Ratenzahlungen sind eine häufige Zahlungsart für Geschäftseinkäufe. Ob Smartphone, Tablet, Laptop oder andere Geschäftsausstattung - die korrekte Buchung von Ratenkäufen in Lexware Office hängt davon ab, um welche Art von Wirtschaftsgut es sich handelt.
Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie du verschiedene Arten von
Ratenzahlungen in Lexware Office korrekt erfässt und verbuchst.
Grundlagen: Umlaufvermögen vs. Anlagevermögen verstehen
Bevor du Ratenzahlungen erfässt, ist es notwendig zu verstehen, welche Art von
Wirtschaftsgut du gekauft hast:
Umlaufvermögen (Waren zum Weiterverkauf)
Definition: Umlaufvermögen sind Gegenstände, die du kaufst und wieder verkaufst, ohne diese in deinem Betrieb zu nutzen.
Beispiele:
Waren für den Wiederverkauf
Materialkosten für die Produktion
Handelswaren
Anlagevermögen (Betriebliche Ausstattung)
Definition: Anlagevermögen sind Gegenstände, die du aktiv in deinem Betrieb nutzt, um Geschäfte zu tätigen oder deine Arbeit zu erleichtern.
Beispiele:
Smartphones und Tablets für den Geschäftsgebrauch
Computer und Laptops
Büroausstattung
Maschinen und Fahrzeuge
Ratenzahlung für Umlaufvermögen (Waren zum Weiterverkauf)
Wann gilt diese Regelung?
Diese Vorgehensweise gilt für alle Waren, die du kaufst und wieder verkaufst
(Umlaufvermögen).
Schritt-für-Schritt Anleitung:
1. Beleg hochladen und erfassen
Lade den Beleg im Bereich "Belege" hoch
Erfasse den kompletten Gesamtbetrag der Rechnung
Wähle eine passende Ausgabenkategorie aus
Optional: Setze das Fälligkeitsdatum auf das Datum der letzten Rate, damit der Beleg nicht als überfällig angezeigt wird
2. Erste Rate zuordnen
Gehe zu „Finanzen“ > „Umsätze“
Ordne die erste Rate dem entsprechenden Beleg zu
Bei der Differenzgrundabfrage wähle „Teilabgleich“
3. Weitere Raten zuordnen
Wiederhole die Zuordnung für jede weitere Rate
Wähle dabei immer „Teilabgleich“
Setze diesen Vorgang fort, bis der Beleg vollständig ausgeglichen ist
Ratenzahlung für Anlagevermögen unter 250 Euro netto
Wann gilt diese Regelung?
Diese Vorgehensweise gilt für Gegenstände zur betrieblichen Nutzung mit einem Nettowert unter 250 Euro.
Besonderheit:
Anlagevermögen unter 250 Euro netto kann direkt als Betriebsausgabe verbucht
werden, ohne dass eine Abschreibung erforderlich ist.
Schritt-für-Schritt Anleitung:
1. Beleg hochladen und erfassen
Lade den Beleg im Bereich „Belege“ hoch
Erfasse den kompletten Gesamtbetrag der Rechnung
Wähle eine passende Ausgabenkategorie aus
Optional: Setze das Fälligkeitsdatum auf das Datum der letzten Rate
2. Raten zuordnen
Gehe zu „Finanzen“ > „Umsätze“
Ordne jede Rate dem Beleg zu
Wähle bei der Differenzgrundabfrage „Teilabgleich“
Wiederhole diesen Vorgang für alle Raten bis zur vollständigen Ausgleichung
Ratenzahlung für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): 250,01 - 800 Euro netto
Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind Gegenstände für die betriebliche Nutzung mit einem Anschaffungswert zwischen 250,01 und 800 Euro netto (ohne
Mehrwertsteuer).
GWG-Kriterien:
Beweglich: Der Gegenstand muss transportabel sein (z.B. Laptop, Bürostuhl)
Selbstständig nutzbar: Der Gegenstand muss ohne andere Gegenstände funktionieren (eine Kaffeemaschine funktioniert allein, eine Computermaus benötigt einen PC)
Wertgrenze: Der Anschaffungspreis liegt zwischen 250,01 und 800 Euro netto
Vorteil von GWGs:
GWGs können im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgabe abgeschrieben werden. Sie müssen die Kosten nicht über mehrere Jahre verteilen.
