Definition 📖: Anzahlungen sind Vorleistungen auf ein Geschäft, bei dem die vom Geschäftspartner zu erbringende Lieferung und Leistung noch aussteht.
Das bedeutet, dass eine anteilige Zahlung vor Lieferung bzw. vor Erhalt der (Gegen-) Leistung stattfindet.
Geleistete Anzahlungen können nicht korrekt in Lexware Office verbucht werden.
Sollte dir jedoch eine ordnungsgemäße "Anzahlungsrechnung" vorliegen, steht dir bei einer geleisteten Anzahlung grundsätzlich der Vorsteuerabzug zu.
Wie du diesen in der Praxis berücksichtigen kannst, erfährst du hier:
1.) Geleistete Anzahlungen für EÜRler
Für die EÜR ist der Zu- und Abfluss wesentlich. Wann du die Anzahlung als "Ausgabe" in der EÜR wiederfindest, hängt von der Art deiner Ausgabe ab.
⚠️ Der nachfolgende "Workaround" wird nur empfohlen, wenn du eine ordnungsgemäße "Abschlagsrechnung / Anzahlungsrechnung" erhalten hast.
Die Vorgehensweise sollte mit deiner Steuerberatung abgesprochen werden, da ggf. Umbuchungen erfolgen müssen.
1.1.) Anzahlung auf Anlagevermögen
Erfasse die jeweiligen Anzahlungen als Ausgabenbelege einzeln über die Belegerfassung auf dieselbe Anlagekategorie.
Eine Auswahl an Anlagenkategorien findest du in der Erweiterten Kategoriensuche:
Tipp: ✏️ Notiere jeweils im Feld "Beschreibung (optional)" den Zusammenhang mit dem späteren Anlagegut.
Bei der Frage - Möchtest du diese Ausgabe jetzt als Anlagegut erfassen? – wähle "später".
(Erscheint nur bei Anschaffungskosten von über 250 €).
✔️ Eine Buchung auf das entsprechende Anlagekonto ist erfolgt.
✔️ Die Vorsteuer ist im richtigen Voranmeldungszeitraum berücksichtigt.
Der Kauf eines Anlagegutes ist im ersten Schritt erfolgsneutral. Das heißt die gerade gebuchten Anschaffungskosten werden nicht in der EÜR ausgewiesen.
Erst mit der monatlichen Abschreibung erfolgt die Berücksichtigung als Ausgabe.
Hierfür erfasst du später das Anlagegut in der Anlagenverwaltung.
Die Schlussrechnung ist ebenfalls, wie die Anzahlungen, zu erfassen.
⚠️Achtung: Erfasse hierbei nur noch den Betrag abzüglich der Anzahlung.
Wenn das Anlagegut geliefert wurde und alle einzelnen Belege erfasst sind, gehe vom Menüpunkt "Buchhaltung" auf den Reiter "Anlagen", damit die Anlage erfasst und abgeschrieben werden kann.
Oben links findest du den grünen Button "+ neue Anlage erfassen".
Erfasse die gesamte Anlage. Dabei entspricht der Anschaffungswert der Summe der Voraus- und Schlusszahlungen. Für das Anschaffungsdatum kannst du ggf. das Datum der Fertigstellung/der Lieferung nutzen. Im Zweifel halte diesbezüglich Rücksprache mit deiner Steuerberatung.
Tipp: ✏️ Notiere auch hier den Zusammenhang mit den einzelnen Belegen.
✔️ Geschafft, Dein Anlagegut wird nun automatisch abgeschrieben! Die monatliche Abschreibungsbuchung erfolgt immer zum Letzten des Monats. Dann siehst du die gewinnmindernde Buchung auch in deiner Gewinnermittlung (EÜR).
1.2.) Anzahlung für andere Ausgaben
Erfasse für diese Zahlung direkt einen "normalen" Ausgabenbeleg auf die entsprechenden Ausgabenkategorie.
