Wenn du deinen Belegen beim E-Mail-Versand ein persönliches Anschreiben mitgeben möchtest, nutze dafür die Eigene Vorlage. Du kannst für jeden Belegtyp eine eigene Vorlage anlegen, zum Beispiel eine für Angebote und eine für Rechnungen – die Texte stehen dabei allen Benutzer:innen zur Verfügung und können von diesen eingesehen, bearbeitet und verwendet werden.
⚠️ Beachte beim Anfertigen deiner Eigenen Vorlage unbedingt die Hinweise zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD).
Wie erstelle/ändere ich eine Eigene Vorlage im E-Mail Versand Dialog?
Erstelle einen Beleg, für den du eine Eigene Vorlage erstellen möchtest, zum Beispiel eine Rechnung, und klicke in der Vorschau auf Per E-Mail senden. Du siehst danach das Formular für den Versand der Rechnung per E-Mail: Wähle unter Vorlage den Eintrag Eigene Vorlage und trage deinen gewünschten Text ein. Durch Klick auf Änderungen in Vorlage übernehmen aktualisierst du den E-Mail-Text für jeden Ausgangsbeleg des gleichen Typs.
Du kannst auf diesem Weg entscheiden, was in deiner Eigenen Vorlage gespeichert wird. So kannst du persönliche Anmerkungen in eine E-Mail einmalig integrieren, ohne die Änderungen für alle zukünftigen E-Mails in deine Vorlage zu übernehmen.
Enthält deine Vorlage Platzhalter? Dann kannst du sie ausschließlich in den Einstellungen unter E-Mail Versand ändern (siehe nächster Abschnitt).
Wie erstelle/ändere ich Eigene Vorlagen in den Einstellungen?
Du kannst deine Eigenen Vorlagen auch einfach und komfortabel in den Einstellungen ändern, sodass du dafür nicht extra eine E-Mail versenden musst. Klicke dazu in der Navigationsleiste oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle E-Mail Versand aus. Dort erhältst du eine Liste aller Belegtypen, für die du durch Klick auf den jeweiligen Eintrag oder auf + ein individuelles Anschreiben gestalten kannst:
Du willst eine Vorlage vollständig zurücksetzen? Durch Klick auf die drei vertikalen Punkte erhältst du hierzu die Optionen und kannst auch die Bearbeitung der Vorlage erneut starten.
Möchtest du zusätzlich eine feste Signatur unter jeder E-Mail einfügen, richte sie separat über Wie lege ich eine Signatur für E-Mails an? ein.
Hinweise zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung bei eigenen E-Mail Texten
Beachte dabei die folgenden Punkte, damit du beim E-Mail-Versand weiterhin GoBD-konform bleibst:
Wenn du Rechnungen und Rechnungskorrekturen per E-Mail an deine Kunden versendest, solltest du entweder den Standardtext in Lexware Office verwenden oder du erstellst dir selbst einen allgemeinen Standardtext.
Wichtig dabei ist, dass nichts in deinen E-Mails aufgeführt ist, was nicht auch bereits auf der Rechnung selbst oder der Rechnungskorrektur steht.
Andernfalls bist du dazu verpflichtet eine manuelle Archivierung und Aufbewahrung der E-Mail für 10 Jahre zu gewährleisten.