Ein Bankumsatz ist die Buchung auf deinem Bankkonto. Setzt er sich aus einer Einnahme und einer Ausgabe zusammen, lässt er sich nicht direkt einem einzelnen Beleg zuordnen. Das betrifft zum Beispiel eine Abbuchung, die aus einer Rechnung und einer Gutschrift besteht, oder einen Bankumsatz, bei dem eine Gebühr direkt mit deinem Ertrag verrechnet wurde. In diesem Fall ordnest du dem Bankumsatz stattdessen zwei Belege gleichzeitig zu: einen Einnahmenbeleg und einen Ausgabenbeleg.
Warum reicht hier ein einzelner Beleg nicht aus?
Ein einzelner Beleg reicht hier nicht aus, weil die Belegerfassung von Lexware Office keine negativen Beträge zulässt. Enthält ein Vorgang also gleichzeitig eine Einnahme und eine Ausgabe — etwa eine Provisionsabrechnung, von der eine Gebühr abgezogen wurde —, kannst du das nicht in einem einzigen Beleg abbilden. Erfasse den Vorgang stattdessen als zwei getrennte Belege: einen Einnahmenbeleg für den positiven Betrag und einen Ausgabenbeleg für den abgezogenen Betrag. Beide ordnest du anschließend gemeinsam dem Bankumsatz zu.
Beispiel:
Ein Bankumsatz über -9,00 € setzt sich aus einem Ausgabenbeleg über 10,00 € und einem Einnahmenbeleg über 1,00 € zusammen (10,00 € − 1,00 € = 9,00 €).
Die beiden Belege können entweder unabhängig voneinander sein — ein Einnahmenbeleg und ein Ausgabenbeleg — oder ein Beleg und seine Minderung: Erfasst du zum Beispiel eine Rechnung und dazu eine Gutschrift zum selben Vorgang, wählst du für die Gutschrift den Beleg-Typ Einnahmenminderung (mindert eine Einnahme) bzw. Ausgabenminderung (mindert eine Ausgabe) statt eines unabhängigen Beleg-Typs. Beide Varianten ordnest du auf die gleiche Weise gemeinsam dem Bankumsatz zu.
So ordnest du die Belege einem gemischten Bankumsatz zu
Setzt sich dein Bankumsatz aus Einnahmen und Ausgaben zusammen, gehst du in folgenden Schritten vor:
Erfasse vor der Zuordnung die entsprechenden Belege in der Belegerfassung. Diese findest du entweder über das + in der Navigationszeile oder über die Belegliste unter + Neuer Beleg.
Öffne den Bereich Finanzen → Umsätze und wechsle in den Reiter Umsätze zuordnen. Klicke bei dem gewünschten Bankumsatz in der Spalte Zuordnung auf + Manuell zuordnen. Es öffnet sich rechts das Fenster Umsatz zuordnen mit dem Reiter BELEG WÄHLEN.
Im Reiter BELEG WÄHLEN stehen dir bereits erfasste Belege zur Auswahl, oder du erfasst einen neuen Beleg direkt über + BELEG. Markiere nun alle zugehörigen Belege — sowohl den Einnahmen- als auch den Ausgabenbeleg.
💡 Tipp: In der Liste erkennst du auf einen Blick, in welche Richtung der Betrag geht: Ausgaben und Einnahmenminderungen werden mit rotem Betrag angezeigt, Einnahmen und Ausgabenminderungen mit schwarzem Betrag.
Achte auf die Reihenfolge der Zuordnung: Ist dein Bankumsatz negativ (Abbuchung), markierst du zuerst den Ausgabenbeleg. Ist dein Bankumsatz positiv (Gutschrift), markierst du zuerst den Einnahmenbeleg.
Markierst du bei einem negativen Bankumsatz zuerst einen Einnahmenbeleg, blockiert Lexware Office die Auswahl mit der Meldung „Auswahl nicht möglich – Ein Zahlungsausgang kann in dieser Konstellation nicht mit einer Einnahme verbucht werden." Bei einem positiven Bankumsatz gilt das Gleiche umgekehrt, wenn du zuerst einen Ausgabenbeleg markierst.
Am unteren Rand des Fensters siehst du fortlaufend die Summe der ausgewählten Belege sowie die verbleibende Differenz zum Bankumsatz.
Sind alle Belege ausgewählt und zeigt das Fenster „Noch offen: 0,00 €" an, ordnest du sie gemeinsam über den Button ZUORDNEN unten rechts zu.
Wenn eine Differenz übrig bleibt
Ergeben die markierten Belege nicht genau den Betrag des Bankumsatzes, zeigt Lexware Office dir das schon im Fenster Umsatz zuordnen als offenen Betrag an (zum Beispiel „Zu wenig gezahlt: 0,50 €").
Klickst du trotzdem auf ZUORDNEN, fragt dich Lexware Office im Dialog „Differenz festgestellt", wie du mit der verbleibenden Differenz umgehen möchtest:
Skonto: Der Preisnachlass für eine schnelle Bezahlung wird als Erlös bzw. Aufwandsminderung kategorisiert.
Teilabgleich: Der Beleg wird als ausgeglichen markiert, der Differenzbetrag bleibt als offener Betrag stehen.
Währungsumrechnung: Die Differenz zum Tageskurs wird als Ausgabe bzw. Einnahme kategorisiert.
