Schön, dass du zu Lexware Office wechselst und damit einen wichtigen Schritt zu mehr Freiraum für wichtigere Dinge in deinem Leben als Unternehmer:in gehst. Wir haben hier wichtige Hinweise gesammelt, die dir den Wechsel zu uns erleichtern sollen.
Wichtige Abschlussarbeiten vor dem Wechsel zu Lexware Office
Mitarbeiter:innen ummelden (Systemwechsel)
Im Zuge des Wechsels musst du deine Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen ummelden. Das läuft zweigeteilt ab:
Zuerst musst du für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter die besondere Krankenkassenmeldung mit Grund 36 (Abmeldung wegen sonstiger Gründe oder wegen Systemwechsel) mit dem SV-Meldeportal erstellen und verschicken.
Nach der Übernahme deiner Mitarbeiter:innen nach Lexware Office musst du jede:n einzeln erneut bei den Krankenkassen mit einer weiteren Krankenkassenmeldung anmelden. Halt! Mach das bitte nicht von Hand - das übernimmt Lexware Office ab jetzt automatisch für dich. 😉
Weitere wichtige Aufgaben
Erstelle und versende den Lohnnachweis für das laufende Jahr an die Berufsgenossenschaft. Die Meldung muss mit dem Schlüssel UV06 erfolgen.
Prüfe bitte, ob du mit einer oder mehreren Krankenkassen besondere Vereinbarungen über die Höhe des Umlagesatzes getroffen hast und lege dir diese Unterlagen zurecht.
Vorbereitungsarbeiten in Lexware Office
Vor der ersten Lohnabrechnung musst du natürlich in erster Linie deine Mitarbeiter:innen anlegen und die Firmendaten vervollständigen. Wir haben dazu eine praktische Checkliste.
Wenn du im laufenden Jahr (nicht im Januar 😉) mit uns startest, musst du ggf. Vortragswerte für deine Mitarbeiter:innen eingeben.
Anschließend kannst du die Umlagesätze deiner Krankenkassen anpassen. Aber nur, wenn du besondere schriftliche Vereinbarungen mit den Kassen getroffen hast.
Denke bitte auch an deine Berufsgenossenschaft und deine Unternehmensnummer und PIN dort.
Die erste Lohnabrechnung mit Lexware Office
Bei der ersten Lohnabrechnung passiert sehr viel:
Lexware Office erstellt und verschickt alle elektronischen Meldungen an die Krankenkassen, an das Finanzamt und weitere Behörden (hier erfährst du, welche Meldungen Lexware Office noch verschickt)
wenn du auch unsere Buchhaltung im Einsatz hast, erfolgt die Übergabe der Personalkosten und der Lohnbelege
die Lohn- und Gehaltszahlungen stehen zur Überweisung bereit
Hinweis: Fragst du dich, wie und wann Beitragsnachweise mit Lexware Office abgegeben werden? Hier erfährst du mehr.