Mehr Übersicht durch verbuchte Teilzahlungen
Sie haben eine Rechnung in Raten bezahlt oder mehrere separate Überweisungen für denselben Kauf getätigt? In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie all diese einzelnen Bankumsätze sauber einem einzigen Beleg in Lexware Office zuordnen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung exakt stimmt und Ihr Beleg am Ende ordnungsgemäß ausgeglichen ist.
Das benötigen Sie für die Zuordnung
Bevor Sie mit der Zuordnung der Teilzahlungen beginnen, stellen Sie bitte sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
Die dazugehörigen Bankumsätze (Teilzahlungen) wurden erfolgreich über Ihre Bankanbindung synchronisiert und sind in der Umsatzübersicht sichtbar.
So ordnen Sie mehrere Bankumsätze einem Beleg zu
Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre einzelnen Teilzahlungen nacheinander dem richtigen Beleg zuzuordnen:
1. Den ersten Bankumsatz zuordnen
Navigieren Sie zu Finanzen → Umsätze → Umsätze zuordnen.
Wählen Sie den ersten Bankumsatz aus der Liste aus, indem Sie auf + Manuell zuordnen klicken.
Suchen Sie in der rechten Spalte unter BELEG WÄHLEN den entsprechenden Beleg heraus (nutzen Sie ggf. das Suchfeld) und klicken Sie ihn an, um das Häkchen zu setzen.
Da der Umsatzbetrag kleiner ist als der (noch offene) Belegbetrag, zeigt Lexware Office unten rechts an, dass ein Betrag "zu wenig gezahlt" wurde. Klicken Sie dort auf ZUORDNEN.
Nun erscheint das Fenster "Differenz festgestellt". Wählen Sie die Option Teilabgleich aus. Bei Bedarf können Sie das Feld Notiz nutzen, um zusätzliche Informationen zu dieser Teilzahlung festzuhalten. Klicken Sie anschließend erneut auf ZUORDNEN.
Was passiert nach der ersten Teilzuordnung?
Der Bankumsatz ist nun als ausgeglichen markiert, während der Beleg für weitere Zuordnungen "offen" bleibt. In der Belegliste erscheint unter dem Gesamtbetrag ein orangefarbener Hinweis mit dem noch offenen Restbetrag (z. B. "zu bezahlen 2,00 €"). Der Beleg bleibt so lange als teilweise beglichen markiert, bis alle weiteren Zuordnungen erfolgt sind.
2. Weitere Umsätze einzeln zuordnen bis zum Ausgleich
Wiederholen Sie diesen Vorgang nun einzeln für jeden weiteren Bankumsatz, der zu diesem Beleg gehört:
Klicken Sie beim nächsten Umsatz auf + Manuell zuordnen, wählen Sie denselben Beleg aus und bestätigen Sie erneut den Teilabgleich.
Fahren Sie so lange fort, bis der letzte zugehörige Bankumsatz zugeordnet wurde. Sobald die Summe der Zahlungen den Belegbetrag vollständig deckt, erkennt das System den Ausgleich automatisch.
💡 Gut zu wissen: Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) berechnen, berücksichtigt Lexware Office jede Teilzahlung sofort anteilig für Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung – auch wenn der Beleg noch nicht vollständig bezahlt ist.
So prüfen Sie, ob der Beleg vollständig ausgeglichen ist
Sobald Sie alle zugehörigen Bankumsätze erfolgreich zugeordnet haben und die Summe der Zahlungen den Rechnungsbetrag erreicht, ändert sich der Status automatisch. In Ihrer Belegübersicht wird der entsprechende Beleg nun als "bezahlt" markiert und taucht nicht mehr in Ihrer Offene-Posten-Liste auf.
So gelingt die Zuordnung in Sonderfällen
Szenario | Lösungsweg |
Überzahlung mit Rückerstattung | Sie haben zu viel bezahlt und erhalten das Geld zurück? Markieren Sie den Umsatz als Teilabgleich, gehen Sie dabei wie in der Anleitung Teilabgleich von Belegen - mit Rückerstattung vor. |
Überzahlung ohne Rückerstattung | Die Überzahlung wird nicht erstattet? Wählen Sie ebenfalls den Teilabgleich und folgen Sie der Anleitung Teilabgleich von Belegen - ohne Rückerstattung. |
Zahlung per Skonto | Wenn die Summe der Bankumsätze wegen eines Skontoabzugs geringer ist als der Rechnungsbetrag, wählen Sie beim letzten Umsatz den Differenzgrund "Skonto", um den Beleg komplett auszugleichen. |
Sammelzahlung | Sie haben mit einer Überweisung mehrere Rechnungen bezahlt? Ordnen Sie dem Umsatz nacheinander die verschiedenen Belege zu, wie im Artikel Mehrere Belege mit einer Zahlung ausgleichen beschrieben. |
Zuordnungen auflösen
Falls Sie die Zuordnung versehentlich falsch vorgenommen haben, können Sie diese wieder aufheben. Wie das funktioniert, erfahren Sie in folgendem Artikel: Zuordnung auflösen