Die Erfassung einer E-Rechnung
Bereits jetzt kannst du mit Lexware Office E-Rechnungen empfangen und verarbeiten.
Du erfasst die E-Rechnungen im Prinzip genau so, wie du bisher auch deine Eingangsrechnungen erfasst hast.
Hier findest du alle Informationen, wie du schnell und einfach mehrere Belege in Lexware Office hochladen kannst.
E-Rechnungsformate & Gültigkeit
💡Beim Upload von E-Rechnungen findet eine Validierung auf die technische Gültig- & Auswertbarkeit der Datei statt. Veraltete oder fehlerhafte E-Rechnungen werden vom System abgelehnt.
Format / Version | aktuell gültig | verfügbar in der Belegerfassung |
XRechnung ältere Versionen | nein | nein |
EN16931 konforme XML-Rechnungen, inkl. XRechnung 3.0.1 | ja | CII ✅ UBL ✅ |
ZUGFeRD ältere Versionen | nein | nein |
ZUGFeRD ab 2.0 | ja | ✅ |
ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRechnung | ja | ✅ |
War der Upload erfolgreich, findest du den Beleg wie gewohnt im Status zu prüfen, kannst diesen auswählen und rechts über die Schaltfläche Beleg erfassen die Belegerfassungsmaske öffnen.
In der Belegliste kannst du im rechten Bereich anhand der Bezeichnung "E-Rechnung" sehen, dass es sich um einen Beleg im E-Rechnungsformat handelt. Ebenfalls siehst du rechts in den Belegdetails unter Belegformat, um welchen Dateityp es sich handelt:
In der Belegerfassungsmaske siehst du auf der linken Seite das Belegbild. Bei XML-Dateien wird eine Visualisierung des XML-Codes generiert, damit der Inhalt für dich lesbar wird.
So kann diese Vorschau aussehen:
Ebenfalls in der Belegerfassungsmaske siehst du anhand des Badges im oberen rechten Bereich, dass es sich um eine E-Rechnung handelt:
Die ausgelesenen Daten sind rechtlich bindend
Die Daten, welche im rechten Erfassungsbereich eingesetzt sind, stammen bei korrekt ausgestellten E-Rechnungen aus dem maschinenlesbaren Teil der Datei.
Bei Abweichungen zum Inhalt des Belegbildes ist es möglich, die Felder manuell zu bearbeiten. Jedoch empfehlen wir dir bei Abweichungen zwischen den ausgelesenen Werten und dem Belegbild, eine korrigierte Datei bei deinem Lieferanten anzufordern, da der Gesetzgeber den maschinenlesbaren Teil als rechtlich bindend sieht.
Wie genau Lexware Office dich bei der Anforderung einer Korrektur bei deinem Lieferanten unterstützt, erklären wir in diesem Wissensartikel:
Auf der linken Seite findest du auch die gewohnten Symbole, jedoch gibt es hierzu auch ein paar Hinweise:
👉 Die manuelle Texterkennung ist bei E-Rechnungen deaktiviert, da der maschinenlesbare Teil ausschlaggebend ist.
👉 Die Bearbeitung der Belegseiten steht für E-Rechnungen unter dem Stift-Symbol nicht zur Verfügung, da E-Rechnungsdokumente nicht verändert werden dürfen.
👉 Über das Symbol der beiden Klammern <> kannst du dir die angehängte XML-Datei herunterladen und auf deinem Gerät abspeichern.
So unterstützt dich das System bei der Erfassung deines ersten E-Rechnungsbeleges
Bei deinem ersten Upload einer E-Rechnung startet in der Belegerfassung automatisch eine kurze Einführungstour, in der du Schritt für Schritt durch die Erfassung des ersten E-Rechnungsbelegs geführt wirst:
Erklärvideo
Gerne zeigen wir dir auch in bewegten Bildern, wie einfach du E-Rechnungen in Lexware Office erfassen kannst 🎦
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