Für deine Buchhaltung ordnest du jedem Bankumsatz einen Beleg oder eine Kategorie zu. Damit das schneller geht, erstellt Lexware Office automatisch Zuordnungsvorschläge für deine Bankumsätze. Hier erfährst du, wie die Vorschläge entstehen und wie du sie prüfst, annimmst oder ablehnst.
Wie entstehen die Zuordnungsvorschläge für deine Bankumsätze?
Sobald neue Bankumsätze in Lexware Office ankommen, prüft Lexware Office sie und erstellt automatisch passende Zuordnungsvorschläge. Bei verbundenen Bankkonten passiert das, wenn du das Konto aktualisierst oder neue Umsätze automatisch ankommen, z. B. beim Lexware Geschäftskonto.
Bei Konten ohne Verbindung passiert das, wenn du Umsätze per CSV-Datei importierst. Voraussetzung ist, dass unter Finanzen → Konten mindestens ein Bankkonto vorhanden ist, mit oder ohne Verbindung. Ohne Bankkonto gibt es keine Bankumsätze und damit auch keine Zuordnungsvorschläge. Außerdem darf das Bankkonto nicht als privat markiert sein. Für private Bankkonten erstellt Lexware Office keine Zuordnungsvorschläge.
Es gibt zwei Arten von Zuordnungsvorschlägen:
Vorschlag für einen passenden Beleg: Lexware Office findet einen Beleg, der zum Bankumsatz passt. Voraussetzung ist, dass du den Beleg vollständig erfasst hast. Es spielt keine Rolle, ob der Beleg oder der Bankumsatz zuerst in Lexware Office war, denn die Prüfung läuft in beide Richtungen.
Vorschlag für eine passende Kategorie: Für manche Umsätze gibt es keinen eigenen Beleg, z. B. PayPal-Gebühren, Privatentnahmen oder die Tilgung eines Kredits. Ordnest du solche Umsätze regelmäßig derselben Kategorie zu, schlägt Lexware Office dir diese Kategorie künftig direkt vor. Mehr dazu im Artikel Personalisierte Zuordnungsvorschläge. Für wiederkehrende Umsätze mit gleichbleibendem Betrag, z. B. die Büromiete, nutzt du am besten einen Dauerbeleg.
Wann schlägt Lexware Office einen passenden Beleg vor?
Einen passenden Beleg schlägt Lexware Office vor, wenn Beleg und Bankumsatz zusammenpassen. Dafür prüft Lexware Office unter anderem diese Kriterien:
Zahlart: Im Beleg ist Noch nicht bezahlt oder Wird abgebucht ausgewählt.
Betrag: Der offene Betrag des Belegs stimmt mit dem Betrag des Bankumsatzes überein. Hast du mit Skonto bezahlt oder eine Zahlung mit Skonto erhalten, erkennt Lexware Office auch den gekürzten Betrag. Mehr dazu im Artikel Zuordnungsvorschläge für Einnahmen und Ausgaben mit Skonto.
Zeitraum: Das Belegdatum liegt höchstens 90 Tage vor und höchstens 30 Tage nach dem Datum des Bankumsatzes.
Stimmt nur der Betrag überein, sucht Lexware Office in einem größeren Zeitraum. Das Belegdatum darf dann bis zu 180 Tage vor und bis zu 90 Tage nach dem Datum des Bankumsatzes liegen. Dafür muss der Betrag einzigartig sein: Kommt derselbe Betrag mehrmals vor, erstellt Lexware Office keinen Vorschlag.
So hilfst du Lexware Office, den passenden Beleg zu finden:
Belegnummer: Die Belegnummer aus Lexware Office steht genau so im Verwendungszweck des Bankumsatzes. Auch Angaben aus der Notiz des Belegs erkennt Lexware Office im Verwendungszweck.
Kontakt: Der Name des Kontakts ist in Beleg und Bankumsatz identisch.
Kundennummer: Die Kundennummer ist in Beleg und Bankumsatz identisch.
💡 Tipp: Gib deinen Kund:innen den Hinweis, bei der Überweisung die genaue Rechnungsnummer aus Lexware Office im Verwendungszweck anzugeben. Dann klappt der automatische Abgleich am besten.
Beispiel: Für die Lastschrift über 39,99 € schlägt Lexware Office den Beleg TEL-2026-10 vor. Der Betrag ist identisch. Das Belegdatum 05.10.2026 liegt 10 Tage vor dem Buchungsdatum 15.10.2026. Die Belegnummer steht im Verwendungszweck, und der Name des Kontakts ist in Beleg und Bankumsatz gleich.
Wie erkenne ich einen Zuordnungsvorschlag?
Alle Zuordnungsvorschläge findest du unter Finanzen → Umsätze im Reiter Vorschläge prüfen. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele Vorschläge offen sind.
