Wie kann ich weitere Benutzer in meinem Account anlegen und bearbeiten?
Wie kann ich für die Benutzer verschiedene Berechtigungen vergeben und was bedeuten diese?
Wie kann ich die Berechtigungen ändern?
Wie kann ich einen bestehenden Benutzer löschen?
Im Bereich Benutzer und Berechtigungen kannst du entscheiden, wer Zugriff auf deinen Lexware Office Account bekommt. Du kannst Einladungen für neue Benutzer versenden und Berechtigungen erteilen oder entziehen.
Du findest die Benutzerverwaltung im Einstellungs-Menü (Zahnrad) unter dem Punkt Benutzer.
Hier werden alle Benutzer angezeigt, die Zugriff auf deinen Lexware Office Account haben. Du kannst in deinem Lexware Office Account beliebig viele Benutzer einladen. Sofern du noch keine weiteren Benutzer eingeladen hast, siehst du an dieser Stelle nur einen Eintrag für deinen eigenen Benutzer.
Wie kann ich weitere Benutzer in meinem Account anlegen und bearbeiten?
Um einem weiteren Benutzer Zugriff auf deinen Lexware Office Account zu erteilen, musst du zunächst einen neuen Benutzer einladen.
Ruf zunächst die Benutzerverwaltung auf (Einstellungen -> Benutzer)
Klicke anschließend auf den Button Neuen Benutzer anlegen
Fülle die Felder unter den persönlichen Daten aus
Vergib die gewünschten Berechtigungen
Klicke anschließend auf Speichern
Anschließend wird von Lexware Office automatisch eine Einladungsmail an diesen Benutzer versendet.
Diese Einladung muss der neue Benutzer über den in der E-Mail enthaltenen Bestätigungslink bestätigen, bevor er die Möglichkeit hat, Lexware Office zu verwenden. Solange ein Benutzer die Einladung nicht angenommen hat, ist der Zugriff für diesen Benutzer nicht möglich und erscheint in deiner Benutzerübersicht unter der Sektion "Noch nicht bestätigte Benutzer".
Sobald die Einladung angenommen wurde und der Benutzer ein Passwort vergeben hat, erscheint der Benutzer unter "Angelegte Benutzer".
Solltest du einen Fehler beim Anlegen des Benutzers gemacht haben, zum Beispiel weil du dich bei der Eingabe des Namens vertippt hast, kannst du die Daten ändern, indem du im entsprechenden Eintrag auf das Drei-Punkte-Menü klickst und dort "Benutzer bearbeiten" wählst. Hier hast du auch die Möglichkeit, die Einladungsmail erneut zu senden oder den Zugriff ganz zu entfernen, indem du den Benutzer löschst.
Wenn das Hinzufügen bzw. Einladen eines neuen Benutzers nicht funktioniert, kann dies an einer bereits existierenden E-Mail-Adresse liegen. In dem Fall wird nach dem Speichern des neuen Benutzers folgende Meldung angezeigt: "Die E-Mail-Adresse wird bereits verwendet". Das bedeutet, dass es unter der E-Mail-Adresse bereits einen Benutzer bei Lexware Office gibt. In dem Fall solltest du, wenn möglich, eine andere E-Mail-Adresse verwenden.
Wie kann ich für die Benutzer verschiedene Berechtigungen vergeben und was bedeuten diese?
Was die Berechtigungen im Einzelnen bedeuten, ist kurz unter jeder Berechtigung erläutert. An dieser Stelle möchten wir etwas ausführlicher beschreiben, was die einzelnen Berechtigungen für Auswirkungen haben.
Jeder Benutzer kann eine oder mehrere der beschriebenen Berechtigungen haben.
Alle Berechtigungen zeigen an, zu welchen Funktionen sie Zugriff ermöglichen. Es kann also sein, dass Funktionen beschrieben sind, die nicht Bestandteil deines individuellen Produktpaketes sind. Sofern du Fragen dazu hast, wende dich bitte an unseren Support.
