Mit einem Steuerberater-Zugang gibst du deiner Steuerkanzlei direkten, digitalen Zugriff auf deinen Lexware Office Account. So ersparst du dir den Austausch von unsortierten Belegsammlungen und Aktenordnern – und arbeitest mit deiner Kanzlei jederzeit auf demselben, tagesaktuellen Stand.
Der Steuerberater-Zugang ist für dich und deine Kanzlei komplett kostenlos.
Die Verbindung erfolgt über die E-Mail-Adresse deiner Steuerkanzlei.
Voraussetzungen, um deine Steuerkanzlei einzuladen
Um deine Steuerkanzlei in Lexware Office einzuladen, benötigst du die Berechtigung „Administration" in der Benutzerverwaltung. Ohne diese Berechtigung kannst du keinen Steuerberater-Zugang anlegen.
So prüfst oder setzt du die Berechtigung „Administration":
Öffne Einstellungen > Benutzer.
Wähle den gewünschten Benutzer aus.
Setze den Haken bei „Administration" und speichere.
Die richtige E-Mail-Adresse deiner Steuerkanzlei klären
Die Verbindung zu deiner Steuerkanzlei läuft technisch über deren E-Mail-Adresse. Kläre deshalb vor der Einladung, welche E-Mail-Adresse deine Kanzlei nutzt – so vermeidest du, dass die Einladung ins Leere läuft.
Deine Kanzlei hat bereits einen Steuerkanzlei-Account: Frage nach der E-Mail-Adresse, mit der die Kanzlei in Lexware Office registriert ist.
Deine Kanzlei hat noch keinen Steuerkanzlei-Account: Kläre, mit welcher E-Mail-Adresse sich die Kanzlei bei Lexware Office registrieren möchte.
Schritt für Schritt: So lädst du deine Steuerkanzlei ein
Mit den folgenden Schritten lädst du deine Steuerkanzlei zur Zusammenarbeit in Lexware Office ein. Die Einladung ist nur über den Browser am PC oder Laptop möglich, nicht in der Lexware Office App.
1. Benutzerverwaltung öffnen: Öffne die Benutzerverwaltung unter Einstellungen > Benutzer.
2. Prozess starten: Klicke auf „+ Steuerberater anlegen".
3. Daten eingeben: Es öffnet sich ein Formular mit einem bereits vorbelegten Einladungstext. Trage im Bereich „Persönliche Daten" nur die Anrede, den Namen und die E-Mail-Adresse deiner Steuerkanzlei ein.
4. Einladung absenden: Klicke auf „Einladung versenden" um die Einladung abzuschicken.
Hinweis: Die Einladung ist aus Sicherheitsgründen nur 7 Tage gültig. Nimmt deine Kanzlei sie in dieser Zeit nicht an, kannst du die Einladung jederzeit über die drei Punkte hinter der Einladung erneut senden.
Status der Einladung prüfen
Nachdem du die Einladung versendet hast, siehst du den Status direkt in der Benutzerverwaltung unter Einstellungen > Benutzer:
Noch nicht bestätigt: Solange deine Steuerkanzlei die Einladung noch nicht angenommen hat, erscheint der Eintrag unter „Noch nicht bestätigte Benutzer".
Erfolgreich verbunden: Sobald die Kanzlei die Einladung angenommen hat, erscheint sie unter „Steuerberater-Zugänge“.
Was deine Steuerkanzlei nach Erhalt der Einladung tun muss
Nach dem Versand der Einladung registriert sich deine Steuerkanzlei selbst für einen Steuerberater-Account. Diese Schritte führt die Kanzlei durch – du kannst die Hinweise gerne an deine Kanzlei weiterleiten:
Auf den Link in der Einladungs-E-Mail klicken. Der Link ist 7 Tage gültig.
Auf der Registrierungsseite für Steuerberater:innen alle nötigen Felder ausfüllen (E-Mail sowie die freiwilligen Angaben) und ein Passwort festlegen. Diese Daten sind später die Zugangsdaten für den Login.
Den Datenschutzbestimmungen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen und auf „Kostenlos registrieren" klicken.
Die E-Mail-Adresse über den Bestätigungslink final bestätigen, der direkt nach der Registrierung per E-Mail ankommt.
Hinweis: Der Einladungslink verliert nach der Registrierung seine Gültigkeit. Deine Steuerkanzlei meldet sich danach immer über das Standard-Login von Lexware Office an – unter office.lexware.de oben rechts auf Login, mit den selbst vergebenen Zugangsdaten. Die Zugangsdaten der Kanzlei unterscheiden sich von deinen eigenen.
Einladung erneut senden, wenn der Link abgelaufen oder verloren ist
Findet deine Steuerkanzlei den Einladungslink nicht mehr? Oder ist die Einladung nach 7 Tagen abgelaufen? Du kannst die Einladung dann jederzeit erneut senden:
Öffne die Benutzerverwaltung unter Einstellungen > Benutzer.
Suche die offene Einladung an deine Steuerkanzlei.
Klicke auf die drei Punkte hinter der Einladung und wähle erneut senden.
Deine Kanzlei erhält dann eine neue E-Mail mit einem gültigen Einladungslink.
Den Steuerberater-Zugang verwalten
Kannst du den Zugriff deiner Steuerkanzlei einschränken?
Kannst du den Zugriff deiner Steuerkanzlei einschränken?
Den Zugriff deiner Steuerkanzlei auf einzelne Bereiche kannst du nicht einschränken. Sobald du deiner Steuerkanzlei einen Zugang gewährst, kann diese alle Informationen in deinem Account einsehen – einschließlich aller angebundenen Bankkonten. Individuelle Benutzerrechte lassen sich für den Steuerberater-Zugang nicht vergeben.
