Oftmals werden Rechnungen nicht einzeln, sondern bequem als Sammelabbuchung oder Sammelüberweisung (= wenn mehrere Rechnungen in einer Zahlung zusammengefasst werden) bezahlt. Wenn du einem Bankumsatz zwei oder mehrere Belege zuordnest, gleichst du deine Buchhaltung schnell und fehlerfrei aus und behältst jederzeit den perfekten Überblick über deine Finanzen.
Das benötigst du für die Zuordnung
Bevor du startest, stelle bitte sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind, damit du Zeit sparst und alles in einem Flow erledigen kannst:
Deine Bankumsätze sind über die Bankanbindung in Lexware Office auf dem aktuellsten Stand.
Die dazugehörigen Belege (Rechnungen oder Quittungen) sind idealerweise bereits vollständig im System erfasst.
So ordnest du mehrere Belege einem einzigen Bankumsatz zu
Hierbei handelt es sich um den "Standardfall", wenn mehrere Belege zugeordnet werden und den Bankumsatz komplett ausgleichen. Also der 0,00 € Differenz-Fall.
Im Nachfolgenden werden auch noch weitere Fälle und Vorgehensweisen beschrieben.
Geh diese Schritte durch, um den Bankumsatz den passenden Belegen zuzuordnen:
Öffne in der Navigation den Bereich Finanzen und klicke auf Umsätze.
Wechsle in den Reiter Umsätze zuordnen, um den noch offenen Bankumsatz am schnellsten zu finden.
Klicke rechts neben dem gewünschten Bankumsatz auf den Button + Manuell zuordnen.
Markiere in der erscheinenden Übersicht (Umsatz zuordnen) im Reiter BELEG WÄHLEN den ersten dazugehörigen Beleg. Lexware Office leistet hier Vorarbeit und schlägt dir die wahrscheinlichsten Belege ganz oben vor. Alternativ kannst du das Suchfeld nutzen und nach den erfassten Belegen suchen.
ℹ️ Hinweis: Solange die Summe der markierten Belege noch nicht dem Bankumsatz entspricht, zeigt Lexware Office dir den noch offenen Differenzbetrag an.
Markiere den zweiten und jeden weiteren Beleg, bis sich die Beträge decken und die angezeigte Differenz genau 0,00 € beträgt
(Beispiel: Bankumsatz beträgt 10 €, Beleg 1 deckt 2 € ab, Beleg 2 deckt 5 € ab, Beleg 3 deckt 3 € ab → Differenz ist 0,00 €).
Klicke auf den Button ZUORDNEN, sobald alle dazugehörigen Belege markiert sind und keine Differenz mehr besteht.
🎬 Erklärvideo: Einem Bankumsatz mehrere Belege zuordnen
In diesem Video zeigen wir dir, wie du einem Bankumsatz mehrere Belege zuordnen kannst, damit die Belege ausgeglichen werden.
Woran erkennst du, dass die Zuordnung erfolgreich war?
Sobald du den Vorgang mit ZUORDNEN abgeschlossen hast, findest du die Bestätigung an zwei Stellen im Account:
In der Finanzen-Übersicht: Der Bankumsatz wandert automatisch vom Reiter Umsätze zuordnen in den Reiter Alle Umsätze. Dort wird er als ausgeglichen markiert. In der Spalte Zuordnung siehst du zudem auf einen Blick die Anzahl der verknüpften Dokumente (z. B. "3 Zuordnungen").
Um weitere Details zur Zuordnung einzusehen, kannst du den Bankumsatz anklicken, sodass sich das Fenster Zuordnung öffnet.
In der Belegliste: Die zugeordneten Belege werden unter Belege nun mit dem Status bezahlt gekennzeichnet.
💡 Gut zu wissen: Wie wird der Betrag verteilt?
Wenn du mehrere Belege gleichzeitig auswählst, deren Gesamtsumme an offenen Posten höher ist als der Bankumsatz, verteilt Lexware Office den Betrag automatisch anteilig auf die offenen Beträge der gewählten Belege.