Für den Restbetrag erfasst du dann später einen zusätzlichen Ausgabenbeleg.
⚠️Achtung: Erfasse hierbei nur noch den Betrag abzüglich der Anzahlung.
✔️ Die Vorsteuer ist im richtigen Voranmeldungszeitraum berücksichtigt.
✔️ Das entsprechende Ausgabenkonto ist gebucht. Die Ausgabe siehst du zum Zahldatum in der EÜR.
1.3) Schlussrechnung ohne weiteren Zahlbetrag?
Liegt die Schlussrechnung bei 0,00 € kannst du diese nicht mit Lexware Office erfassen, da die Belegerfassung dies nicht zulässt.
Wenn du den Lieferanten als Kontakt angelegt hast, kannst du ggf. die Schlussrechnung zur Aufbewahrung als Datei im Kontaktmanager hochladen.
Dabei kannst du auch einen "Tag" anlegen und diesen jeweils mit dem Kontakt, der Anzahlungsrechnung und der Schlussrechnung verknüpfen. So bleibt der Vorgang auch für die Zukunft nachvollziehbar.
1.4 )💰Geschäft kommt nicht zustande/Erstattung
Du hast die Anzahlung erfasst, die Vorsteuer geltend gemacht und nun kommt es doch zu keinem Geschäft? Wie du mit der erstatteten Anzahlung umgehen kannst, erfährst du hier in unserem Wissensartikel:
2.) Geleistete Anzahlungen für Bilanzierer
Eine Bilanz ist periodengerecht, sodass Ausgaben grundsätzlich dort erfasst werden müssen, wohin Sie wirtschaftlich hin gehören. In Lexware Office wird hierfür die Gewinn- und Verlustrechnung mit Leistungsdatum bzw. Belegdatum bebucht.
💡Geleistete Anzahlungen sind im Zeitpunkt der Zahlung zu bilanzieren.
Grundsätzlich müsste hier jedoch ein Anzahlungskonto bebucht und bei Erhalt der Schlussrechnung/Gegenleistung wieder ausgeglichen werden. Diese Buchung ist nicht mit Lexware Office darstellbar.
⚠️ Der nachfolgende "Workaround" wird nur empfohlen, wenn du eine ordnungsgemäße "Abschlagsrechnung / Anzahlungsrechnung" erhalten hast.
Die Vorgehensweise sollte mit deiner Steuerberatung abgesprochen werden, da ggf. Umbuchungen erfolgen müssen.
2.1.) Anzahlung auf Anlagevermögen
Erfasse die jeweiligen Anzahlungen als Ausgabenbelege einzeln über die Belegerfassung auf dieselbe Anlagekategorie.
Eine Auswahl an Anlagenkategorien findest du in der Erweiterten Kategoriensuche:
Tipp: ✏️ Notiere jeweils im Feld "Beschreibung (optional)" den Zusammenhang mit dem späteren Anlagegut
Bei der Frage - Möchtest du diese Ausgabe jetzt als Anlagegut erfassen? – wähle "später".
(Erscheint nur bei Anschaffungskosten von über 250 €).
✔️ Eine Buchung auf das entsprechende Anlagekonto ist erfolgt.
✔️ Die Vorsteuer ist im richtigen Voranmeldungszeitraum berücksichtigt.
Der Kauf eines Anlagegutes ist im ersten Schritt erfolgsneutral. Das heißt die gerade gebuchten Anschaffungskosten werden nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen.
Erst mit der monatlichen Abschreibung erfolgt die Berücksichtigung als Ausgabe.
Hierfür erfasst du später das Anlagegut in der Anlagenverwaltung.
Die Schlussrechnung ist ebenfalls, wie die Anzahlungen, zu erfassen.
⚠️Achtung: Erfasse hierbei nur noch den Betrag abzüglich der Anzahlung.
Wenn das Anlagegut geliefert wurde und alle einzelnen Belege erfasst sind, gehe vom Menüpunkt "Buchhaltung" auf den Reiter "Anlagen", damit die Anlage erfasst und abgeschrieben werden kann.