Der Hintergrund: Für die Buchhaltung und den Jahresabschluss ist die Einsicht zum Beispiel in Banktransaktionen unerlässlich. Eine Einschränkung würde die vollständige und korrekte Bearbeitung beeinträchtigen.
Deiner Steuerkanzlei Zugriff auf die Lohnbuchhaltung geben
Deiner Steuerkanzlei Zugriff auf die Lohnbuchhaltung geben
Den Zugriff auf die Lohnbuchhaltung schaltest du deiner Steuerkanzlei separat frei – auch wenn der Steuerberater-Zugang bereits eingerichtet ist. So gibst du den Zugriff auf den Lohnbereich frei:
Öffne Einstellungen > Benutzer.
Klicke unter „Steuerberater-Zugänge" neben dem Namen deiner Steuerkanzlei auf die drei Punkte.
Wähle die Option, mit der du den Zugriff auf den Lohnbereich erteilst.
Hinweis: Den Lohn-Zugriff kannst du erst freischalten, wenn deine Steuerkanzlei die Einladung angenommen hat und unter „Steuerberater-Zugänge" erscheint.
Nach der Freischaltung wechselt deine Steuerkanzlei über die Auswahl „Lohn" im oberen Bereich des Dashboards in den Lohn-Account. Die Lohnabrechnungsdaten findet die Kanzlei dort in der Rubrik Dokumente, wo sie die Arbeitgeber-Dokumente als PDF herunterladen kann.
Siehst du, wann sich deine Steuerkanzlei zuletzt angemeldet hat?
Siehst du, wann sich deine Steuerkanzlei zuletzt angemeldet hat?
Den letzten Login deiner Steuerkanzlei kannst du selbst in Lexware Office einsehen. Lexware Office kann diese Daten aus Datenschutzgründen nicht für dich prüfen, da sie verschlüsselt sind.
So findest du die Anmeldungen aller Benutzer und der angebundenen Steuerkanzlei: Öffne die Einstellungen (Zahnrad oben rechts) und anschließend die Protokollierung.
Steuerkanzlei wechseln
Steuerkanzlei wechseln
Wenn du deine Steuerkanzlei wechselst, beendest du die Zusammenarbeit mit der bisherigen Kanzlei und lädst die neue Kanzlei zur Zusammenarbeit ein. Für beide Schritte benötigst du die Berechtigung „Administration".
So lädst du die neue Steuerkanzlei ein:
Öffne Einstellungen > Benutzer und klicke auf „+ Steuerberater anlegen".
Trage Anrede, Name und E-Mail-Adresse der neuen Kanzlei ein und klicke auf „Einladung versenden".
So beendest du die Zusammenarbeit mit der bisherigen Kanzlei:
Öffne Einstellungen > Benutzer.
Klicke bei der bisherigen Kanzlei auf die drei Punkte und wähle „Zusammenarbeit beenden".
Steuerberater-Zugang löschen
Steuerberater-Zugang löschen
Den Steuerberater-Account kann nur die Steuerkanzlei selbst löschen. Aus Datenschutzgründen kann Lexware Office das Löschen nicht für dich übernehmen.
So löscht die Steuerkanzlei ihren Account: Im Steuerberater-Zugang auf „Profil bearbeiten" klicken und auf der Startseite dieses Bereichs ganz unten „Konto löschen" wählen.
Häufige Fragen zum Steuerberater-Zugang
Kann ich meine Steuerkanzlei auch in der Lexware Office App einladen?
Kann ich meine Steuerkanzlei auch in der Lexware Office App einladen?
Du kannst deine Steuerkanzlei nicht in der Lexware Office App einladen. Die Einladung zur Zusammenarbeit ist nur über den Browser an deinem PC oder Laptop möglich.
Kann auch meine Steuerkanzlei mich zur Zusammenarbeit einladen?
Kann auch meine Steuerkanzlei mich zur Zusammenarbeit einladen?
Ja, auch deine Steuerkanzlei kann dich zur Zusammenarbeit einladen. Die Kanzlei klickt dazu in ihrem Steuerberater-Account auf „+ Mandant hinzufügen" und gibt die E-Mail-Adresse ein, unter der du deinen Account führen möchtest.
Hinweis: Besitzt du bereits einen Lexware Office Account, muss die Kanzlei für die Einladung genau die E-Mail-Adresse verwenden, mit der du bei Lexware Office registriert bist. Du erhältst dann eine persönliche Einladung, bestätigst die Zusammenarbeit und kannst direkt starten.
Kann meine Steuerkanzlei nach meiner Kündigung noch auf den Account zugreifen?
Kann meine Steuerkanzlei nach meiner Kündigung noch auf den Account zugreifen?
Nach einer Kündigung kann deine Steuerkanzlei nicht mehr neu zur Zusammenarbeit eingeladen oder verbunden werden. Eine nachträgliche Verbindung ist bei gekündigten Accounts nicht möglich.
Du kannst die Daten deines Accounts aber weiterhin exportieren und die Exportdateien deiner Kanzlei zur Verfügung stellen. Die automatischen Schnittstellen an die Steuerkanzlei (DATEV Rechnungsdatenservice, DATEV Buchungsdatenservice, ADDISON OneClick) sind dann nicht mehr nutzbar – ein manueller Buchhaltungs-Export funktioniert weiterhin.
Den manuellen Export findest du unter Einstellungen > Export > Meine Lexware Office-Dateien herunterladen > Export Belege und Buchungsdaten. Bespreche am besten mit deiner Kanzlei, ob diese nur die Buchungen, nur die Belegbilder oder beides benötigt.