Mehr Übersicht durch verbuchte Teilzahlungen
Du hast eine Rechnung in Raten bezahlt oder mehrere separate Überweisungen für denselben Kauf getätigt? In dieser Anleitung erfährst du, wie du all diese einzelnen Bankumsätze sauber einem einzigen Beleg in Lexware Office zuordnest. So stellst du sicher, dass deine Buchhaltung exakt stimmt und dein Beleg am Ende ordnungsgemäß ausgeglichen ist.
Das benötigst du für die Zuordnung
Bevor du mit der Zuordnung der Teilzahlungen beginnst, stelle bitte sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
Die dazugehörigen Bankumsätze (Teilzahlungen) wurden erfolgreich über deine Bankanbindung synchronisiert und sind in der Umsatzübersicht sichtbar.
So ordnest du mehrere Bankumsätze einem Beleg zu
Gehe wie folgt vor, um deine einzelnen Teilzahlungen nacheinander dem richtigen Beleg zuzuordnen:
1. Den ersten Bankumsatz zuordnen
Navigiere zu Finanzen → Umsätze → Umsätze zuordnen.
Wähle den ersten Bankumsatz aus der Liste aus, indem du auf + Manuell zuordnen klickst.
Suche in der rechten Spalte unter BELEG WÄHLEN den entsprechenden Beleg heraus (nutze ggf. das Suchfeld) und klicke ihn an, um das Häkchen zu setzen.
Da der Umsatzbetrag kleiner ist als der (noch offene) Belegbetrag, zeigt Lexware Office unten rechts an, dass ein Betrag "zu wenig gezahlt" wurde. Klicke dort auf ZUORDNEN.
Nun erscheint das Fenster "Differenz festgestellt". Wähle die Option Teilabgleich aus. Bei Bedarf kannst du das Feld Notiz nutzen, um zusätzliche Informationen zu dieser Teilzahlung festzuhalten. Klicke anschließend erneut auf ZUORDNEN.
Was passiert nach der ersten Teilzuordnung?
Der Bankumsatz ist nun als ausgeglichen markiert, während der Beleg für weitere Zuordnungen "offen" bleibt. In der Belegliste erscheint unter dem Gesamtbetrag ein orangefarbener Hinweis mit dem noch offenen Restbetrag (z. B. "zu bezahlen 2,00 €"). Der Beleg bleibt so lange als teilweise beglichen markiert, bis alle weiteren Zuordnungen erfolgt sind.
2. Weitere Umsätze einzeln zuordnen bis zum Ausgleich
Wiederhole diesen Vorgang nun einzeln für jeden weiteren Bankumsatz, der zu diesem Beleg gehört:
Klicke beim nächsten Umsatz auf + Manuell zuordnen, wähle denselben Beleg aus und bestätige erneut den Teilabgleich.
Fahre so lange fort, bis der letzte zugehörige Bankumsatz zugeordnet wurde. Sobald die Summe der Zahlungen den Belegbetrag vollständig deckt, erkennt das System den Ausgleich automatisch.
💡 Gut zu wissen: Wenn du deine Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) berechnen, berücksichtigt Lexware Office jede Teilzahlung sofort anteilig für deine Umsatzsteuer-Voranmeldung – auch wenn der Beleg noch nicht vollständig bezahlt ist.
So prüfst du, ob der Beleg vollständig ausgeglichen ist
Sobald du alle zugehörigen Bankumsätze erfolgreich zugeordnet hast und die Summe der Zahlungen den Rechnungsbetrag erreicht, ändert sich der Status automatisch. In Ihrer Belegübersicht wird der entsprechende Beleg nun als "bezahlt" markiert und taucht nicht mehr in Ihrer Offene-Posten-Liste auf.
So gelingt die Zuordnung in Sonderfällen
Szenario | Lösungsweg |
Überzahlung mit Rückerstattung | Du hast zu viel bezahlt und erhältst das Geld zurück? Markiere den Umsatz als Teilabgleich, gehe dabei wie in der Anleitung Teilabgleich von Belegen - mit Rückerstattung vor. |
Überzahlung ohne Rückerstattung | Die Überzahlung wird nicht erstattet? Wähle ebenfalls den Teilabgleich und folge der Anleitung Teilabgleich von Belegen - ohne Rückerstattung. |
Zahlung per Skonto | Wenn die Summe der Bankumsätze wegen eines Skontoabzugs geringer ist als der Rechnungsbetrag, wähle beim letzten Umsatz den Differenzgrund "Skonto", um den Beleg komplett auszugleichen. |
Sammelzahlung | Du hast mit einer Überweisung mehrere Rechnungen bezahlt? Ordne dem Umsatz nacheinander die verschiedenen Belege zu, wie im Artikel Mehrere Belege mit einer Zahlung ausgleichen beschrieben. |
Zuordnungen auflösen
Falls du die Zuordnung versehentlich falsch vorgenommen hast, kannst du diese wieder aufheben. Wie das funktioniert, erfährst du in folgendem Artikel: Zuordnung auflösen