Einen Zuordnungsvorschlag erkennst du dort in der Spalte Zuordnung am blau hinterlegten Feld:
Belegvorschlag: Du siehst eine Vorschau des Belegs mit Kontakt, Belegdatum, Belegnummer und Betrag.
Kategorievorschlag: Du siehst das Symbol mit den drei Sternen und die vorgeschlagene Kategorie.
Die Leiste unten zeigt, wie viele Zuordnungsvorschläge Lexware Office erstellt hat und wie viel Zeit du damit sparst.
Im Reiter Alle Umsätze siehst du alle Bankumsätze, egal ob mit oder ohne Zuordnungsvorschlag. In der Spalte Zuordnung erkennst du, wie weit ein Umsatz bearbeitet ist:
Zuordnungsvorschlag: Das Feld ist blau hinterlegt und zeigt den Beleg oder die Kategorie. Den Vorschlag kannst du auch hier annehmen oder ablehnen, allerdings nur einzeln. Mehrere Vorschläge auf einmal bearbeitest du im Reiter Vorschläge prüfen.
Kein Vorschlag: Das Feld ist orange hinterlegt und zeigt Manuell zuordnen. Diese Umsätze findest du auch im Reiter Umsätze zuordnen.
Bereits zugeordnet: Das Feld ist grau hinterlegt und zeigt einen Haken mit der Anzahl der Zuordnungen, z. B. 1 Zuordnung. Eine falsche Zuordnung löst du wieder auf. Mehr dazu im Artikel Zuordnung auflösen.
Was die Spalte Zuordnung noch zeigt und welche Anleitung dir bei welcher Aufgabe hilft, erfährst du im Artikel Bankumsätze verwalten: der Bereich Finanzen → Umsätze.
Zuordnungsvorschläge prüfen und annehmen
Zuordnungsvorschläge sind zunächst nur Vorschläge. Erst wenn du einen Zuordnungsvorschlag annimmst, verbucht Lexware Office den Bankumsatz. So gehst du vor:
Öffne Finanzen → Umsätze.
Klicke auf den Reiter Vorschläge prüfen. Hier siehst du alle Zuordnungsvorschläge in einer Liste.
Nimm die passenden Vorschläge einzeln, gesammelt oder alle auf einmal an.
Details prüfen: Klicke auf einen Vorschlag. Im Fenster Umsatz zuordnen siehst du unter Vorschlag den Beleg mit Belegdatum, Belegnummer, Kategorie und Steuer bzw. die vorgeschlagene Kategorie. Mit ANNEHMEN nimmst du den Vorschlag an, mit ABLEHNEN lehnst du ihn ab.
Einzeln annehmen: Fahre mit der Maus über den Eintrag und klicke auf den Haken. Alternativ markierst du den Vorschlag über das Kontrollkästchen auf der linken Seite und klickst in der Leiste unten auf ANNEHMEN.
Mehrere gesammelt annehmen: Markiere mehrere Vorschläge über die Kontrollkästchen auf der linken Seite. Klicke in der Leiste unten auf ANNEHMEN.
Alle auf einmal annehmen: Prüfe die Liste und lehne unpassende Vorschläge ab. Klicke dann in der Leiste unten auf ALLE ANNEHMEN. Damit verbuchst du alle verbleibenden Vorschläge auf einmal. Den Button ALLE ANNEHMEN siehst du, solange kein Vorschlag markiert ist.
💡 Tipp: Am schnellsten bist du, wenn du zuerst im Reiter Vorschläge prüfen alle Zuordnungsvorschläge prüfst und die passenden annimmst. Die übrigen Bankumsätze ordnest du danach im Reiter Umsätze zuordnen manuell zu.
Was passiert, wenn ein Zuordnungsvorschlag nicht passt?
Einen Zuordnungsvorschlag, der nicht passt, lehnst du ab:
Einen einzelnen Vorschlag ablehnen: Fahre mit der Maus über den Eintrag. Klicke auf das X, das am rechten Rand erscheint. Alternativ markierst du den Vorschlag über das Kontrollkästchen und klickst in der Leiste unten auf ABLEHNEN.
Mehrere Vorschläge ablehnen: Markiere mehrere Vorschläge über die Kontrollkästchen auf der linken Seite. Klicke in der Leiste unten auf ABLEHNEN.
💡 Bankumsätze, deren Vorschlag du abgelehnt hast, und Umsätze ohne Vorschlag findest du im Reiter Umsätze zuordnen. Dort ordnest du den Bankumsatz manuell einem Beleg oder einer Kategorie zu. Die Anleitung findest du im Artikel Bankumsätze in Lexware Office manuell zuordnen.