Belege, Kontakte & Artikel
Diese Berechtigung wird standardmäßig an jeden Benutzer* vergeben und kann nicht entzogen werden. Es ermöglicht Einblick auf die komplette Belegliste und - je nach Featureumfang des gebuchten Pakets - Ausgangsbelege zu erstellen, Eingangsbelege hochzuladen, Kontakte und Artikel einzusehen und zu bearbeiten.
*Für Benutzer, die die Lohn Self Service Rechte besitzen, kann auch diese Berechtigung entzogen werden.
Finanzbuchhaltung
Benutzer mit dieser Berechtigung haben die Möglichkeit, Finanzreports einzusehen, die angebundenen Online Bankkonten zu verwalten, sowie die Kasse und die Buchhaltung zu verwalten.
Lohnabrechnung
Dieses Recht erscheint, sofern du ein Produkt mit Lohn und Gehalt gebucht hast.
Benutzer mit dieser Berechtigung haben die Möglichkeit Lohnabrechnungen zu erstellen und erhalten Einblick in alle Lohndokumente deiner Mitarbeiter.
Administration
Dieses Recht ermöglicht es dir und anderen Nutzern mit diesem Recht, die Benutzerverwaltung zu bedienen, neue Benutzer anzulegen oder zu löschen und weitere Basiseinstellungen deines Accounts sowie die Vertragsdaten des Accounts zu verwalten.
Beachte, dass jeder Benutzer mit dieser Berechtigung die Möglichkeit hat, Berechtigungen aller anderen Benutzer zu ändern oder zu entfernen, das gilt auch für andere Benutzer mit Adminrechten.
Self Service
Dieses Recht erscheint, sofern du Lohn und Gehalt gebucht hast, bei Benutzern, die du gleichzeitig auch als Mitarbeiter abrechnest und denen du Zugriff zum Mitarbeiter Self Service erteilst.
Benutzer mit diesem Recht erhalten die Möglichkeit, ihre eigenen Lohndokumente über Lexware Office einzusehen und herunterzuladen.
Wie kann ich die Berechtigungen ändern?
Um die Berechtigungen eines Benutzers anzupassen, wechsle zunächst in die Benutzerverwaltung.
Anschließend öffnet sich die Übersicht aller Benutzer in deiner Organisation. Wähle den Benutzer aus, dessen Berechtigungen du ändern möchtest.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü im entsprechenden Eintrag des gewünschten Benutzers auf Benutzer bearbeiten.
Anschließend öffnet sich die Detailansicht des Benutzers, dort kannst du im Abschnitt Berechtigungen die gewünschten Änderungen vornehmen, indem du die Berechtigungen durch Anklicken aktivierst bzw. deaktivierst.
Egal ob du einen neuen Benutzer einlädst oder einen bestehenden Benutzer bearbeitest, solltest du stets darauf achten, dass die Berechtigungen entsprechend deinen Bedürfnissen konfiguriert sind, damit jeder deiner Benutzer nur das sehen und tun kann, was in deinem Sinne ist.
Wie kann ich einen bestehenden Benutzer löschen?
Um einen Benutzer zu löschen, wechsle in die Benutzerverwaltung (Einstellungen -> Benutzer).
Anschließend öffnet sich die Übersicht aller Benutzer in deiner Organisation. Wähle den Benutzer aus, den du löschen möchtest.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü im entsprechenden Eintrag des gewünschten Benutzers auf Benutzer löschen.
Anschließend bestätige den sich öffnenden Dialog und schon ist der Benutzer gelöscht.
Du kannst einen Benutzer jederzeit löschen. Das geht unabhängig davon, ob der Benutzer eine Einladung bereits angenommen hat oder nicht.
Die einzige Ausnahme: Wenn ein Benutzer unter den Einstellungen unter dem Punkt “Mein Vertrag” als Ansprechpartner hinterlegt ist, kann dieser nicht gelöscht werden!
Das Löschen eines Benutzers bewirkt, dass dieser Benutzer sich nicht mehr einloggen kann und keinerlei Zugriff mehr auf deine Daten in Lexware Office hat. Seine Aktionen bleiben dennoch in der Protokollierung gespeichert, sodass keine nach den GoBD relevanten Daten verloren gehen.