Hast du von einem Kunden eine Doppelzahlung erhalten, die du zurückerstatten möchtest? Oder hast du selbst eine Rechnung versehentlich doppelt bezahlt, zweimal überwiesen oder mehrfach beglichen? Dieser Artikel zeigt dir, wie du die Doppelzahlung und die anschließende Rückzahlung in Lexware Office korrekt verbuchst.
Bevor du startest
Dublette oder echte Doppelzahlung?
⚠️ Bevor du mit der Rückzahlung einer Doppelzahlung fortfährst, kläre, ob wirklich eine echte Doppelzahlung vorliegt oder nur eine technische Dublette: Prüfe kurz in deinem Online-Banking, ob die betreffende Zahlung dort wirklich zweimal als eigener Umsatz auftaucht. Findest du sie dort nur einmal, obwohl sie in Lexware Office doppelt erscheint, handelt es sich nicht um eine echte Doppelzahlung, sondern um eine technische Dublette. Eine Dublette ist ein Bankumsatz, der auf deinem Konto nur einmal stattgefunden hat, in Lexware Office aber fälschlich zweimal angezeigt wird. Gehe in diesem Fall stattdessen wie im Artikel Bankumsätze prüfen: Warum Dubletten entstehen und wie du diese identifizierst beschrieben vor.
Doppelzahlung oder Überzahlung?
💡 Achte außerdem auf den genauen Betrag, um eine Doppelzahlung von einer Überzahlung zu unterscheiden. Bei einer Doppelzahlung überweist dein Kunde exakt den Rechnungsbetrag ein zweites Mal. Diese komplette Doppelzahlung gleichst du über die Kategorie Durchlaufende Posten aus. Zahlt dein Kunde stattdessen in einer einzigen Überweisung mehr als die Rechnungssumme, liegt eine Überzahlung vor. Ordne in diesem Fall den Rechnungsbetrag zuerst per Teilabgleich dem Beleg zu. Dabei ordnest du nur den Rechnungsbetrag zu, der übrige Betrag bleibt zunächst offen. Den übrigen Differenzbetrag samt Rückzahlung gleichst du anschließend über Durchlaufende Posten aus. Details dazu findest du im Artikel Teilabgleich von Belegen – mit Rückerstattung.
So läuft die Zuordnung ab
📋 Beispiel: Ein Kunde bezahlt deine Rechnung korrekt mit 10,00 € (Umsatz „Eingangszahlung“). Kurz darauf überweist derselbe Kunde versehentlich noch einmal 10,00 € (Umsatz „Doppelzahlung“). Du veranlasst die Rückzahlung an deinen Kunden, die anschließend als eigener Umsatz auf deinem Bankkonto erscheint (Umsatz „Rückzahlung“, -10,00 €). Rufst du in dieser Situation die Umsatzliste auf, siehst du unter Umständen genau diese drei zusammengehörigen Bankumsätze gleichzeitig – so wie im Screenshot unten. Insgesamt läuft die Zuordnung in folgenden drei Schritten ab:
Beleg zuordnen: Die Eingangszahlung (10,00 €) ordnest du dem offenen Beleg zu – meist über den automatisch angezeigten Zuordnungsvorschlag.
Doppelzahlung kategorisieren: Die Doppelzahlung (10,00 €) kategorisierst du manuell und ohne Beleg auf die Kategorie Durchlaufende Posten.
Rückzahlung veranlassen (oder abwarten) und zuordnen: Hast du die Doppelzahlung erhalten, veranlasst du die Rückzahlung selbst, zum Beispiel über Finanzen → + ÜBERWEISUNG. Hast du selbst doppelt bezahlt, wartest du auf die Rückzahlung vom Empfänger oder forderst sie bei ihm an. Sobald die Rückzahlung als eigener Umsatz erscheint (-10,00 €), kategorisierst du auch sie auf Durchlaufende Posten – erst dann gleichen sich Doppelzahlung und Rückzahlung vollständig aus.
Sind alle drei Schritte erledigt, zeigen Eingangszahlung, Doppelzahlung und Rückzahlung in der Umsatzliste „1 Zuordnung“ – es bleiben keine offenen Vorschläge oder unzugeordneten Umsätze übrig.
Warum es für eine Doppelzahlung keinen offenen Beleg gibt
✅ Bei einer Doppelzahlung gibt es für die zweite Zahlung keinen offenen Beleg.
Der Grund: Die Rechnung ist durch die erste, korrekte Zahlung bereits ausgeglichen, und du hast diese Zuordnung schon vorgenommen.