Eine manuelle Festlegung von spezifischen Teilbeträgen pro Beleg ist im Bankabgleich nicht möglich.
Ein Beispiel: Du hast einen Bankumsatz von 5,00 € und ordnest diesen drei Belegen mit einem Gesamtwert von 10,00 € zu:
Beleg 1: 2,00 €
Beleg 2: 5,00 €
Beleg 3: 3,00 €
Da der Bankumsatz genau 50 % der Gesamtsumme deckt, weist Lexware Office jedem Beleg automatisch 50 % des Betrages zu. In deiner Belegübersicht erscheinen die Belege anschließend weiterhin als „offen“, jedoch mit den reduzierten Restbeträgen (1,00 €, 2,50 € und 1,50 €).
Unsere Empfehlung: Um die volle Kontrolle über Teilzahlungen zu behalten und solche rechnerischen Aufteilungen zu vermeiden, empfehlen wir, Teilzahlungen bereits bei der Überweisung als Einzelbeträge zu tätigen. So kannst du jeden Bankumsatz direkt und exakt dem passenden Beleg zuordnen.
So gelingt die Zuordnung in Sonderfällen
Nicht jede Zahlung passt immer perfekt den Belegen. Damit deine Buchhaltung auch bei komplexeren Vorgängen mühelos gelingt, haben wir hier die passenden Lösungen für die häufigsten Szenarien zusammengestellt:
Es fehlen noch Belege für den Restbetrag
Markiere die bereits vorhandenen Belege, dir wird nun die Summe der gewählten Belege angezeigt sowie die Summe, die zu viel oder zu wenig bezahlt wurde.
Belege markieren: Wähle unter BELEG WÄHLEN alle Belege aus, die dir bereits vorliegen.
Differenz prüfen: Lexware Office zeigt dir am unteren Rand sofort die Summe der gewählten Belege sowie die Differenz zum Bankumsatz an (z. B. "Zu viel gezahlt", wenn der Bankumsatz höher ist als die bisher markierten Belege).
Zwischenspeichern: Klicke auf den Button ZUORDNEN.
Teilabgleich wählen: Da der Betrag noch nicht ausgeglichen ist, fragt das System nach dem Differenzgrund. Wähle hier Teilabgleich und klicke anschließend auf ZUORDNEN.
Was passiert dann? Der Bankumsatz bleibt mit dem noch offenen Restbetrag weiterhin im Reiter Umsätze zuordnen sichtbar, bis du ihn endgültig abschließt. Du erkennst den erfolgreichen Zwischenschritt an der Darstellung: Das System zeigt dir die bisherige Zuordnung (zum Beispiel "2 Zuordnungen") sowie den noch offenen und zuzuordnenden Betrag an.
Sobald die fehlende Rechnung bei dir eintrifft und in Lexware Office erfasst wurde, kannst du den Umsatz erneut anklicken und den Restbetrag final zuordnen.
Der Bankumsatz muss gesplittet werden (z. B. Beleg + Bankgebühr)
Nutze diese Funktion, wenn ein Bankumsatz mehrere Komponenten enthält, zum Beispiel eine Rechnung kombiniert mit einer Kategorisierung oder einen Beleg plus eine private Entnahme.
Erste Komponente zuordnen: Wähle den ersten Beleg aus oder ordne den Teilbetrag über den Reiter KATEGORIE WÄHLEN einer passenden Kategorie zu. Die Reihenfolge spielt keine Rolle.
Differenz prüfen: Lexware Office zeigt dir am unteren Rand sofort die Summe der gewählten Belege sowie die Differenz zum Bankumsatz an (z. B. "Zu viel gezahlt", wenn der Bankumsatz höher ist als die bisher markierten Belege).
Zwischenspeichern: Klicke auf den Button ZUORDNEN.
Teilabgleich wählen: Da der Betrag noch nicht ausgeglichen ist, fragt das System nach dem Differenzgrund. Wähle hier Teilabgleich und klicke anschließend auf ZUORDNEN.
