Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über eine Anzahlung für eine Leistung, die noch nicht vollständig erbracht ist. Mit ihr forderst du einen Teil des Gesamtbetrags vorab an – z. B. bei längeren Projekten – und sicherst so deine Liquidität.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Mit einer Abschlagsrechnung forderst du eine Anzahlung an, bevor du die Leistung vollständig ausgeführt hast. Den Gesamtbetrag rechnest du später mit einer Schlussrechnung ab. Darin ziehst du die bezahlten Anzahlungen ab.
Für eine Abschlagsrechnung gelten umsatzsteuerlich die Pflichtangaben einer Rechnung entsprechend (§ 14 Abs. 5 Umsatzsteuergesetz). Sie enthält also z. B. Rechnungsnummer, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag.
In Lexware Office erstellst du eine Abschlagsrechnung über Neue Rechnung → Neue Abschlagsrechnung oder direkt aus einem Angebot. Die Funktion ist nur im Tarif Lexware Office XL verfügbar.
Abschlagsrechnung bei EÜR und Bilanz
Wie eine bezahlte Abschlagsrechnung in deinem Gewinn erscheint, hängt von deiner Gewinnermittlungsart ab.
Abschlagsrechnung bei Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)
Wenn du deinen Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ermittelst, ist die Anzahlung aus einer Abschlagsrechnung eine Betriebseinnahme. Sie zählt zum Zahldatum, also an dem Tag, an dem das Geld bei dir eingeht.
Abschlagsrechnung bei Bilanzierung
Wenn du bilanzierst, ist die bezahlte Anzahlung aus einer Abschlagsrechnung noch keine Betriebseinnahme. Der Grund: Die zugehörige Leistung ist noch nicht erbracht. Die Anzahlung erscheint deshalb nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung. Den vollständigen Umsatz weist du erst mit der Schlussrechnung aus, also nachdem du die Leistung ausgeführt hast.
Umsatzsteuer bei der Abschlagsrechnung
Bei der Anzahlung aus einer Abschlagsrechnung entsteht die Umsatzsteuer immer mit dem Zahldatum. Das nennt man Mindest-Istbesteuerung.
Die Mindest-Istbesteuerung gilt unabhängig von deiner Besteuerungsart:
Bei der Istbesteuerung zahlst du die Umsatzsteuer, wenn das Geld eingeht.
Bei der Sollbesteuerung zahlst du die Umsatzsteuer normalerweise schon mit dem Belegdatum. Für Anzahlungen gilt aber trotzdem das Zahldatum.
Aus dem erhaltenen Betrag rechnest du die enthaltene Umsatzsteuer (19 % oder 7 %) heraus. Diese führst du an das Finanzamt ab – und zwar für den Voranmeldungszeitraum, in dem das Geld eingegangen ist. Der Voranmeldungszeitraum ist der Monat oder das Quartal, für den du die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibst.
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Die Schlussrechnung (auch Endrechnung) ist die reguläre Rechnung über die vollständig ausgeführte Lieferung oder Leistung. In der Schlussrechnung ziehst du die Anzahlungen aus deinen Abschlagsrechnungen vom Gesamtbetrag ab.
ℹ️ Wichtig: In der Schlussrechnung ziehst du nur Abschläge ab, die tatsächlich bezahlt wurden. Eine Abschlagsrechnung, die noch offen ist, darfst du nicht abziehen.
Für den Restbetrag der Schlussrechnung gilt wieder deine eingestellte Besteuerungsart. Bei der Istbesteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit dem Zahldatum, bei der Sollbesteuerung mit dem Belegdatum.