💡 Für den Bankumsatz der ersten, korrekten Zahlung zeigt dir Lexware Office normalerweise einen passenden Zuordnungsvorschlag zum offenen Beleg an – diesen übernimmst du wie gewohnt. Mehr zum Umgang mit Zuordnungsvorschlägen liest du im Artikel Zuordnungsvorschläge für deine Bankumsätze.
ℹ️ Wie du die anschließende Rückzahlung veranlasst (oder erhältst) und beide zusammengehörigen Bankumsätze richtig zuordnest, liest du im Abschnitt Doppelzahlung und Rückzahlung als Durchlaufende Posten zuordnen.
Doppelzahlung und Rückzahlung als Durchlaufende Posten zuordnen
Um die Doppelzahlung und die anschließende Rückzahlung buchhalterisch korrekt abzubilden, ordnest du beide betreffenden Bankumsätze der Kategorie Durchlaufende Posten zu. Durchlaufende Posten sind ein neutraler Buchungsposten, der Beträge ausgleicht, die nur durchlaufen – hier heben sich Doppelzahlung und Rückzahlung gegenseitig auf, ohne dein Ergebnis zu beeinflussen. Dafür gehst du in zwei Schritten vor: Zuerst kategorisierst du die Doppelzahlung, anschließend die Rückzahlung.
1. Beleg zuordnen (falls noch nicht geschehen)
Ist die ursprüngliche, korrekte Zahlung noch nicht ihrem Beleg zugeordnet, erledigst du das zuerst – meist über den automatisch angezeigten Zuordnungsvorschlag in der Umsatzliste. Mehr dazu liest du im Artikel Zuordnungsvorschläge für deine Bankumsätze. Ist die Zahlung bereits zugeordnet, ist dieser Schritt schon erledigt und du machst direkt mit der Doppelzahlung weiter.
2. Doppelzahlung kategorisieren
So kategorisierst du die Doppelzahlung:
Wähle unter Finanzen → Umsätze den Umsatz der Doppelzahlung aus und klicke rechts auf Manuell zuordnen.
Wechsle im sich öffnenden Fenster zum Reiter KATEGORIE WÄHLEN.
Gib im Feld Kategorie „Durchlaufende Posten“ ein und wähle den Eintrag Durchlaufende Posten aus. Lass das Feld für den Beleg leer.
Bestätige mit ZUORDNEN.
📝 Hinterlege bei dieser Kategorisierung am besten eine entsprechende Notiz, sodass der Vorgang auch im Nachhinein nachvollziehbar bleibt.
3. Rückzahlung kategorisieren
Anders als die Doppelzahlung erscheint die Rückzahlung nicht von selbst als Bankumsatz. Wer sie veranlasst, hängt davon ab, welchen der beiden Fälle aus der Einleitung du gerade bearbeitest:
Hast du eine Doppelzahlung erhalten, musst du die Rückzahlung an deinen Kunden selbst anstoßen: Klicke dazu unter Finanzen auf + ÜBERWEISUNG und trage Name bzw. IBAN deines Kunden sowie den zu erstattenden Betrag ein, oder veranlasse die Rücküberweisung direkt in deinem Online-Banking.
Hast du selbst eine Doppelzahlung geleistet, muss der Empfänger dir den zu viel gezahlten Betrag zurücküberweisen. Hat er das noch nicht getan, wende dich an ihn und bitte um die Rücküberweisung.
Erst sobald die Rückzahlung anschließend als eigener Umsatz auf deinem Bankkonto erscheint und in Lexware Office importiert wurde, kannst du sie so kategorisieren:
Wähle unter Finanzen → Umsätze den Umsatz der Rückzahlung aus und klicke rechts auf Manuell zuordnen.
Wechsle im sich öffnenden Fenster zum Reiter KATEGORIE WÄHLEN.
Gib im Feld Kategorie „Durchlaufende Posten“ ein und wähle den Eintrag Durchlaufende Posten aus. Lass das Feld für den Beleg leer.
Bestätige mit ZUORDNEN.
📝 Hinterlege auch bei dieser Kategorisierung am besten eine entsprechende Notiz, sodass der Vorgang nachvollziehbar bleibt.
💡 Wie du Bankumsätze ohne Beleg kategorisierst, erklärt der Artikel Bankumsätze in Lexware Office manuell zuordnen.
Sind Doppelzahlung und Rückzahlung wie beschrieben zugeordnet, zeigen alle drei zusammengehörigen Bankumsätze in der Umsatzliste den Status „1 Zuordnung“. Es bleiben keine offenen Vorschläge oder unzugeordneten Umsätze mehr übrig – wie im folgenden Beispiel mit den Umsätzen „Eingangszahlung“, „Doppelzahlung“ und „Rückzahlung“.
