Verkaufst du über einen Online-Shop oder eine Plattform, kommt das Geld meist über einen Zahlungsdienstleister (auch Zahlungsanbieter genannt) wie Stripe, eBay, Etsy, Mollie, Amazon, Klarna, SumUp oder Wise (ehemals TransferWise) bei dir an. Lässt sich dein Zahlungsdienstleister nicht direkt mit Lexware Office verbinden, siehst du auf deinem Bankkonto nur eine gesammelte Auszahlung. Hier erfährst du, wie du diese Auszahlung den passenden Belegen zuordnest und Gebühren sowie Rückerstattungen richtig verbuchst.
Grundprinzip: Woraus besteht eine Auszahlung?
Eine Auszahlung deines Zahlungsdienstleisters fasst mehrere Vorgänge in einem einzigen Bankumsatz zusammen:
Verkäufe: Einnahmen aus deinen Rechnungen
Gebühren: Beträge, die der Zahlungsdienstleister vor der Auszahlung einbehält
Rückerstattungen: Beträge, die deine Kundschaft zurückerhalten hat
In der Regel hast du von deinem Zahlungsdienstleister eine Übersicht (Abrechnung) vorliegen, die dir zeigt, welche Verkäufe mit der Auszahlung ausgeglichen wurden. Anhand dieser Übersicht ordnest du der Auszahlung alle zugehörigen Belege gleichzeitig zu. Die Differenz zwischen der Summe der Belege und der Auszahlung verbuchst du als Gebühr.
So ordnest du eine Auszahlung deines Zahlungsdienstleisters zu
Stelle sicher, dass alle Rechnungen bzw. Einnahmenbelege und eventuelle Rechnungskorrekturen für deine Verkäufe in Lexware Office erfasst sind. Das kannst du manuell machen oder über eine unserer Partneranbindungen, z. B. die Schnittstelle von Billbee.
Öffne Finanzen → Umsätze und klicke auf den Reiter Umsätze zuordnen.
Klicke bei der Auszahlung deines Zahlungsdienstleisters auf + Manuell zuordnen. Rechts öffnet sich das Fenster Umsatz zuordnen mit dem Reiter BELEG WÄHLEN.
Markiere anhand der Übersicht deines Zahlungsdienstleisters alle zugehörigen Belege gleichzeitig (Einnahmen- und Ausgabenbelege). Markiere bei einer Auszahlung zuerst einen Einnahmenbeleg. Am unteren Rand des Fensters siehst du laufend die Summe der Belege und die Differenz zur Auszahlung.
Klicke erst dann, wenn alle Belege markiert sind, unten rechts auf ZUORDNEN.
Die Summe der Belege ist meist höher als die Auszahlung, weil der Zahlungsdienstleister bereits Gebühren einbehalten hat. Deshalb öffnet sich nach dem Klick auf ZUORDNEN der Dialog Differenz festgestellt. Wähle dort den passenden Differenzgrund und klicke erneut auf ZUORDNEN:
Gebühr des Zahlungsverkehrs mit Steuer: wenn der Gebührenanteil Steuer enthält
Gebühr des Zahlungsverkehrs ohne Steuer: wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, denn dann fehlt die Option mit Steuer
Gebühren ausländischer Zahlungsdienstleister (Reverse-Charge nach §13b)
Kommt die Rechnung deines Zahlungsdienstleisters nicht aus Deutschland, kann für die Gebühren ein anderer steuerlicher Sachverhalt gelten, z. B. Reverse-Charge nach §13b. Reverse-Charge bedeutet: Die Umsatzsteuer auf die Gebühren schuldest du selbst und nicht der Zahlungsdienstleister. Du erkennst das in der Regel am Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung.
Gilt Reverse-Charge für deine Gebühren, kannst du sie nicht über den Differenzgrund verbuchen. Erfasse sie stattdessen als Ausgabenbeleg, z. B. mit der Kategorie Fremdleistungen §13b. Diesen Ausgabenbeleg ordnest du dann gemeinsam mit den Einnahmenbelegen der Auszahlung zu. Wie du den Ausgabenbeleg erfasst, zeigt der Artikel Wie erfasse ich Fremdleistungen §13b in der EU als Ausgabe?
ℹ️ Hinweis: Bist du unsicher, welche Kategorie zu den Gebühren deines Zahlungsdienstleisters passt, sprich am besten mit deiner Steuerberatung oder deinem Finanzamt. Nur sie dürfen dich rechtsverbindlich in steuerlichen Fragen beraten.
Rückerstattungen über Zahlungsdienstleister verbuchen
Enthält die Auszahlung zudem Rückerstattungen an deine Kundschaft, erfasst du auch für diese vorab Belege. Wähle dafür den Beleg-Typ Einnahmenminderung und ordne diese Belege gleichzeitig mit den übrigen Belegen der Auszahlung zu. Im Fenster Umsatz zuordnen erkennst du Einnahmenminderungen am roten Betrag.
Viele Verkäufe pro Auszahlung: Einzelumsätze importieren
Das gleichzeitige Zuordnen funktioniert zuverlässig, wenn eine Auszahlung nicht mehr als ca. 50 bis 100 Belege umfasst. Überschreitest du diese Grenze, importierst du besser die Einzelumsätze deines Zahlungsdienstleisters. Das geht z. B. über PayJoe oder Miracle Sync.