Oben links findest du den grünen Button "+ neue Anlage erfassen".
Erfasse nun die gesamte Anlage. Dabei entspricht der Anschaffungswert der Summe der Voraus- und Schlusszahlungen. Für das Anschaffungsdatum kannst du ggf. das Datum der Fertigstellung/der Lieferung nutzen. Im Zweifel halte diesbezüglich Rücksprache mit deiner Steuerberatung.
Tipp: ✏️ Notiere auch hier den Zusammenhang mit den einzelnen Belegen.
✔️ Geschäfft, dein Anlagegut wird nun automatisch abgeschrieben! Die monatliche Abschreibungsbuchung erfolgt immer zum Letzten des Monats. Dann siehst du die gewinnmindernde Buchung auch in deiner Gewinnermittlung (G&V).
2.2.) Anzahlung für andere Ausgaben
Damit die Vorsteuer bereits korrekt berücksichtigt werden kann ist bei Bezahlung die Anzahlungsrechnung zu erfassen.
Wir empfehlen den Rechnungsbetrag aufzuteilen und dabei den Vorsteuerbetrag auf "gezahlte Vorsteuer" zu erfassen.
Die Ausgabe an sich ist bilanztechnisch noch nicht abziehbar, sondern erst mit Erhalt der Schlussrechnung/Gegenleistung. Wir empfehlen den Betrag auf "durchlaufender Posten" zu kategorisieren um diesen dann im Jahresabschluss umbuchen zulassen.
Die Schlussrechnung ist ebenfalls auf die Kategorie "gezahlte Vorsteuer" sowie auf "durchlaufender Posten" zu kategorisieren.
⚠️ Achtung: Erfasse hierbei nur noch den Betrag abzüglich der Anzahlung.
Der Betrag ist dann, wie die Anzahlung, im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten auf das entsprechende Konto umzubuchen.
2.3.) Schlussrechnung ohne weiteren Zahlbetrag?
Liegt die Schlussrechnung bei 0,00 € kannst du diese nicht mit Lexware Office erfassen, da die Belegerfassung dies nicht zulässt.
Wenn du den Lieferanten als Kontakt angelegt hast, kannst du ggf. die Schlussrechnung zur Aufbewahrung als Datei im Kontaktmanager hochladen.
Dabei kannst du auch einen "Tag" anlegen und diesen jeweils mit dem Kontakt, der Anzahlungsrechnung und der Schlussrechnung verknüpfen. So bleibt der Vorgang auch für die Zukunft nachvollziehbar.
2.4.) 💰Geschäft kommt nicht zustande/Erstattung
Du hast die Anzahlung erfasst, die Vorsteuer geltend gemacht und nun kommt es doch zu keinem Geschäft? Damit du die erstattete Anzahlung korrekt abbilden kannst, empfehlen wir wie folgt vorzugehen:
Öffne die Belegerfassung und lade das dazugehörige Belegbild hoch.
👉 Solltest du für die Gutschrift keinen Beleg erhalten haben, den du als Belegbild hochladen kannst, ist dies für die Erfassung nicht zwingend notwendig.
Um einen Beleg ohne Bilddokument zu erfassen, aktiviere den Schalter unten links "Kein Bilddokument verwenden".
Als Belegtyp wählst du "Ausgabenminderung" aus.
👉 Achte nun darauf, dass du innerhalb der Belegerfassung die gleiche Kategorie verwendest, die du auch für die ursprüngliche Ausgabe gewählt hast.
In diesem Fall Durchlaufende Posten und Gezahlte Vorsteuer.
Zum Beispiel:
Anschließend speicherst du den Beleg ab und kannst diesen nun dem dazugehörigen Bankumsatz (unter Finanzen>Umsätze) zuordnen:
Durch die korrekte Erfassung der Gutschrift erzielst du, dass die "Ausgabe" und die abzugsfähige Vorsteuer korrigiert werden. ✅