🎬 Erklärvideo: Zuordnungsvorschläge annehmen
Im Erklärvideo siehst du, wie du Zuordnungsvorschläge für deine Bankumsätze prüfst und annimmst.
💡 Hinweis: Das Video zeigt noch eine ältere Oberfläche. Die Vorgehensweise ist gleich geblieben, nur Gestaltung und einzelne Bezeichnungen haben sich geändert. Die Zuordnungsvorschläge findest du heute unter Finanzen → Umsätze im Reiter Vorschläge prüfen.
💡 Tipps für deine Zuordnungsvorschläge
Mit diesen Tipps nutzt du die Zuordnungsvorschläge optimal und sparst dir viel Zeit:
Regelmäßig prüfen: Wirf am besten nach jeder Kontoaktualisierung und jedem CSV-Import einen Blick in den Reiter Vorschläge prüfen. Wenn du die Vorschläge zeitnah annimmst oder ablehnst, bleibt deine Buchhaltung immer aktuell.
Lernphase bei neuen Kategorien: Lexware Office lernt aus deinen manuellen Zuordnungen. Ordnest du wiederkehrende Umsätze immer derselben Kategorie zu, erkennt Lexware Office das Muster und schlägt dir diese Kategorie künftig vor. Du hast einen Umsatz manuell kategorisiert, aber beim nächsten gleichen Umsatz fehlt der Vorschlag? Lexware Office braucht etwas Zeit zum Lernen. Deine Kategorieänderung berücksichtigt Lexware Office frühestens bei der nächsten Kontoaktualisierung. Mehr dazu im Artikel Personalisierte Zuordnungsvorschläge.
Kreditkarten: Fehlen dir Zuordnungsvorschläge für deine Kreditkarte, prüfe deine Belege. Oft gibt es für einen Kreditkartenumsatz einen Beleg. Sobald du ihn in Lexware Office erfasst hast, erstellt Lexware Office dafür einen Zuordnungsvorschlag.
Für private Bankkonten werden keine Zuordnungsvorschläge erstellt
Für Bankkonten, die du als privat markiert hast, erstellt Lexware Office keine Zuordnungsvorschläge. Die Kontennutzung änderst du unter Finanzen → Konten: Klicke in der Zeile des Kontos auf die drei Punkte (⋮) und wähle Konto bearbeiten. Mehr dazu im Artikel Kontennutzung eines Bankkontos festlegen.
Wie viele Zuordnungsvorschläge kann ich auf einmal annehmen?
Mit ALLE ANNEHMEN nimmst du maximal 1.000 Zuordnungsvorschläge auf einmal an.
Reihenfolge: Lexware Office verbucht immer zuerst die ältesten 1.000 Zuordnungsvorschläge.
Mehr als 1.000 Vorschläge: Sobald die ersten 1.000 Umsätze verbucht sind, rücken die restlichen Vorschläge nach. Klicke erneut auf ALLE ANNEHMEN, bis die Liste leer ist.
❓ Häufige Fragen zu Zuordnungsvorschlägen
Kann ich abgelehnte Zuordnungsvorschläge erneut erzeugen?
Kann ich abgelehnte Zuordnungsvorschläge erneut erzeugen?
Abgelehnte Zuordnungsvorschläge kannst du nicht erneut erzeugen. Lexware Office erstellt Zuordnungsvorschläge nur für neue Bankumsätze. Ordne den Bankumsatz stattdessen im Reiter Umsätze zuordnen manuell zu. Die Anleitung findest du im Artikel Bankumsätze in Lexware Office manuell zuordnen. Sobald neue Bankumsätze in Lexware Office ankommen, erhältst du dafür wie gewohnt Zuordnungsvorschläge.
Warum bekomme ich keinen Zuordnungsvorschlag, obwohl der passende Beleg vorhanden ist?
Warum bekomme ich keinen Zuordnungsvorschlag, obwohl der passende Beleg vorhanden ist?
Einen Zuordnungsvorschlag für einen Beleg erstellt Lexware Office nur, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Prüfe deshalb Folgendes:
Im Beleg ist die Zahlart Noch nicht bezahlt oder Wird abgebucht ausgewählt.
Der offene Betrag des Belegs stimmt mit dem Betrag des Bankumsatzes überein, bei Skonto mit dem gekürzten Betrag.
Das Belegdatum liegt höchstens 90 Tage vor und höchstens 30 Tage nach dem Datum des Bankumsatzes. Stimmt nur der Betrag überein, sind es bis zu 180 Tage vorher und 90 Tage nachher. Der Betrag muss dann aber einzigartig sein.
Das Bankkonto ist nicht als privat markiert.