Beispiel: Auszahlung einer Vermittlungsplattform mit Provision verbuchen
Vermittlungsplattformen, z. B. für Ferienunterkünfte wie Booking.com, ziehen ihre Provision (Gebühr) oft direkt von der Auszahlung ab. Damit die Auszahlung am Ende auf 0,00 € aufgeht, erfasst du jede Buchung als zwei Belege und ordnest beide gemeinsam zu:
Lade die Abrechnung der Plattform im Bereich Belege zweimal hoch.
Erfasse den ersten Beleg mit dem Beleg-Typ Einnahme und dem Gesamtbetrag der Gastrechnung.
Erfasse den zweiten Beleg mit dem Beleg-Typ Ausgabe in Höhe der Provision für diese Rechnung. Sitzt die Plattform im Ausland und rechnet die Provision mit Reverse-Charge ab, wählst du z. B. die Kategorie Fremdleistungen §13b.
Öffne Finanzen → Umsätze, klicke auf den Reiter Umsätze zuordnen und bei der Auszahlung auf + Manuell zuordnen.
Markiere im Reiter BELEG WÄHLEN zuerst den Einnahmenbeleg und danach den Ausgabenbeleg. Am unteren Rand siehst du laufend die noch offene Differenz.
Klicke erst dann, wenn beide Belege markiert sind, auf ZUORDNEN.
Der Ablauf als Animation: Du klickst bei der Auszahlung auf + Manuell zuordnen, markierst zuerst den Einnahmenbeleg und danach den Ausgabenbeleg. Bei Noch offen: 0,00 € klickst du auf ZUORDNEN.
Beispiel: Eine Gastrechnung über 500,00 € und eine Provision über 75,00 € ergeben eine Auszahlung von 425,00 € (500,00 € − 75,00 € = 425,00 €).
❓ Häufige Fragen zu Zahlungsdienstleistern
Warum erscheint beim Zuordnen einer Auszahlung die Meldung Differenz festgestellt?
Warum erscheint beim Zuordnen einer Auszahlung die Meldung Differenz festgestellt?
Die Meldung Differenz festgestellt erscheint beim Zuordnen einer Auszahlung, weil die Summe deiner Belege höher ist als der ausgezahlte Betrag. Der Zahlungsdienstleister hat seine Gebühren in der Regel schon vor der Auszahlung einbehalten. Wähle als Differenzgrund Gebühr des Zahlungsverkehrs mit Steuer, wenn der Gebührenanteil Steuer enthält. Rechnet ein Zahlungsdienstleister aus dem Ausland seine Gebühren mit Reverse-Charge ab, erfasst du die Gebühren stattdessen als Ausgabenbeleg, z. B. mit der Kategorie Fremdleistungen §13b.
Welchen Differenzgrund wähle ich für Gebühren, wenn ich die Kleinunternehmerregelung nutze?
Welchen Differenzgrund wähle ich für Gebühren, wenn ich die Kleinunternehmerregelung nutze?
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, wählst du für die Gebühren deines Zahlungsdienstleisters den Differenzgrund Gebühr des Zahlungsverkehrs ohne Steuer. Die Option Gebühr des Zahlungsverkehrs mit Steuer steht dir in diesem Fall nicht zur Verfügung.
In welcher Reihenfolge markiere ich Einnahmen- und Ausgabenbelege bei einer Auszahlung?
In welcher Reihenfolge markiere ich Einnahmen- und Ausgabenbelege bei einer Auszahlung?
Die Reihenfolge der Einnahmen- und Ausgabenbelege hängt von der Richtung des Bankumsatzes ab. Bei einer Auszahlung (positiver Bankumsatz) markierst du im Reiter BELEG WÄHLEN zuerst einen Einnahmenbeleg und danach die Ausgabenbelege. Bei einem negativen Bankumsatz ist die Reihenfolge umgekehrt: zuerst der Ausgabenbeleg, danach der Einnahmenbeleg. Hältst du die Reihenfolge nicht ein, blockiert Lexware Office die Auswahl mit der Meldung „Auswahl nicht möglich“. Mehr dazu im Artikel Verrechnung von Einnahmen und Ausgaben in einem Bankumsatz.
Kann ich eine Auszahlung zuordnen, wenn noch nicht alle Belege erfasst sind?
Kann ich eine Auszahlung zuordnen, wenn noch nicht alle Belege erfasst sind?
Eine Auszahlung kannst du auch dann schon zuordnen, wenn noch nicht alle Belege erfasst sind. Markiere die vorhandenen Belege, klicke auf ZUORDNEN und wähle im Dialog Differenz festgestellt die Option Teilabgleich. Die Auszahlung bleibt dann mit dem offenen Betrag im Reiter Umsätze zuordnen, bis du die fehlenden Belege über WEITERE ZUORDNUNG ergänzt. Mehr dazu im Artikel Teilabgleich von Bankumsätzen: aufteilen und Überzahlungen verbuchen.
Muss ich die Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters als Geldtransit buchen?
Muss ich die Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters als Geldtransit buchen?
Die Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters buchst du nur dann als Geldtransit, wenn du das Konto des Zahlungsdienstleisters selbst als Konto in Lexware Office führst, z. B. ein verbundenes PayPal-Konto. Dann ist die Auszahlung eine Umbuchung zwischen deinen eigenen Konten. Führst du kein solches Konto, ordnest du der Auszahlung die zugehörigen Belege zu, wie im Abschnitt So ordnest du eine Auszahlung deines Zahlungsdienstleisters zu beschrieben. Mehr zum Geldtransit im Artikel Geldtransit: Umbuchungen zwischen Bankkonto, Kreditkarte, PayPal und Kasse buchen.