Du möchtest alle Infos, Notizen und Dokumente zu deinen Kunden und Lieferanten an einem Ort haben – und nichts mehr suchen müssen? Der Kontaktmanager (Kunden- und Lieferantenmanager) macht genau das möglich. Du findest ihn im Hauptmenü unter Kontakte, und deine aktuellen Aufgaben hast du dabei immer im Blick.

(Vom vollen Funktionsumfang profitierst du in Lexware Office XL)

Schreib Notizen zum letzten Telefonat und kommentiere Fotos, PDFs und andere Dokumente. Alle Inhalte kannst du mit deinem Team teilen – so geht nichts verloren und du findest alles an einem Ort.

In den folgenden vier Erklärvideos zeigen wir dir, was der Kontaktmanager kann:

Video 1 – Kontakte anlegen und gruppieren: zeigt, wie du neue Kontakte im Kontaktmanager erstellst und nach Gruppen sortierst.

Video 2 – Belegerstellung leicht gemacht: zeigt, wie du beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten auf die Kundenhistorie im Kontaktmanager zugreifst.

Video 3 – Aufgaben erstellen und verwalten: zeigt, wie du Aufgaben und Erinnerungen im Kontaktmanager anlegst und deine Aufgabenliste im Blick behältst.

Video 4 – Die Kontakthistorie / Timeline: zeigt, wie du in der Timeline alle Inhalte zu einem Kunden oder Lieferanten nach Datum sortiert findest.

Der Kontaktmanager ist dein zentraler Ort für Dokumentation und Protokollierung. Du lädst dort Dateien wie Kataloge, Beispielfotos, Pläne, Preislisten oder Verträge direkt beim Kunden oder Lieferanten hoch. Beachte dabei, dass im Kontaktmanager maximal 50.000 Dateien hochgeladen und gespeichert werden können. Zusätzlich schreibst du Notizen zu Telefonaten oder Terminen und legst Aufgaben mit Erinnerungsfunktion an, damit du keine Fälligkeit verpasst. Details dazu findest du in diesen Artikeln: Wie kann ich Dateien beim Kunden oder Lieferanten hochladen?, Wie füge ich Notizen bei Kunden:innen und Lieferant:innen hinzu? und Wie kann ich Aufgaben/Erinnerungen erstellen?

Jeder Kontakt im Kontaktmanager erhält automatisch eine Kundennummer, die du bei Bedarf auch manuell festlegst oder änderst. Falls durch Import oder Mehrfacheingabe doppelte Kontakte entstanden sind, führst du sie zusammen, ohne Notizen, Dateien oder Aufgaben zu verlieren. Mehr dazu in: Wie vergebe ich eine Kundennummer? und Doppelte Kunden bzw. Lieferanten zusammenführen

Beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten greifst du direkt auf die Kundenhistorie aus dem Kontaktmanager zu, versendest hinterlegte Dateien mit dem Beleg und kommentierst Rechnungen oder Angebote im Team. In der Belegerfassung entscheidest du zusätzlich, ob ein Kontakt dauerhaft im Kontaktmanager gespeichert wird oder nur als Einmalkontakt für diesen einen Beleg dient. Mehr dazu in: Wie kann ich während der Rechnungs- oder Angebotserstellung auf die Kundenhistorie zugreifen?, Wie kann ich Dateien aus dem Kontaktmanager mit der Rechnung oder dem Angebot versenden?, Wie kann ich eine Rechnung oder ein Angebot kommentieren? und Arbeiten mit Kontakten: Speichern oder Einmalkontakt

Mit Tags filterst du deine Inhalte und Kontakte gezielt, zum Beispiel nach Projekten oder Kundengruppen. So findest du in der Timeline alle Inhalte zu einem Kunden oder Lieferanten – nach Datum sortiert, von der ersten Gesprächsnotiz über Detailfotos bis zur aktuellen Projektdokumentation. Mehr dazu in: Wie kann ich Kunden oder Lieferanten mit Tags versehen, bzw. gruppieren? und Wie kann ich Inhalte im Kontaktmanager mit Tags versehen, bzw. gruppieren?

Auch unterwegs hast du den Kontaktmanager über die iOS- und Android-App im Griff: Das Kontaktmanager-Dashboard zeigt dir jederzeit deine offenen Aufgaben, und du lädst Dateien direkt aus anderen Apps in den Kontaktmanager hoch. Mehr dazu in: Kontaktmanager für iOS, Dateien aus anderen Apps in den Kontaktmanager hochladen mit der Lexware Office Android App und App-Shortcuts (Android) auf dem Startbildschirm

Du greifst von überall auf die Informationen im Kontaktmanager zu und bearbeitest sie gemeinsam mit deinem Team – einfach und intuitiv auf allen Endgeräten. Dank der Kommentarfunktion kannst du alle Inhalte kommentieren und schaffst so maximale Transparenz im Team.