Mit einer Serienrechnung musst du wiederkehrende Rechnungen nicht jedes Mal neu schreiben. Du legst einmal eine Serienvorlage an, und Lexware Office erstellt daraus im gewählten Intervall automatisch die einzelnen Serienrechnungen.
Voraussetzungen für Serienrechnungen
Serienrechnungen kannst du ab der Version Lexware Office XL erstellen. Wenn du unter + Neuer Beleg keine Option Serienrechnung siehst, enthält deine aktuelle Version keine Serienrechnungen. Deine Version vergleichst und änderst du unter Einstellungen > Mein Vertrag > Vertrag ändern. In der Testphase stehen dir alle Funktionen der XL-Version zur Verfügung, also auch Serienrechnungen.
Eine Serienrechnung, auch Dauerrechnung oder Dauerbeleg genannt, eignet sich für Rechnungen, die regelmäßig an dieselbe Kund:in gehen und immer denselben Betrag haben. Unterschiedliche Beträge innerhalb einer Serie sind nicht möglich. Serienrechnungen gibt es nur für Ausgangsrechnungen. Wie du wiederkehrende Eingangsrechnungen wie Miete oder Versicherungen erfasst, erfährst du im Artikel Wiederkehrende Umsätze.
So erstellst du eine Serienrechnung
Eine Serienrechnung erstellst du in Lexware Office über eine Serienvorlage. In der Serienvorlage legst du Rechnungsdaten, Intervall, Layout und Versand fest. Aus der Serienvorlage entstehen dann automatisch die einzelnen Serienrechnungen.
Schritt 1: Serienvorlage für eine Serienrechnung öffnen
Klicke in der Menüleiste auf Belege.
Klicke auf + Neuer Beleg und wähle Serienrechnung.
Lexware Office öffnet eine neue Serienvorlage.
Alternativ führst du eine bestehende Rechnung zu einer Serienrechnung weiter:
Klicke in der Belegliste unter Ausgangsbelege auf die Rechnung.
Klicke auf der rechten Seite auf die drei Punkte (Weitere Aktionen).
Wähle Weiterführen zur Serienrechnung.
Aus einem Angebot kannst du keine Serienrechnung direkt erstellen.
Schritt 2: Rechnungsdaten in der Serienvorlage eingeben
Im oberen Bereich der Serienvorlage gibst du die Daten ein, die auf jeder Serienrechnung stehen sollen:
Kundendaten, z. B. Name, Adresse und Kundennummer
Belegpositionen mit den Produkten oder Dienstleistungen, die du in Rechnung stellst
Zahlungsbedingungen
Schritt 3: Intervall und Laufzeit der Serienrechnung festlegen
Im Abschnitt Serienrechnung konfigurieren am Ende der Serienvorlage legst du fest, wann und wie oft Lexware Office die Serienrechnung erstellt:
Datum (nächste Ausführung): An diesem Tag erstellt Lexware Office die nächste Serienrechnung. Bei einer neuen Serienvorlage ist das die erste Serienrechnung. Du kannst das heutige Datum oder ein Datum in der Zukunft wählen. Ein Datum in der Vergangenheit ist nicht möglich.
Wiederholungsintervall: Hier wählst du, wie oft die Serienrechnung erstellt wird, z. B. wöchentlich, monatlich oder quartalsweise.
Aktiv bis einschließlich (optional): Hier legst du optional ein Enddatum fest. Nach dem Enddatum erstellt Lexware Office keine Serienrechnungen mehr.
Datum/Zeitraum: Hier gibst du an, welches Liefer- oder Leistungsdatum bzw. welchen Leistungszeitraum die Serienrechnungen ausweisen. Diese Angabe ist optional. Das Datum der nächsten Ausführung musst du dagegen immer eintragen.
Leistungszeitraum in Serienrechnungen festlegen
Lexware Office berechnet den Leistungszeitraum einer Serienrechnung immer ab dem Datum der Ausführung und nicht nach Kalendermonaten. Beispiel für eine monatliche Serienrechnung, die am 10. eines Monats erstellt wird:
Standard: Der Leistungszeitraum reicht vom 10. des Monats bis zum 9. des Folgemonats.
Mit der Option Lieferzeitraum rückwirkend: Der Leistungszeitraum reicht vom 10. des Vormonats bis zum 9. des aktuellen Monats.