Schritt-für-Schritt Anleitung:
1. Beleg erfassen
Lade den Beleg im Bereich „Belege“ hoch
Erfasse den Gesamtbetrag der Rechnung, als Kategorie wähle geringwertige Wirtschaftsgüter
Setze das Fälligkeitsdatum auf das Datum der letzten geplanten Rate
2 . Anlagegut anlegen
Lexware Office erkennt automatisch, dass es sich um ein Anlagegut handelt
Bei der Frage „Möchten Sie diese Ausgabe jetzt als Anlagegut erfassen?“ wähle „Jetzt erfassen“
Die Kategorie „geingwertige Wirtschaftsgüter“ wird automatisch vorbelegt – ändere diese nicht
Wenn du die Kategorie geringwertige Wirtschaftsgüter gewählt hast, wird dies auch in der Anlagenerfassungsmaske vorbelegt, bitte ändere diese Angabe nicht ab:
3. Raten zuordnen
Gehe zu „Finanzen“ › „Umsätze“
Wähle beim Bankumsatz „+manuell zuordnen“
Suche den entsprechenden Beleg (nach Lieferantenname, Belegnummer oder Betrag)
Bei der Differenzgrundabfrage wähle „Teilabgleich“
Wiederhole diesen Vorgang für jede weitere Rate
Ratenzahlung für Anlagevermögen mit einem Wert ab 800,01€ netto
Was sind abschreibungspflichtige Anlagegüter?
Anlagegüter ab 800,01 Euro netto sind Gegenstände, die dein Unternehmen langfristig nutzt und die über mehrere Jahre abgeschrieben werden müssen.
Beispiele für Anlagegüter:
Maschinen und Produktionsanlagen
Fahrzeuge (Firmenautos, Transporter)
Hochwertige Büroausstattung (teure Computer, Möbel)
Warum Abschreibung?
Anlagegüter verlieren mit der Zeit an Wert durch:
Gebrauch: Tägliche Nutzung führt zu Abnutzung
Alterung: Auch ohne Nutzung verlieren Gegenstände an Wert
Technischer Fortschritt: Neue Technologien machen ältere Geräte weniger wertvoll
Abschreibungsregel:
Die Anschaffungskosten werden nicht sofort als Ausgabe verbucht, sondern über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt (Abschreibung über mehrere Jahre).
Schritt-für-Schritt Anleitung:
1. Beleg erfassen
Lade den Beleg im Bereich „Belege“ hoch
Erfasse den Gesamtbetrag der Rechnung, wähle eine entsprechende Anlagenkategorie aus.
Setze das Fälligkeitsdatum auf das Datum der letzten geplanten Rate
2 . Anlagegut in der Anlagenverwaltung anlegen
Lexware Office erkennt automatisch, dass es sich um ein Anlagegut handelt
Bei der Frage „Möchten Sie diese Ausgabe jetzt als Anlagegut erfassen?“ wähle „Jetzt erfassen“
Wähle im Feld „Anlagetyp“ den passenden Typ aus
3. Raten zuordnen
Gehe zu „Finanzen“ > „Umsätze“
Wähle beim Bankumsatz „+manuell zuordnen“
Suche den entsprechenden Beleg
Bei der Differenzgrundabfrage wähle „Teilabgleich“
Wiederhole diesen Vorgang für jede weitere Rate bis zur vollständigen Ausgleichung
Wichtige Hinweise zur Anlagenverwaltung
Verfügbarkeit: Die Anlagenverwaltung steht dir ab dem Paket L in Lexware Office zur Verfügung.
Automatische Abschreibung: Lexware Office berechnet die Abschreibung automatisch entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und der gewählten Nutzungsdauer.
Zusammenfassung: Welche Regelung gilt wann?
Wert (netto) | Art | Behandlung | Abschreibung |
Beliebig | Umlaufvermögen (Waren) | Direkte Betriebsausgabe | Keine |
Unter 250 € | Anlagevermögen | Direkte Betriebsausgabe | Keine |
250,01 - 800 € | GWG | Sofortabschreibung im Kaufjahr | Vollständig im Kaufjahr |
Ab 800,01 € | Anlagevermögen | Abschreibung über Nutzungsdauer | Über mehrere Jahre |
Durch die korrekte Anwendung dieser Regelungen stellst du sicher, dass deine Ratenzahlungen in Lexware Office korrekt erfasst und steuerlich optimal behandelt werden.
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