Alle anderen Kunden erhalten weiterhin die allgemein als Standard festgelegte Zahlungsbedingung.
Häufige Fragen zu Skonto und Zahlungsbedingungen
Kann ich für einen einzelnen Kunden automatisch eine feste Zahlungsbedingung mit Skonto hinterlegen?
Ja, du kannst in Lexware Office eine feste Zahlungsbedingung direkt am Kundenstamm hinterlegen, sodass sie bei neuen Belegen für diesen Kunden automatisch vorausgewählt ist – zum Beispiel eine Zahlungsbedingung mit 3 % Skonto. Öffne dazu unter Kontakte den gewünschten Kunden, klicke auf Bearbeiten und wähle im Bereich Konditionen über + Konditionen die gewünschte Zahlungsbedingung aus. Diese Zahlungsbedingung muss vorher wie im Abschnitt Zahlungsbedingung anlegen beschrieben mit dem gewünschten Skonto angelegt worden sein.
Kann ich Skonto nachträglich zu einem bereits erstellten Beleg hinzufügen?
Skonto kann in Lexware Office nicht nachträglich zu einem festgeschriebenen Beleg hinzugefügt werden. Wenn du Änderungen vornehmen möchtest, hebe zunächst eine vorhandene Zahlung auf und passe dann die Zahlungsbedingungen im Beleg an. Für Eingangsrechnungen gilt: Erfasse die Rechnung in voller Höhe und deklariere die Differenz bei der Bankzuordnung als Skonto.
💡 Tipp: Alternativ kannst du den Rechnungsbeleg unverändert lassen und deine Kund:innen separat über den Skontobetrag informieren. Sobald die Zahlung eingeht, weist du im Bereich Finanzen den reduzierten Betrag der Rechnung zu – Lexware Office erkennt die Differenz automatisch und schlägt vor, diese als Skonto zu kennzeichnen.
Was ist der Unterschied zwischen Skonto und Rabatt?
Skonto ist ein Nachlass auf den Gesamtbetrag der Rechnung, den du gewährst, wenn deine Kund:innen innerhalb einer festgelegten Frist zahlen. Einen Rabatt hingegen kannst du jederzeit gewähren – unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Wenn du einen Rabatt auf den Gesamtbetrag einer Rechnung abbilden möchtest, nutze in Lexware Office die Funktion Gesamtrabatt.
Kann ich Skonto auf einen Teilbetrag oder bei einer Schlussrechnung anwenden?
Skonto auf einzelne Teilbeträge ist in Lexware Office nicht möglich – das System berechnet Skonto immer auf den Gesamtbetrag der Rechnung. Bei Schlussrechnungen mit Abschlagsrechnungen wird das Skonto nur auf den noch offenen Restbetrag angewendet. Wenn du Skonto auf den vollen Betrag ausweisen möchtest, gehe folgendermaßen vor:
Erstelle die Schlussrechnung mit dem vollen Leistungsbetrag.
Ziehe die bereits gezahlten Abschlagsrechnungen als einzelne Positionen ab.
Berechne das Skonto manuell auf den vollen Rechnungsbetrag.
Füge das Skonto als eigene Minus-Position ein (z. B. „Skonto 2 % auf Gesamtbetrag").
Kann ich die Skonto-Zeile „Skonto entspricht einem Betrag von xx €" auf der Rechnung ausblenden?
Das Ausblenden dieser Zeile ist in Lexware Office möglich – dabei wird jedoch die gesamte Fußzeile entfernt, einschließlich aller weiteren Skonto-Informationen. Als Alternative kannst du die Formulierung der Zahlungsbedingung anpassen und den Skontobetrag über den Platzhalter {Skontobetrag} direkt in den Text integrieren.
Warum wird meine Rechnung als sofort fällig angezeigt, obwohl ich ein Zahlungsziel hinterlegt habe?
Eine Rechnung wird in Lexware Office als sofort fällig angezeigt, wenn die Zahlungsbedingung ohne Platzhalter angelegt wurde. Das System berechnet Fristen nur automatisch, wenn Platzhalter verwendet werden. Trag dafür {Zahlungsziel in Tagen} oder {Zahlungsziel als Datum} in den Zahlungstext ein. Passe die betroffene Zahlungsbedingung über drei Punkte → Bearbeiten an und füge den passenden Platzhalter ein.
Kann ich die Zahlungsbedingung aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung entfernen?
Das Feld für die Zahlungsbedingung kann in Lexware Office nicht leer gelassen werden – es muss immer eine Angabe enthalten. Wenn du keine sichtbaren Zahlungsbedingungen ausweisen möchtest, erstelle eine neue Zahlungsbedingung, die nur aus einem Punkt (.) besteht. Das Feld gilt damit technisch als ausgefüllt, fällt auf dem Dokument aber optisch kaum auf.
⚠️ Hinweis: Wenn du ein Dokument mit dieser Zahlungsbedingung duplizierst und dabei den Kontakt wechselst, setzt Lexware Office die Zahlungsbedingung automatisch auf die hinterlegte Standardbedingung zurück.
Warum enthält meine E-Rechnung Skonto-Angaben, obwohl ich kein Skonto gewählt habe?
Wenn deine E-Rechnung den Hinweis #SKONTO#TAGE enthält, obwohl du kein Skonto eingetragen hast, liegt das an der E-Rechnungs-Richtlinie EN16931. Diese Richtlinie schreibt verbindlich vor, wie Zahlungsziele in E-Rechnungen codiert übermittelt werden müssen. Betroffen ist das technische Datenfeld BT-20, das Zahlungsbedingungen in der E-Rechnung hinterlegt. Lexware Office ist an diese gesetzlichen Vorgaben gebunden. Die Angabe ist für deine Kund:innen inhaltlich nicht relevant, wenn kein Skonto vereinbart wurde.
Skonto auf einer Eingangsrechnung erhalten?
Wenn dein:e Lieferant:in dir Skonto einräumt, erfährst du hier, wie du das in Lexware Office erfasst: Skonto bei Lieferantenrechnungen