ℹ️ Liegt zwischen der Doppelzahlung und der Rückzahlung ein längerer Zeitraum oder sogar ein Jahreswechsel, erfasse den Umsatz stattdessen als Einnahmenminderung beziehungsweise Ausgabenminderung statt als Durchlaufende Posten. Das sind eigene Beleg-Typen, mit denen du eine bereits gebuchte Einnahme oder Ausgabe nachträglich korrigierst. Wie du einen Ausgabenminderungsbeleg dafür erfasst, liest du im Artikel Wie erfasse ich eine Erstattung?.
❓ Häufige Fragen zur Doppelzahlung von Belegen
Warum finde ich für die Doppelzahlung keinen offenen Beleg, dem ich sie zuordnen kann?
Warum finde ich für die Doppelzahlung keinen offenen Beleg, dem ich sie zuordnen kann?
Für die Doppelzahlung gibt es keinen offenen Beleg, weil die zugehörige Rechnung bereits durch die erste, korrekte Zahlung ausgeglichen wurde. Das ist normal und kein Fehler – ordne die Doppelzahlung stattdessen wie im Abschnitt Doppelzahlung und Rückzahlung als Durchlaufende Posten zuordnen beschrieben der Kategorie Durchlaufende Posten zu.
Warum zeigt mir Lexware Office für die Doppelzahlung einen Zuordnungsvorschlag zum Beleg an?
Warum zeigt mir Lexware Office für die Doppelzahlung einen Zuordnungsvorschlag zum Beleg an?
Der Bankumsatz der Doppelzahlung hat meist denselben Betrag und Verwendungszweck wie die erste, korrekte Zahlung – deshalb kann dir Lexware Office auch dafür einen Zuordnungsvorschlag zum Beleg anzeigen. Lehne diesen Vorschlag ab, denn die Rechnung ist durch die erste Zahlung bereits beglichen: Fahre in der Umsatzliste mit der Maus über den Eintrag und klicke auf das ×-Symbol.
Ein Umsatz taucht doppelt in meiner Umsatzliste auf – ist das automatisch eine Doppelzahlung?
Ein Umsatz taucht doppelt in meiner Umsatzliste auf – ist das automatisch eine Doppelzahlung?
Ein doppelt angezeigter Umsatz ist nicht automatisch eine Doppelzahlung: Er kann auch eine technische Dublette sein. Dabei wird derselbe Bankumsatz in Lexware Office fälschlich zweimal angezeigt, obwohl er in deinem Online-Banking nur einmal auftaucht. Prüfe deshalb dein Online-Banking: Taucht die Zahlung dort tatsächlich zweimal auf, handelt es sich um eine echte Doppelzahlung, die du wie in diesem Artikel beschrieben verbuchst. Taucht sie dort nur einmal auf, ist es eine Dublette – gehe dann stattdessen nach dem Artikel Bankumsätze prüfen: Warum Dubletten entstehen und wie du diese identifizierst vor.
Was ist der Unterschied zwischen einer Doppelzahlung und einer Überzahlung?
Was ist der Unterschied zwischen einer Doppelzahlung und einer Überzahlung?
Bei einer Doppelzahlung überweist dein Kunde den exakten Rechnungsbetrag ein zweites Mal – diesen Fall behandelt dieser Artikel. Bei einer Überzahlung zahlt dein Kunde stattdessen in einer einzigen Überweisung mehr als die Rechnungssumme. In diesem Fall ordnest du den Rechnungsbetrag zuerst per Teilabgleich dem Beleg zu und gleichst nur den überzähligen Differenzbetrag samt Rückzahlung über Durchlaufende Posten aus. Details dazu findest du im Artikel Teilabgleich von Belegen – mit Rückerstattung.
Liegt zwischen Doppelzahlung und Rückzahlung ein Jahreswechsel – ändert sich dann etwas an der Buchung?
Liegt zwischen Doppelzahlung und Rückzahlung ein Jahreswechsel – ändert sich dann etwas an der Buchung?
Liegt zwischen Doppelzahlung und Rückzahlung ein längerer Zeitraum oder ein Jahreswechsel, änderst du die Buchung: Du erfasst den Ausgleich dann nicht über Durchlaufende Posten, sondern als Einnahmenminderung beziehungsweise Ausgabenminderung. Das sind eigene Beleg-Typen, mit denen du eine bereits gebuchte Einnahme oder Ausgabe nachträglich korrigierst. Wie du das machst, liest du im Artikel Wie erfasse ich eine Erstattung?.