Für eine korrekte Buchhaltung ist ein sauberer Bankabgleich das Fundament. Trotz moderner Schnittstellen kann es in Einzelfällen dazu kommen, dass Umsätze mehrfach in Ihrer Umsatzübersicht erscheinen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dubletten erkennen, warum diese entstehen und wie Sie Ihren Kontostand konsistent halten.
Wann dieser Artikel für Sie relevant ist
Sie nutzen ein in Lexware Office angebundenes Bankkonto und befinden sich in einem der folgenden zwei Szenarien:
Szenario 1: Direkte Feststellung in der Umsatzliste
Sie stellen unter Finanzen → Umsätze fest, dass einzelne Bankumsätze doppelt oder mehrfach gelistet sind oder dass bereits bezahlte Belege plötzlich wieder als "offen" erscheinen, weil der dazugehörige Bankumsatz ein zweites Mal in der Liste auftaucht.
In Ihrem Onlinebanking existiert dieser Bankumsatz jedoch nur ein einziges Mal.
Sie haben die Dubletten noch nicht bearbeitet (zugeordnet).
Szenario 2: Abweichung auf dem Buchungskonto
Sie bemerken, dass der Saldo Ihres Buchungskontos für das entsprechende Bankkonto (einzusehen unter Buchhaltung → Kontenübersicht) nicht mit dem tatsächlichen Kontostand bei der Bank übereinstimmt.
Die Ursache: Sie haben die doppelten Bankumsätze bereits versehentlich zugeordnet, wodurch mehrfache Buchungen in Lexware Office erzeugt wurden.
Das Ergebnis: Diese redundanten Buchungen verfälschen nun den Saldo in Ihrer Buchhaltung.
Was genau sind doppelte Bankumsätze?
Ein doppelter Bankumsatz liegt vor, wenn eine bestimmte Kontobewegung mehrfach angezeigt wird, obwohl sie auf dem tatsächlichen Bankkonto nur ein einziges Mal stattgefunden hat.
Beispiel: Sie kaufen für 45 Euro Büromaterial. Auf dem Kontoauszug Ihrer Bank sehen Sie diese 45 Euro exakt einmal. In Lexware Office taucht der Bankumsatz am selben Tag jedoch zweimal auf. Würden Sie nun beide Umsätze zuordnen, hätten Sie plötzlich 90 Euro Ausgaben (zwei Buchungen) in Ihrer Buchhaltung stehen.
Warum entstehen doppelte Bankumsätze?
Damit Lexware Office erkennt, ob ein Bankumsatz bereits importiert wurde, findet im Hintergrund ein automatischer Dublettencheck statt. Dieser Vergleich basiert auf der Prüfsumme – einer eindeutigen Identität, die sich aus den von der Bank gelieferten Daten zusammensetzt. Damit dieser Check funktioniert und keine doppelten Bankumsätze entstehen, müssen die Daten eines Umsatzes zu 100 % identisch sein.
Die Prüfsumme: Die Prüfsumme dient als Indikator dafür, ob ein Umsatz bereits im System vorhanden ist. Der Dublettencheck ist darauf angewiesen, dass die Daten eines Umsatzes zu 100 % identisch bleiben.
Wann der Check funktioniert: Werden per Bankabruf zwei komplett identische Bankumsätze geliefert, greift die Prüfung. Das System erkennt die Dublette und zeigt Ihnen richtigerweise nur einen Umsatz an.
Wann der Check nicht greifen kann: Sobald sich zwei Bankumsätze auch nur minimal unterscheiden, werden beide eingespielt. Schon ein einziges abweichendes Zeichen, ein zusätzliches Leerzeichen oder ein kleiner textlicher Zusatz im Verwendungszweck führt dazu, dass die Prüfsumme nicht mehr übereinstimmt.
Warum ignoriert der Automatismus die Dubletten nicht einfach?
An dieser Stelle entscheidet sich das System für die Datensicherheit. Da es im Geschäftsalltag durchaus vorkommt, dass zwei fast identische Umsätze am selben Tag fließen (z. B. zwei separate Einkäufe beim selben Lieferanten mit unterschiedlichen Belegnummern im Betreff), darf Lexware Office bei der kleinsten Abweichung nicht eigenmächtig entscheiden, einen Bankumsatz als Dublette zu ignorieren.
Um Ihre Datenintegrität zu schützen und sicherzustellen, dass kein rechtlich relevanter Bankumsatz verloren geht, wird der Umsatz im Zweifel importiert. Die finale Entscheidung, ob es sich um eine Dublette handelt, bleibt somit immer in Ihren Händen.
Abweichungen als Ursache für doppelte Bankumsätze:
Es gibt verschiedene technische Gründe, warum die Prüfsumme eines Bankumsatzes abweicht und diese Abweichungen schließlich zu doppelten Bankumsätzen in Lexware Office führen:
Geänderte Prüfsummen-Berechnung: Lexware Office arbeitet mit Banking-Dienstleistern zusammen, um Bankdaten sicher abzurufen. Wenn sich der Algorithmus zur Berechnung der Prüfsumme ändert, werden bereits importierte Umsätze beim erneuten Abruf nicht mehr als Duplikate erkannt und es entstehen Dubletten.
Updates der Bankschnittstelle: Banken aktualisieren regelmäßig ihre IT-Systeme. Eine neue Version der bankspezifischen Schnittstelle kann zu einer abweichenden Datenstruktur führen, was den Import doppelter Umsätze auslöst.
Wechsel der Schnittstelle (FinTS zu XS2A): Bei einem Wechsel verändern sich häufig Format und Inhalt der gelieferten Datenfelder. Dadurch können Bankumsätze erneut als „neu“ eingestuft werden.
Paralleler CSV-Import: Wenn die Umsätze sowohl per Bankabruf als auch über einen manuellen CSV-Import in das System gelangen, können Dubletten entstehen. Da Daten aus CSV-Dateien anders aufgebaut sind als die Informationen aus der Schnittstelle, kann das System diese nicht miteinander vergleichen. Dadurch werden identische Vorgänge aus beiden Quellen als separate Bankumsätze gewertet.
Strukturelle Anpassungen durch den Banking-Dienstleister: Änderungen an der Datenstruktur – etwa das Zusammenführen mehrerer Felder zu einem – wirken sich direkt auf die Prüfsumme aus. Bereits vorhandene Umsätze werden dann nicht mehr eindeutig zugeordnet und als neue Bankumsätze gewertet.
So identifizieren Sie Dubletten frühzeitig
Damit Ihre Buchhaltung konsistent bleibt, empfehlen wir die folgende zweistufige Prüfung:
Schritt 1: Abgleich während der Bearbeitung
Um Dubletten in Lexware Office zu vermeiden, sollten Sie bereits beim Abgleich Ihrer Bankumsätze unter dem Menüpunkt Finanzen prüfen, ob die angezeigten Einträge mit Ihrem tatsächlichen Onlinebanking übereinstimmen. Da der Kontostand direkt über die Schnittstelle geliefert wird, fallen doppelte Umsätze oft erst auf, wenn Sie die Umsatzliste detailliert durchsehen.
Schritt 2: Salden-Abgleich mithilfe des Buchungskontos
Sobald Sie alle Bankumsätze vollständig zugeordnet haben und die Liste unter dem Reiter Finanzen im Bereich Umsätze zuordnen leer ist, führen Sie zur Sicherheit einen Salden-Abgleich mithilfe des Buchungskontos durch.
Vergleichen Sie den Saldo Ihres Buchungskontos (unter dem Reiter Buchhaltung → Kontenübersicht) mit dem tatsächlichen Kontostand in Ihrem Onlinebanking.
Der Soll-Zustand: Beide Werte stimmen exakt überein.
Bei Abweichungen: Prüfen Sie, ob möglicherweise doppelte Bankumsätze zugeordnet und somit fehlerhafte Buchungen erzeugt wurden.
⚠️ Voraussetzungen für einen stimmigen Salden-Abgleich
Damit der Salden-Abgleich zwischen Ihrem Buchungskonto und der Bank in Lexware Office korrekt aufgehen kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Korrekter Saldenvortrag: Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres muss der korrekte Startwert des Kontos vorgetragen worden sein, um die Kontinuität der Buchhaltung zu gewährleisten.
Startsaldo bei Erstanbindung: Wenn Sie ein Bankkonto erstmalig in Lexware Office anbinden, müssen Sie den aktuellen Saldo als Startsaldo hinterlegen. Nur so stimmt der Anfangswert Ihrer digitalen Buchführung mit dem realen Bankwert überein.
💡Ein Saldenvortrag ist immer dann erforderlich, wenn Sie ein Konto neu anbinden oder einen Jahreswechsel vornehmen, um den korrekten Startpunkt für alle weiteren Berechnungen zu setzen.
ℹ️ Hinweis: Dieser Artikel behandelt den Umgang mit doppelten Umsätzen. Sollten Sie beim Salden-Abgleich feststellen, dass Bankumsätze fehlen (Lücken in der Historie), gehen Sie bitte vor wie im Artikel Import elektronischer Kontoauszug über CSV-Datei beschrieben, um diese Lücken zu schließen.
So bereinigen Sie doppelte Bankumsätze in Lexware Office
Haben Sie eine Dublette identifiziert, ist das weitere Vorgehen davon abhängig, wie weit Sie diese bereits bearbeitet haben:
Noch nicht zugeordnet: Sie können den doppelten Bankumsatz einfach ausblenden.
Bereits zugeordnet: Sie müssen zuerst die bestehende Zuordnung lösen (die Buchung rückgängig machen). Erst danach kann der Bankumsatz ausgeblendet werden.
💡 Doppelte oder falsche Bankumsätze können in Lexware Office nicht gelöscht werden. Um Dubletten dauerhaft aus Ihrer Ansicht und Ihren Auswertungen zu entfernen, nutzen Sie stattdessen die Funktion Ausblenden.
Warum ein exakter Salden-Abgleich für Sie unverzichtbar ist
Eine fehlerfreie Buchhaltung steht und fällt mit der Genauigkeit Ihrer Bankdaten. Weicht der Saldo in Lexware Office von Ihrem tatsächlichen Kontostand ab, verfälscht dies Ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen:
Einnahmen: Doppelt erfasste Einnahmen führen zu einem fiktiven Gewinn und einer potenziell zu hohen Steuerlast.
Ausgaben: Doppelte Buchungen verzerren Ihre Liquiditätsplanung und mindern fälschlicherweise Ihr Betriebsergebnis.
❓Häufige Fragen zu doppelten Bankumsätzen
Wirken sich ausgeblendete Bankumsätze auf die Buchhaltung aus?
Wirken sich ausgeblendete Bankumsätze auf die Buchhaltung aus?
Nein. Das Buchhaltungskonto "Bank" wird in Lexware Office erst dann bebucht, wenn Sie einen Bankumsatz aktiv einem Beleg zuordnen oder ihn kategorisieren. Ein ausgeblendeter Umsatz bleibt buchhalterisch völlig neutral.
Warum greift der Dublettencheck nicht beim CSV-Import?
Warum greift der Dublettencheck nicht beim CSV-Import?
Unterschiedliche Formate: Schnittstellen-Daten enthalten technische Zusatzinfos, die in CSV-Dateien fehlen. Eine CSV-Datei enthält nur die sichtbaren Spalten (wie Datum und Verwendungszweck). Die Prüfsummen sind daher nie identisch.
Getrennte Wege: Manueller Import und automatischer Abruf laufen technisch getrennt voneinander ab.
Zeiträume: Achten Sie beim CSV-Import immer darauf, dass die Zeiträume lückenlos an bestehende Daten anschließen, ohne diese zu überlappen.
Können beim Lexware Office Geschäftskonto auch Dubletten entstehen?
Können beim Lexware Office Geschäftskonto auch Dubletten entstehen?
Beim Lexware Office Geschäftskonto ist das Entstehen von Dubletten technisch ausgeschlossen. Im Gegensatz zu externen Banken, bei denen die Daten über eine Schnittstelle oder einen CSV-Import geliefert werden, entstehen diese Transaktionen nativ direkt im System.
Da kein Datentransfer über eine Schnittstelle stattfindet, bleibt die Prüfsumme (die eindeutige Identität des Umsatzes) immer konsistent. Ein Ausblenden von Umsätzen ist bei diesem Konto daher weder möglich noch notwendig, da die Datenquelle fehlerfrei ist.