Wenn du in einem Beleg Zwischenüberschriften, Projektbezeichnungen, individuelle Beschreibungen oder manuell eine Zwischensumme für einen Abschnitt einfügen möchtest, nutze dafür eine Freitextposition. Diese steht dir in allen Belegtypen wie Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen zur Verfügung.
Manuell eine Freitextposition erstellen und bei Bedarf als Vorlage speichern
Öffne einen neuen Beleg, z. B. ein Angebot oder eine Rechnung.
Navigiere zu den Belegpositionen und klicke im unteren Bereich auf das Freitext-Symbol (ein Textrahmen-Icon in der Symbolleiste der Positionen).
Die Symbolleiste unterhalb der Belegpositionen zeigt die Schaltflächen + Artikel, Freitext, % Gesamtrabatt und Abschlagszahlung. Klicke auf Freitext, um eine neue Freitextposition hinzuzufügen.
Gib einen Titel und/oder eine Beschreibung ein. Möchtest du nur eine Zwischenüberschrift einfügen, reicht es, nur den Titel zu befüllen.
Die Freitextposition zeigt zwei Eingabefelder: Titel (Optional) für eine kurze Bezeichnung, z. B. „Ausstattung", und ein Textfeld für eine ausführliche Beschreibung, z. B. „Im Folgenden finden Sie die Preise für die besprochenen Zubehörteile." Beide Felder sind optional — Du kannst auch nur eines davon befüllen.
Klicke in der linken Symbolleiste auf Als Vorlage speichern, um den eingegebenen Freitext als Vorlage zu sichern.
Die linke Symbolleiste der Freitextposition zeigt drei Symbole. Das oberste Symbol (Drei-Linien mit Plus-Zeichen) ist die Schaltfläche Als Vorlage speichern. Darunter befinden sich ein Bearbeiten-Symbol und ein Pfeil nach unten zum Verschieben der Position.
💡 Limit beachten: In Lexware Office können maximal 300 Positionen pro Beleg angelegt werden. Freitextpositionen zählen zu diesem Limit — sie werden zwar nicht nummeriert, aber bei der Gesamtzahl mitgezählt.
Vorab gespeicherte Freitextposition verwenden
Öffne einen Beleg und klicke auf eine vorhandene Freitextposition, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Klicke dann in der linken Symbolleiste auf das Symbol Gespeicherte Freitexte (Drei-Linien mit Pfeil nach links).
Eine Freitextposition im Bearbeitungsmodus mit den leeren Feldern Titel (Optional) und Text (Optional). In der linken Symbolleiste ist das Symbol Gespeicherte Freitexte (Drei-Linien mit Pfeil nach links) hervorgehoben — ein Klick darauf öffnet die Seitenleiste mit allen gespeicherten Freitextvorlagen.
Auf der rechten Seite öffnet sich ein Bereich mit allen gespeicherten Freitexten. Hier kannst du auch neue Freitexte speichern.
Wähle den gewünschten Freitext aus und bestätige mit Fertig.
Die eingefügte Freitextposition kannst du bei Bedarf nachträglich bearbeiten oder löschen.
💡 Tipp: Einmal gespeichert, stehen dir alle Freitextpositionen in jedem Belegtyp (z. B. Angebot oder Rechnung) zur Verfügung. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler.
Freitextpositionen und E-Rechnungen
⚠️ Wichtig bei E-Rechnungen: Freitextpositionen werden nicht in die maschinenlesbare XML-Datei einer E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) übertragen — sie erscheinen nur im PDF. Prüfe daher, ob deine Freitextpositionen rechnungsrelevante Informationen enthalten, und übertrage diese ggf. in den Beschreibungstext der zugehörigen Artikelposition. Mehr erfahren →
Weitere Positionstypen in Belegen
Neben Freitextpositionen stehen dir in Belegen weitere Positionstypen zur Verfügung: