Anlagegüter dienen deinem Unternehmen mehrere Jahre, verlieren aber über die Jahre an Wert. Dieser Wertverlust kann durch verschiedene Faktoren verursacht werden, zum Beispiel durch die tägliche Nutzung und den damit verbundenen Verschleiß oder auch aufgrund von technischen Weiterentwicklungen, die ein Gerät veralten lassen.
Buchhalterisch erfasst man diesen Wertverlust als Abschreibung, um den tatsächlichen Wert der Vermögensgegenstände im Unternehmen korrekt abzubilden. Die Anschaffung wird also nicht direkt als Ausgabe verbucht, sondern über gleichmäßig verteilte Abschreibungsbeträge.
In diesem Artikel erfährst du, wie du die Anschaffung deines Anlagegutes korrekt verbuchst und die automatische monatliche Abschreibung auslöst.
Dazu stehen die steuerlich anerkannten Abschreibungsmethoden zur Verfügung.
Erfassung der Anlage über einen Ausgabenbeleg
Um sicherzustellen, dass deine Ausgabe korrekt verbucht und das entsprechende Anlagegut in dein Anlagenverzeichnis aufgenommen wird, ist die Anlage über die Belegerfassung einzubuchen.
Wähle dafür eine passende Kategorie aus dem Anlagevermögen aus.
Wenn du eine Ausgabe erfasst, erkennt Lexware Office anhand der gewählten Kategorie automatisch, ob es sich um ein potenzielles Anlagegut handelt.
Beim Speichern fragt dich Lexware Office daher, ob du die Ausgabe auch als Anlagegut abschreiben möchtest. Bestätige dies mit "Jetzt erfassen":
Anschließend wirst du direkt in die Anlagenverwaltung weitergeleitet, wo du das neue Anlagegut mit Bezug zum Beleg erfassen kannst.
Durch die Verknüpfung zu dem dazugehörigen Ausgabenbeleg schlägt Lexware Office dir bereits automatisch passende Anlagentypen sowie Abschreibungsdauern vor. Der Anschaffungswert ist auch automatisch hinterlegt.
Vergib eine passende Inventarnummer und wähle ggf. die gewünschte Abschreibungsmethode aus. Welche Methode steuerrechtlich zulässig ist, hängt von der Kategorie, der Höhe der Anschaffungskosten und dem Anschaffungsdatum ab.
Nach dem Speichern steht dir das Anlagegut unter dem Menüpunkt Buchhaltung im Bereich Anlagen zur Verfügung. Dort kannst du auch den detaillierten Abschreibungsverlauf einsehen und deine Anlagenliste ausdrucken.
Im Anschluss ist der Beleg über das Anlagegut noch mit der dazugehörigen Zahlung abzugleichen.
Info: Nach erfolgreicher Erfassung werden die Anlagegüter automatisch in die AVEÜR (Anlageverzeichnis) des amtlichen EÜR-Formulars übernommen.
Buchungen beim Kauf von Anlagevermögen
Der Kauf eines Anlageguts hat zunächst keine Auswirkung auf den Gewinn.
Die Anschaffungskosten erscheinen also nicht sofort als Aufwand in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Ein Anlagegut wird erst durch die Abschreibung zur Betriebsausgabe.
Diese Buchung erfolgt immer zum Monatsende. Wenn du ein Anlagegut erfasst, wird der monatliche Abschreibungsbetrag zum Monatsletzten verbucht. Er ist dann in den ersten Tagen des Folgemonats im Dashboard oder deiner EÜR/GuV ersichtlich.
Das Erfassen des Belegs mit einer Anlagevermögenskategorie löst also die Soll-Buchung auf dem entsprechenden Anlagekonto aus.
Das Erfassen des Anlagegut in der Anlagenverwaltung löst die automatischen Abschreibungsbuchungen aus. Die ergebniswirksame Abschreibung, wird jeweils am Monatsende als Haben-Buchung auf dem entsprechenden Anlagekonto verbucht.
Beispiel: Es wird der Beleg über ein am 01.03.2026 angeschafften Fahrrads erfasst. Das Fahrrad wurde am selben Tag in der Anlagenverwaltung erfasst. Die Zahlung erfolgt am 03.03.2026. Kontenrahmen ist der SKR 03 (Anmerkung bei SKR 04 abweichende Kontonummern).
1.) Buchung bei Belegerfassung am 01.03.2026:
Soll | an | Haben |
380 Sonstige Transportmittel |
| 70001 Sammellieferant |
|
| 1576 abziehbare Vorsteuer 19% |
2.) Buchung der monatlichen Abschreibungsbuchung:
Die Abschreibungsbuchung erfolgt jeweils zum Monatsletzten. In diesem Fall erfolgt die erste Buchung am 31.03.2026.
Soll | an | Haben |
4830 Abschreibungen auf Sachanlagen |
| 380 Sonstige Transportmittel |
3.) Buchung bei Bezahlung des Belegs am 03.03.2026:
Soll | an | Haben |
70001 Sammellieferant |
| 1201 Bank |
Nachträgliche Erfassung der Anlage aus einem Beleg heraus
Die Erfassung des Anlageguts in die Anlageverwaltung kann auch nachträglich aus der Belegliste heraus erfolgen.
Erkennt Lexware Office einen Beleg, bei dem es sich um ein Anlagegut handeln könnte, erscheint der Bereich “Anlage” in den Belegdetails.
Über den Button “Anlage erfassen” kannst du die Anlage mit Bezug zu deinem Beleg nachträglich erfassen:
Restbuchwert einer Anlage erfassen
Den Restbuchwert einer Anlage erfasst du, wenn du z.B. von einer anderen Buchhaltungs- oder Steuersoftware zu Lexware Office gewechselt bist oder einen neuen Account eröffnet hast. Du hast die Möglichkeit, die Buchungen der Abschreibungen in Lexware Office rückwirkend abzubilden.
Für die Erfassung des Restbuchwertes gibt es in Lexware Office zwei Möglichkeiten.
Welche der beiden Varianten am besten für dich geeignet ist, besprich im Zweifelsfall mit deiner Steuerberatung.
📖 Variante 1 - Ursprüngliche Erfassung
Die ursprüngliche Variante ist die empfohlene und zugleich gängigste. Sie ist nicht nur einfacher in der Handhabung, sondern minimiert auch das Risiko von Rechen- oder Erfassungsfehlern.
Hinweis: In Lexware Office können nur Anlagen mit einem Anschaffungsdatum ab dem Jahr 2010 erfasst werden. Falls deine Anlage vor 2010 angeschafft wurde, verwende bitte Variante 2 und erfasse lediglich den Restwert.
Vorgehen: Erfasse die Anlage über einen Ausgabenbeleg zu den ursprünglichen Daten, also dem ursprünglichen Anschaffungsdatum, dem ursprünglichen Anschaffungskosten etc.
Damit werden alle Abschreibungen seit dem Anschaffungsdatum "nachgebucht".
Hinweis: Sofern die Anlage bereits vollständig abgeschrieben ist, verbleibt ein Restbuchwert von 1 Euro im Anlagenverzeichnis als Erinnerungswert.
📖 Variante 2- Erfassung des Restbuchwerts
Du erfasst nur die Abschreibungsbuchungen für den Restbuchwert.
Du hast auch die Möglichkeit, eine Anlage direkt in der Anlagenverwaltung unter Buchhaltung > Anlagen anzulegen. In diesem Fall werden ausschließlich die Abschreibungsbuchungen generiert – ohne vorherige Erfassung eines Ausgabenbelegs.
Das bedeutet, dass bei dieser Vorgehensweise nur die Haben-Buchungen auf dem entsprechenden Anlagekonto ausgelöst werden, während die entsprechende Soll-Buchung des Ausgabenbelegs entfällt.
Diese Variante eignet sich daher vor allem dann, wenn deine Steuerberatung den Jahresabschluss erstellt und die Soll-Buchung der Anschaffung sowie die bisherigen Abschreibungsbuchungen in ihrer Kanzleisoftware verwaltet.
Hinweis: In Lexware Office können nur Anlagen mit einem Anschaffungsdatum ab dem Jahr 2010 erfasst werden.
Vorgehen:
In Lexware Office kann die Abschreibungsdauer nur in vollen Jahren angegeben werden. Dies wirkt sich direkt auf den Abschreibungsbetrag aus. Erfasse daher den Restwert zu einem Anschaffungszeitpunkt, bei dem noch volle Jahre verbleiben. Andernfalls können einzelne Monate verloren gehen.
Wähle eine Abschreibungsdauer, die den verbleibenden Jahren entspricht.
Gib den entsprechend angepassten Restbuchwert als Anschaffungskosten ein.
Beispiel: Seit dem 01.01.2026 bucht A mit Lexware Office. Er besitzt ein Kfz, welches er am 10.11.2024 für 45.000 € netto angeschafft hatte. Die Nutzungsdauer für ein Kfz beträgt 6 Jahre. Die Steuerberatung erstellt weiterhin den Jahresabschluss für A und bittet A lediglich die Abschreibungsbuchungen in Lexware Office zu buchen.
A möchte nun die Abschreibungsbuchungen für 2026 erfassen.
Antwort:
Jährlich Abschreibung: 45.000 € / 6 Jahre = 7.500 €
monatliche Abschreibung: 7.500€ / 12 Monate = 625 €
Bisherige Abschreibung zum 01.01.2026: 14 Monate x 625 €= 8.750 €
Buchwert zum 01.01.2026: 45.000€ - 8.750 € = 36.250 €
Da Lexware Office nur volle Jahre erfassen und abschreiben kann, ist in diesem Fall ein Restbuchwert zum 31.10.2025 zu ermitteln.