Einen Leistungszeitraum vom 1. bis zum letzten Tag des Monats kannst du bei einer Ausführung am 10. nicht einstellen.
Soll deine Serienrechnung jeweils den vollen Kalendermonat abrechnen? Dann trage unter Datum (nächste Ausführung) den letzten Tag des Monats ein. Aktiviere zusätzlich Lieferzeitraum rückwirkend. Lexware Office erstellt die Serienrechnung dann am Monatsletzten, und der Leistungszeitraum entspricht dem jeweiligen Monat. Welcher Zeitraum auf der ersten Serienrechnung steht, siehst du vorab unter Bedeutet für die erste Ausführung.
Schritt 4: Layout für die Serienrechnung auswählen
Wähle das Layout, mit dem Lexware Office die Serienrechnungen erstellt. Wenn du nichts änderst, verwendet Lexware Office das voreingestellte Layout.
Du kannst auch ein eigenes Layout für die Serienrechnung verwenden. Dieses Layout musst du vorher separat anlegen, denn innerhalb der Serienvorlage kannst du kein neues Layout erstellen.
Schritt 5: Versand der Serienrechnung festlegen
In der Serienvorlage legst du fest, ob Lexware Office jede Serienrechnung automatisch per E-Mail versendet oder als Entwurf speichert:
Automatischer E-Mail-Versand: Wähle den Rechnungsempfänger aus und gib die Empfänger-E-Mail-Adresse ein. Optional passt du den E-Mail-Text an. Lexware Office schließt jede Serienrechnung dann automatisch ab und versendet sie per E-Mail.
Erzeugte Rechnungen als Entwurf speichern: Lexware Office speichert jede Serienrechnung als Entwurf in den Ausgangsbelegen. Den Entwurf prüfst, schließt ab und versendest du selbst.
Schritt 6: Serienvorlage speichern
Klicke auf Vorlage speichern. Lexware Office legt die Serienvorlage in der Belegübersicht unter Serienvorlagen ab.
So erstellt Lexware Office die Serienrechnung automatisch
Ab dem Datum der nächsten Ausführung erstellt Lexware Office in jedem Wiederholungsintervall automatisch eine Serienrechnung aus der Serienvorlage:
Mit automatischem E-Mail-Versand wird die Serienrechnung abgeschlossen, versendet und in den Ausgangsbelegen unter Rechnungen abgelegt.
Mit der Option Erzeugte Rechnungen als Entwurf speichern legt Lexware Office die Serienrechnung als Entwurf in den Ausgangsbelegen ab.
Entwürfe von Serienrechnungen schließt du einzeln ab, ohne sie per E-Mail oder Post versenden zu müssen:
Wähle den Entwurf in den Ausgangsbelegen aus.
Klicke rechts auf das Stiftsymbol.
Gehe weiter zur Vorschau und speichere den Beleg.
Mehrere Entwürfe gleichzeitig abzuschließen ist nicht möglich.
Häufige Fragen zu Serienrechnungen
Warum sehe ich unter + Neuer Beleg keine Serienrechnung?
Die Option Serienrechnung fehlt unter + Neuer Beleg, wenn deine Lexware-Office-Version keine Serienrechnungen enthält. Serienrechnungen gibt es ab der Version Lexware Office XL. Deine Version änderst du unter Einstellungen > Mein Vertrag > Vertrag ändern.
Kann ich aus einem Angebot eine Serienrechnung erstellen?
Ein Angebot kannst du nicht direkt zu einer Serienrechnung weiterführen. Eine Serienrechnung erstellst du entweder neu über + Neuer Beleg > Serienrechnung, oder du führst eine bestehende Rechnung zu einer Serienrechnung weiter. Dafür klickst du in der Belegliste unter Ausgangsbelege auf die Rechnung und wählst rechts über die drei Punkte (Weitere Aktionen) die Option Weiterführen zur Serienrechnung.
Wird der Standard-Anhang auch an Serienrechnungen angehängt?
Der Standard-Anhang, den du für den E-Mail-Versand hinterlegt hast, wird auch an jede automatisch versendete Serienrechnung angehängt. Für einzelne Serienvorlagen kannst du den Standard-Anhang nicht abschalten. Wenn eine Serienrechnung ohne Standard-Anhang verschickt werden soll, wähle in der Serienvorlage Erzeugte Rechnungen als Entwurf speichern. Dann entfernst du den Anhang vor dem Versand und versendest die Serienrechnung selbst.