Zusätzlich hilft es, wenn Belegnummer, Name des Kontakts und Kundennummer in Beleg und Bankumsatz übereinstimmen. Passt kein Vorschlag, ordnest du den Bankumsatz im Reiter Umsätze zuordnen manuell zu.
Warum bekomme ich für Belege in Fremdwährung keinen Zuordnungsvorschlag?
Warum bekomme ich für Belege in Fremdwährung keinen Zuordnungsvorschlag?
Belege speicherst du in Lexware Office immer in Euro. Weicht der Euro-Betrag deines Belegs durch die Währungsumrechnung vom Betrag des Bankumsatzes ab, erstellt Lexware Office keinen Zuordnungsvorschlag. Ordne den Bankumsatz dann im Reiter Umsätze zuordnen manuell dem Beleg zu. Klickst du trotz Differenz auf ZUORDNEN, öffnet sich der Dialog Differenz festgestellt. Wähle dort Währungsumrechnung. Lexware Office kategorisiert die Differenz dann als Ausgabe bzw. Einnahme.
💡 Tipp: Ist der Bankumsatz schon in Lexware Office, wenn du den Beleg in Fremdwährung erfasst, sucht Lexware Office in der Belegerfassung nach diesem Bankumsatz und schlägt dir den Euro-Betrag daraus vor. Dann passen Beleg und Bankumsatz genau zusammen. Erfasst du den Beleg vor dem Bankumsatz, gibt es keinen Betragsvorschlag. Den Euro-Betrag gibst du dann selbst ein.
Warum ist mein Beleg überfällig, obwohl ich bezahlt habe?
Warum ist mein Beleg überfällig, obwohl ich bezahlt habe?
Ein Beleg ist überfällig, obwohl du bezahlt hast, wenn ihm in Lexware Office noch keine Zahlung zugeordnet ist. Erst mit einem zugeordneten Bankumsatz gilt der Beleg als bezahlt. Prüfe diese Ursachen:
Zuordnungsvorschlag nicht angenommen: Steht der Bankumsatz im Reiter Vorschläge prüfen, nimm den Vorschlag an. Ein Zuordnungsvorschlag allein verbucht noch nichts.
Konto nicht verbunden: Ist dein Bankkonto nicht mit Lexware Office verbunden, fehlen die Bankumsätze. Verbinde das Konto unter Finanzen → Konten oder importiere die Umsätze per CSV-Datei.
Bankumsatz nicht zugeordnet: Ordne den Bankumsatz im Reiter Umsätze zuordnen manuell dem Beleg zu.
Beleg doppelt erfasst: Hast du denselben Beleg versehentlich zweimal erfasst, ist die Zahlung nur einem der beiden Belege zugeordnet. Der andere bleibt offen. Suche in der Belegliste oder über die übergreifende Suche (Lupe oben rechts) nach der Belegnummer. Findest du den Beleg zweimal, löschst du den doppelten Beleg.
Warum sind manche Bankumsätze schon zugeordnet, obwohl ich keinen Vorschlag angenommen habe?
Warum sind manche Bankumsätze schon zugeordnet, obwohl ich keinen Vorschlag angenommen habe?
Hast du die automatisierte Verbuchung eingeschaltet, verbucht Lexware Office bestimmte Bankumsätze direkt. Einen Zuordnungsvorschlag siehst du dafür nicht. Das gilt für:
Geldtransite zwischen deinen geschäftlichen Girokonten und deren Unterkonten
Überweisungen, die du aus einem Beleg vorbereitet und über das Lexware Geschäftskonto übermittelt hast
Belege und Bankumsätze aus Partner-Schnittstellen
Diese Bankumsätze findest du im Reiter Alle Umsätze als bereits zugeordnet. Stimmt eine Zuordnung nicht, löst du sie wie jede andere Zuordnung auf. Mehr dazu in den Artikeln Neu in Lexware Office: Die volle automatisierte Verbuchung und Automatisierte Verbuchung für Belege aus Partner-Schnittstellen.
Warum bekomme ich keine Kategorievorschläge mehr?
Warum bekomme ich keine Kategorievorschläge mehr?
Lehnst du Kategorievorschläge häufig ab und ordnest die Bankumsätze danach einem Beleg zu, schaltet Lexware Office diese Art von Kategorievorschlägen für dich automatisch ab. Ordnest du Bankumsätze später wieder öfter einer Kategorie zu, erhältst du die Vorschläge automatisch wieder. Deine personalisierten Zuordnungsvorschläge sind davon nicht betroffen.
Kann ich Zuordnungsvorschläge ausschalten?
Kann ich Zuordnungsvorschläge ausschalten?
Zuordnungsvorschläge kannst du nicht ausschalten. Lexware Office erstellt sie automatisch aus deinen Bankumsätzen und Belegen. Unpassende Zuordnungsvorschläge lehnst du ab.