Bisherige Abschreibung zum 31.10.2025: 12 Monate x 625 €= 7.500 €
Buchwert zum 31.10.2025: 45.000€ - 7.500 € = 37.500 €
A erfasst den Restbuchwert in der Anlagenverwaltung mit einem Anschaffungsdatum zum 01.11.2025 (1), zu einem "Anschaffungswert" von 37.500 € (2) und einer Nutzungsdauer von nur noch 5 Jahren (3).
Der Buchwert zum 01.01.2026 (4) wird korrekt mit 36.250€ ermittelt.
Hinweis: Sofern die Anlage bereits vollständig abgeschrieben ist, verbleibt ein Restbuchwert von 1 Euro im Anlagenverzeichnis als Erinnerungswert.
Häufig gestellte Fragen
Der Beleg enthält mehrere Anlagen. Wie kann ich mehrere Anlagen in einem Beleg einzeln erfassen?
Der Beleg enthält mehrere Anlagen. Wie kann ich mehrere Anlagen in einem Beleg einzeln erfassen?
In Lexware Office kannst du keine Belegaufteilung oder Splittbuchung auf mehrere Kategorien vornehmen, sobald du eine Anlage erfasst oder eine Kategorie aus dem Anlagevermögen auswählst.
Lade das Belegbild einfach mehrmals in Lexware Office hoch, um jedes Anlagegut einzeln als separaten Beleg zu erfassen.
Tipp: Wenn du die Belegerfassung direkt aus dem Bankumsatz heraus startest, ist der Gesamtbetrag nicht editierbar und eine Zuordnung mehrerer Belege zum selben Bankumsatz nicht möglich.
Wir empfehlen daher, die Belegerfassung über den Button „Beleg hinzufügen" im Dashboard zu starten. So kannst du jeden Beleg mit dem entsprechenden Betrag einzeln erfassen. Anschließend ordnest du alle erfassten Belege gleichzeitig und in einem Vorgang dem Bankumsatz zu.
Wie erfasse ich eine Sonderabschreibung?
Wie erfasse ich eine Sonderabschreibung?
Eine Sonderabschreibung oder auch Sonder-AfA (Absetzung für Abnutzung) wird aufgrund steuerlicher Sondervorschriften vorgenommen und tritt neben die normale Abschreibung.
Sonderabschreibungen sind nicht direkt an Wertminderungen gekoppelt und haben daher einen subventiven Charakter.
Eine Sonderabschreibung kann in Lexware Office nicht durchgeführt werden. Wir empfehlen diese extern, z.B. im Zuge deiner Jahresabschlussarbeiten zu erfassen.
Hinweis: Lexware Office ermöglicht keine manuelle Anpassung der durch Sonderabschreibungen geänderten Buchwerte, da die Anlagenverwaltung nur Optionen für reguläre Abschreibungsmethoden (linear und degressiv) bereitstellt.
Wie erfasse ich den Investitionsabzugsbetrag (IAB)?
Wie erfasse ich den Investitionsabzugsbetrag (IAB)?
In Lexware Office ist es aktuell nicht möglich, einen Investitionsabzugsbetrag (IAB) bei Investitionsabsicht in Abzug zu bringen.
Für die Inanspruchnahme und Auflösung eines IAB ist es außerdem empfehlenswert deine Steuerberatung hinzuzuziehen, da es dazu der Erfüllung einiger Bedingungen und Voraussetzungen bedarf.
Wir empfehlen den IAB, z.B. bei Erstellung des Jahresabschlusses durch deine Steuerberatung, abzubilden.
Hinweis: Lexware Office ermöglicht keine manuelle Anpassung der durch den IAB geänderten Buchwerte, da die Anlagenverwaltung nur Optionen für reguläre Abschreibungsmethoden (linear und degressiv) bereitstellt.
Was ist zu tun, wenn mein Anlagengut oder Anlagentyp in Lexware Office nicht verfügbar ist und ich trotzdem eine Abschreibung buchen muss?
Was ist zu tun, wenn mein Anlagengut oder Anlagentyp in Lexware Office nicht verfügbar ist und ich trotzdem eine Abschreibung buchen muss?
Sollte dir der passende Anlagentyp innerhalb des Anlagenverzeichnisses nicht angeboten werden, stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Dazu musst du zunächst wissen, wie viele Jahre die Nutzungsdauer des Anlagegutes beträgt.
Du kannst dann entweder einen Anlagetyp mit gleicher Abschreibungsdauer auswählen
oder du wählst einen ähnlichen Anlagetyp aus und änderst die Abschreibungsdauer manuell über das Stift-Symbol:
Durch die Auswahl eines Anlagetyps mit gleicher Nutzungsdauer wird das Anlagegut korrekt abgeschrieben.
Der gewählte Anlagetyp erscheint später nicht in der Auswertung – entscheidend ist ausschließlich die korrekte Abschreibungsdauer. Die genaue Bezeichnung deines Anlagegutes kannst und solltest du daher in der Beschreibung vermerken.