Wenn Sie in einem Beleg Zwischenüberschriften, Projektbezeichnungen, individuelle Beschreibungen oder manuell eine Zwischensumme für einen Abschnitt einfügen möchten, nutzen Sie dafür eine Freitextposition. Diese steht Ihnen in allen Belegtypen wie Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen zur Verfügung.
Manuell eine Freitextposition erstellen und bei Bedarf als Vorlage speichern
Öffnen Sie einen neuen Beleg, z. B. ein Angebot oder eine Rechnung.
Navigieren Sie zu den Belegpositionen und klicken Sie im unteren Bereich auf das Freitext-Symbol (ein Textrahmen-Icon in der Symbolleiste der Positionen).
Die Symbolleiste unterhalb der Belegpositionen zeigt die Schaltflächen + Artikel, Freitext, % Gesamtrabatt und Abschlagszahlung. Klicken Sie auf Freitext, um eine neue Freitextposition hinzuzufügen.
Geben Sie einen Titel und/oder eine Beschreibung ein. Möchten Sie nur eine Zwischenüberschrift einfügen, reicht es, nur den Titel zu befüllen.
Die Freitextposition zeigt zwei Eingabefelder: Titel (Optional) für eine kurze Bezeichnung, z. B. „Ausstattung", und ein Textfeld für eine ausführliche Beschreibung, z. B. „Im Folgenden finden Sie die Preise für die besprochenen Zubehörteile." Beide Felder sind optional — Sie können auch nur eines davon befüllen.
Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf Als Vorlage speichern, um den eingegebenen Freitext als Vorlage zu sichern.
Die linke Symbolleiste der Freitextposition zeigt drei Symbole. Das oberste Symbol (Drei-Linien mit Plus-Zeichen) ist die Schaltfläche Als Vorlage speichern. Darunter befinden sich ein Bearbeiten-Symbol und ein Pfeil nach unten zum Verschieben der Position.
💡 Limit beachten: In Lexware Office können maximal 300 Positionen pro Beleg angelegt werden. Freitextpositionen zählen zu diesem Limit — sie werden zwar nicht nummeriert, aber bei der Gesamtzahl mitgezählt.
Vorab gespeicherte Freitextposition verwenden
Öffnen Sie einen Beleg und klicken Sie auf eine vorhandene Freitextposition, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Klicken Sie dann in der linken Symbolleiste auf das Symbol Gespeicherte Freitexte (Drei-Linien mit Pfeil nach links).
Eine Freitextposition im Bearbeitungsmodus mit den leeren Feldern Titel (Optional) und Text (Optional). In der linken Symbolleiste ist das Symbol Gespeicherte Freitexte (Drei-Linien mit Pfeil nach links) hervorgehoben — ein Klick darauf öffnet die Seitenleiste mit allen gespeicherten Freitextvorlagen.
Auf der rechten Seite öffnet sich ein Bereich mit allen gespeicherten Freitexten. Hier können Sie auch neue Freitexte speichern.
Wählen Sie den gewünschten Freitext aus und bestätigen Sie mit Fertig.
Die eingefügte Freitextposition können Sie bei Bedarf nachträglich bearbeiten oder löschen.
💡 Tipp: Einmal gespeichert, stehen Ihnen alle Freitextpositionen in jedem Belegtyp (z. B. Angebot oder Rechnung) zur Verfügung. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler.
Freitextpositionen und E-Rechnungen
⚠️ Wichtig bei E-Rechnungen: Freitextpositionen werden nicht in die maschinenlesbare XML-Datei einer E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) übertragen — sie erscheinen nur im PDF. Prüfen Sie daher, ob Ihre Freitextpositionen rechnungsrelevante Informationen enthalten, und übertragen Sie diese ggf. in den Beschreibungstext der zugehörigen Artikelposition. Mehr erfahren →
Weitere Positionstypen in Belegen
Neben Freitextpositionen stehen Ihnen in Belegen weitere Positionstypen zur Verfügung: