1. Was sind Personalkosten?
Bei Personalkosten handelt es sich in erster Linie um das vereinbarte Bruttogehalt und die anfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. Auch vermögenswirksame Leistungen oder andere Zusatzleistungen fließen hier mit ein.
2. Bruttolohnmethode
Sofern du mit Lexware Office Lohn & Gehalt arbeitest, werden deine Personalkosten automatisch nach der Bruttolohnmethode gebucht.
Bei der Bruttolohnmethode werden die Personalkosten mit einer Buchungsliste nach dem Prinzip der doppelten Buchhaltung erfasst. Durch die Lohnbuchungen werden Verbindlichkeiten erzeugt, die durch die Zahlungsbuchungen ausgeglichen werden.
💡 Bei Anwendung der Bruttolohnmethode verwende für deine ausgehenden Zahlungen bitte nur die Kategorien aus dem Bereich "Zu zahlen":
3. Personalkosten mit Lexware Office Lohn & Gehalt
Sofern du mit Lexware Office Lohn & Gehalt arbeitest, werden deine Personalkosten automatisch nach der Bruttolohnmethode gebucht. Das bedeutet, dass für die Personalkosten eine Verbindlichkeit gebildet wird.
Lexware Office Lohn & Gehalt übergibt die Buchung der Personalkosten automatisch mit Durchführung der Lohnabrechnung an die Buchhaltung. Du musst diese Buchungen also nicht selbst durchführen.
Nachdem du die Mitarbeitenden, die Krankenkassenbeiträge und die Lohnsteuer bezahlt hast, müssen die ausgehenden Zahlungen aus deiner Bankübersicht (unter Finanzen > Umsätze) direkt auf eine Kategorie aus dem Bereich "Zu zahlen" kategorisiert oder den dazugehörigen Belegen zugeordnet werden. Wie das geht, erfährst du jetzt.
3.1. Bankzahlungen richtig kategorisieren
Wähle den betreffenden Umsatz aus.
Rechts öffnet sich das Zuordnungsmenü. Gehe auf "Kategorien" (1) und dann auf die erweiterte Kategorien-Suche (2):
Es öffnet sich eine Liste aller Ausgaben-Kategorien. Wähle nicht die Kategorie "Personal", sondern scrolle in der Liste nach ganz unten. Dort findest du die Gruppe "Zu zahlen".
Verwende nun die entsprechende Kategorie aus der Gruppe "Zu zahlen", damit die durch die Lohnabrechnung entstandenen Verbindlichkeiten ausgeglichen werden.
3.2. Belege für die Krankenkassenbeiträge und die Lohnsteuer zuordnen
Mit Abschluss der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erzeugt Lexware Office Lohn & Gehalt automatisch Belege für die Krankenkassen und das Finanzamt.
Für diese Geschäftsfälle nimmst du daher keine direkte Kategorisierung vor, sondern ordnest den jeweiligen Beleg der entsprechenden Zahlung in der Bank zu.
Wähle dafür den Bankumsatz aus. Rechts öffnet sich das Zuordnungsmenü.
Bleibe auf "Belege" (1) und nutze ggf. die Suche (2), um z.B. über den Betrag oder die Belegnummer, die in der Buchungsliste im Bereich Lohn hinterlegt ist, den richtigen Beleg zu finden. Sobald der Beleg gefunden wurde, wähle ihn aus (3) und klicke auf "zuordnen" (4).
Wie das in der bisherigen Bankenfunktion geht, erfahren Sie in einem kurzen Erklärvideo:
4. Und was mache ich, wenn ich nicht mit Lexware Office Lohn & Gehalt arbeite?
Hier muss zunächst zwischen der Netto- und Bruttolohnmethode unterscheiden werden. Mit der Nettolohnmethode werden die Aufwendungen direkt mit der Zahlung gebucht, wohingegen bei der Bruttolohnmethode die Aufwendungen mit Erstellung der Lohnabrechnung über Verrechnungskonten gebucht werden. Mit der Zahlung werden diese Konten ausgeglichen.