Zweite Zuordnung starten: Der Bankumsatz verbleibt nun im Reiter Umsätze zuordnen und wird mit der teilweisen Zuordnung sowie dem noch offenen Betrag angezeigt. Klicke den Umsatz erneut an, um die Details zu öffnen.
Weitere Zuordnung hinzufügen: Nun werden dir die Details zur Zuordnung angezeigt. Du kannst direkt über den Button +BELEG einen neuen Beleg erfassen, die Zuordnung auflösen oder weiter zuordnen über den Button WEITERE ZUORDNUNG.
Vorgang abschließen:
Wähle einen weiteren bereits erfassten Beleg aus oder
erfasse über + BELEG ein neues Dokument oder
nutze KATEGORIE WÄHLEN, um den Restbetrag direkt zu verbuchen.
Bestätigen: Klicke abschließend auf ZUORDNEN.
Woran erkennst du den Erfolg?
Sobald die Summe aller Zuordnungen (Belege und Kategorien) den Bankumsatz vollständig ausgleicht (Differenz 0,00 €), verschwindet der Umsatz aus dem Reiter Umsätze zuordnen und ist unter Alle Umsätze als ausgeglichen zu finden.
Was passiert bei verbleibenden Differenzen?
Sollte der Betrag nach der weiteren Zuordnung immer noch nicht ausgeglichen sein, unterscheidet das System wie folgt:
Bei Belegzuordnung: Lexware Office fragt erneut nach einem Differenzgrund.
Wähle Teilabgleich, wenn du später weitere Belege hinzufügen möchten (Umsatz bleibt unter "Umsätze zuordnen" sichtbar).
Wähle einen anderen Differenzgrund (z. B. Mahngebühr, Gebühr des Zahlungsverkehrs oder Währungsumrechnung), wenn der Fall damit abgeschlossen ist und klicke auf den Button ZUORDNEN.
Bei Kategorisierung: Wenn du zuletzt eine Kategorie gewählt hast, erfolgt keine erneute Abfrage. Der Bankumsatz bleibt mit dem Restbetrag im Reiter Umsätze zuordnen offen, bis du ihn final mit einem weiteren Beleg oder einer anderen Kategorie ausgleichst.
Ein Bankumsatz setzt sich aus Einnahmen und Ausgaben zusammen
Diesen Fall beschreibt der Hilfeartikel: Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben in einer Zahlung
💡 Wichtiger Tipp zur Reihenfolge: Bei negativen Bankumsätzen ordne bitte zuerst den Ausgabenbeleg zu, bei positiven Bankumsätzen zuerst den Einnahmenbeleg
Wie löst du eine Zuordnung wieder auf, wenn ein Fehler passiert ist?
Falls du die Zuordnung versehentlich falsch vorgenommen hast, kannst du diese wieder aufheben. Wie das funktioniert, erfährst du in folgendem Artikel: Zuordnung auflösen.
💡Bitte beachte, dass immer die gesamte Zuordnung zwischen dem Bankumsatz und allen Belegen aufgehoben wird. Es ist nicht möglich, einzelne Belege oder Kategorien vom Bankumsatz getrennt aufzulösen.
Nach dem Auflösen der Zuordnung wird der Bankumsatz wieder im Reiter Umsätze zuordnen angezeigt. Die Belege, die zuvor mit dem Umsatz verknüpft waren, werden zurückgesetzt und erneut als offen gekennzeichnet. Du kannst die Zuordnung bei Bedarf nun neu vornehmen.
Zuordnungsvorschläge werden nicht automatisch generiert
Bei Bankumsätzen, die mehrere Belege umfassen, kann der Automatismus keine Vorschläge generieren. Die Zuordnung muss manuell vorgenommen werden.
ℹ️ Tipp: Prüfe bei von dir ausgeführten Sammelüberweisungen, ob deine Bank diese in Einzelposten aufsplitten kann, um zukünftig Zuordnungsvorschläge zu erhalten.