Wählst du Teilabgleich, bleibt der Bankumsatz mit dem noch offenen Betrag im Reiter Umsätze zuordnen sichtbar. Über Weitere Zuordnung schließt du ihn später mit einem weiteren Beleg ab. Eine ausführliche Anleitung dazu findest du in den Artikeln Teilabgleich von Belegen – ohne Rückerstattung und Teilabgleich von Belegen – mit Rückerstattung.
Woran erkennst du, dass die Zuordnung erfolgreich war?
Du erkennst die erfolgreiche Zuordnung an der Meldung „Belege wurden erfolgreich zugeordnet", die nach dem Klick auf ZUORDNEN erscheint.
Der Bankumsatz zeigt in der Spalte Zuordnung jetzt einen Haken und die Anzahl der verknüpften Belege (zum Beispiel „2 Zuordnungen") statt + Manuell zuordnen.
❓ Häufige Fragen zur Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben
Kann ich eine Rechnung und eine Gutschrift gemeinsam einem Bankumsatz zuordnen?
Kann ich eine Rechnung und eine Gutschrift gemeinsam einem Bankumsatz zuordnen?
Ja, du kannst eine Rechnung und eine Gutschrift gemeinsam einem Bankumsatz zuordnen. Erfasse dazu beide Belege einzeln in der Belegerfassung — die Rechnung als Einnahmenbeleg, die Gutschrift als Ausgabenbeleg. Öffne anschließend den Bereich Finanzen → Umsätze, wechsle in den Reiter Umsätze zuordnen und klicke bei dem Bankumsatz auf + Manuell zuordnen. Markiere im Reiter BELEG WÄHLEN beide Belege und achte auf die Reihenfolge: Ist der Bankumsatz negativ, markierst du zuerst die Gutschrift (Ausgabenbeleg); ist er positiv, zuerst die Rechnung (Einnahmenbeleg). Schließe die Zuordnung über ZUORDNEN ab. Eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du im Abschnitt „So ordnest du die Belege einem gemischten Bankumsatz zu". Das gilt genauso umgekehrt: Bekommst du von einem Lieferanten eine Rechnung und dazu eine Gutschrift, ordnest du beide Belege auf dieselbe Weise gemeinsam dem Bankumsatz zu.
Ich erhalte die Meldung „Auswahl nicht möglich – Ein Zahlungsausgang kann in dieser Konstellation nicht mit einer Einnahme verbucht werden" — was bedeutet das?
Ich erhalte die Meldung „Auswahl nicht möglich – Ein Zahlungsausgang kann in dieser Konstellation nicht mit einer Einnahme verbucht werden" — was bedeutet das?
Diese Meldung erscheint, wenn du bei einem negativen Bankumsatz (einer Abbuchung) zuerst einen Einnahmenbeleg markierst. Markiere stattdessen zuerst den Ausgabenbeleg und danach den Einnahmenbeleg. Bei einem positiven Bankumsatz gilt die umgekehrte Reihenfolge: zuerst der Einnahmenbeleg, danach der Ausgabenbeleg.
Ich erhalte die Meldung „Dieser Umsatz wurde bereits vollständig zugeordnet" — was bedeutet das?
Ich erhalte die Meldung „Dieser Umsatz wurde bereits vollständig zugeordnet" — was bedeutet das?
Diese Meldung erscheint, wenn die bereits markierten Belege den Bankumsatz rechnerisch schon vollständig ausgleichen (Anzeige „Noch offen: 0,00 €"), du aber versuchst, einen weiteren Beleg hinzuzufügen. Prüfe die im Fenster angezeigte Differenz, bevor du zusätzliche Belege markierst.
Ein Beleg enthält sowohl eine Einnahme als auch eine Ausgabe — wie erfasse ich das?
Ein Beleg enthält sowohl eine Einnahme als auch eine Ausgabe — wie erfasse ich das?
Einen Beleg, der sowohl eine Einnahme als auch eine Ausgabe enthält, kannst du nicht als einzelnen Beleg erfassen, da die Belegerfassung keine negativen Beträge zulässt. Teile den Vorgang stattdessen in zwei separate Belege auf: einen Einnahmenbeleg für den positiven Anteil und einen Ausgabenbeleg für den abgezogenen Anteil. Ordne beide anschließend gemeinsam dem Bankumsatz zu: Öffne dazu Finanzen → Umsätze, wechsle in den Reiter Umsätze zuordnen und klicke bei dem Bankumsatz auf + Manuell zuordnen. Markiere im Reiter BELEG WÄHLEN beide Belege — bei einem negativen Bankumsatz zuerst den Ausgabenbeleg, bei einem positiven zuerst den Einnahmenbeleg — und schließe die Zuordnung über ZUORDNEN ab. Eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du im Abschnitt „So ordnest du die Belege einem gemischten Bankumsatz zu".
Ich habe noch nicht beide Belege vorliegen — kann ich trotzdem schon etwas zuordnen?
Ich habe noch nicht beide Belege vorliegen — kann ich trotzdem schon etwas zuordnen?
Ja, du kannst auch ohne beide Belege schon starten. Ordne den vorhandenen Beleg zu und wähle im Dialog Differenz festgestellt die Option Teilabgleich. Der Bankumsatz bleibt dann im Reiter Umsätze zuordnen sichtbar, bis du ihn später über Weitere Zuordnung mit dem zweiten Beleg abschließt (siehe Abschnitt Wenn eine Differenz übrig bleibt).