💡 Wir empfehlen den direkten Austausch mit deiner Steuerberatung, um abzuklären, welche Methode für deine Personalkosten die richtige ist.
4.1. Nettolohnmethode
Die Nettolohnmethode verwendest du, wenn du von deiner Steuerberatung eine Zahlungsliste oder Lohndokumente über deine Personalkosten erhältst, die z.B. die Auszahlung der Nettolöhne, der Lohnsteuer und auch der Krankenkassenbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) beinhaltet.
Diese werden dann direkt in Lexware Office als Ausgaben (aus dem Bereich "Personal") erfasst.
Die Buchung der einzelnen Lohn-/Gehaltsbestandteile findet hier zum Datum der Zahlung statt.
Die Nettolohnverbuchung bietet sich vor allem bei kleineren Unternehmen an, die nicht mehr als 5 Mitarbeitende beschäftigen. Für bilanzierende Unternehmen ist die Verwendung der Nettolohnverbuchung i.d.R. nicht geeignet.
💡 Bei Anwendung der Nettolohnmethode verwende bitte nur die Kategorien aus dem Bereich "Personal":
Die ausgehenden Zahlungen zu deinen Personalkosten kannst du (unter Finanzen > Umsätze) direkt auf die passende Kategorie buchen.
Wähle hierfür den betreffenden Umsatz aus.
Rechts öffnet sich das Zuordnungsmenü. Gehe auf "Kategorien" (1) und dann auf die erweiterte Kategorien-Suche (2):
Es öffnet sich eine Liste aller Ausgaben-Kategorien. Dort findest du den Bereich "Personal" und die dazugehörigen Kategorien.
Sofern du Lohndokumente für die Beitragsnachweise bei den Krankenkassen oder Lohnsteueranmeldungen erhältst, erfasse zunächst diese Belege in der Belegerfassung. Verwende dabei die passende Kategorie aus dem Bereich "Personal". Danach ordne den Bankumsatz, analog dieser Anleitung, dem erfassten Beleg zu.
Hinweis 💡: Die Aufwendungen für die Lohnsteuer und die Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung sind im Bruttogehalt enthalten. Entsprechend nutze hierfür die Kategorie "Gehälter".
4.2. Lohnbuchungen aus einer Buchungsliste manuell in Lexware Office erfassen
Wenn du eine Buchungsliste (Bruttolohnmethode) aus einer externen Lohnanwendung erfasst oder deine Steuerberatung dir diese übergibt, nachdem die Abrechnungen in der Kanzleisoftware durchgeführt wurden, steht dir die Buchungsmaske aus dem Bereich "Lohn/Gehalt" zur Verfügung. Dort lassen sich die Werte deiner Buchungsliste in Lexware Office erfassen. Welche Konten dabei angesprochen werden können erfährst du hier: Kontentabelle
Die Buchungsmaske findest du unter dem Reiter Buchhaltung > Buchungsübersicht. Dort findest du links den Button "+ Buchung".
Hier wird einerseits zwischen den anfallenden Personalkosten unterschieden.
Diese entsprechen den Soll-Werten in der Buchungsliste und sind im oberen Teil der Eingabemaske einzugeben:
Andererseits gibt es die eigentlichen Zahlungen. Sie entsprechen den Haben-Werten in der Buchungsliste und werden im unteren Teil der Eingabemaske angegeben.
Buchhalterisch muss am Ende zwischen dem oberen und unteren Teil eine Differenz von 0,00 € herauskommen, denn die anfallenden Kosten müssen ja vollständig von dir beglichen werden:
Wechsle anschließend in deine Bankübersicht (unter Finanzen > Umsätze) und ordne die ausgehenden Zahlungen den jeweiligen Kategorien aus dem Bereich "Zu zahlen" zu (z.B. "Sozialversicherungsbeiträge", "Nettogehälter"...).
👉 Bitte beachte, dass die manuelle Lohnbuchungsmaske nicht mehr von uns weiterentwickelt wird und wir daher keinen inhaltlichen Support zu dieser Funktion anbieten können.
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