Fehler in der Lohnabrechnung? Keine Sorge, das ist ganz normal und sollte korrigiert werden. Damit diese Änderungen korrekt ausgeführt werden, findest du hier eine klare Anleitung, um Änderungen selbst vorzunehmen oder unser Support-Team gezielt einzubinden.
Wichtig:
Änderungen können rückwirkend bis zum 01.01. des Vorjahres vorgenommen werden.
Aktualisierte Daten werden mit der nächsten Lohnabrechnung wirksam und an Krankenkassen oder das Finanzamt übermittelt.
Bitte überprüfe alle Änderungen sorgfältig, um Fehler zu vermeiden.
💡Möglicher Korrekturzeitraum
Korrekturen sind ausschließlich für das unmittelbar vorangegangene Kalenderjahr zulässig.
Beispiel: Im Jahr 2026 können nur Vorgänge aus dem Jahr 2025 korrigiert werden. Korrekturen für frühere Jahre (z. B. 2024, 2023, 2022, 2021) sind ausgeschlossen.
Was kannst du selbst korrigieren?
Mitarbeiter
Wirksam ab dem Monatsanfang, auch rückwirkend für den Vormonat.
Mitarbeiterdaten aktualisieren
Beispiel: Adressänderungen oder Kontaktinformationen (aktuell gültiger Monat).
Einträge für den Vormonat kannst du selber vornehmen.
Abrechnung
Rückwirkende Abwesenheiten korrigieren oder löschen
Gilt für Änderungen im Vormonat.
Firma
Firmendaten aktualisieren:
Nur im aktuellen Monat möglich.
Krankenkasse
Umlagesätze ändern:
Im aktuellen Jahr, rückwirkend für das gesamte Jahr möglich. hier erfährst du wie
Was übernimmt unser Support-Team?
Komplexere Änderungen am Mitarbeiterprofil
Gilt für Mitarbeiter, die bisher nicht abgerechnet wurden (bis 01.01. des aktuellen Jahres möglich).
Beschäftigungsart ändern
Anpassung rückwirkend bis 01.01. des Vorjahres möglich, gilt immer ab Monatsbeginn.
Sonstige Mitarbeiterdaten (ohne Lohnsteuerdaten)
Änderungen rückwirkend bis 01.01. des Vorjahres möglich.
Wechsel Haupt-/Nebenbeschäftigung
Nur, wenn der Mitarbeiter weiterhin aktiv ist und kein bestätigtes Referenzdatum vom Finanzamt vorliegt.
Abrechnung
Entgeltdaten und Abrechnungsangaben bearbeiten
Rückwirkend bis 01.01. des Vorjahres.
Rückwirkende Abwesenheiten korrigieren
Bis 01.01. des Vorjahres.
Was kann nicht geändert werden?
Es gibt Einschränkungen bei einigen Änderungen, die gesetzlich oder technisch nicht erlaubt sind:
Mitarbeiter
Lohnsteuerdaten
Änderungen wie Heirat oder Kirchenaustritt müssen vom Finanzamt bearbeitet und automatisch an unser System übermittelt werden. Deine Mitarbeitenden beantragen das direkt beim Finanzamt.
Firma
Rückwirkende Firmendatenänderungen sind nicht möglich.
Krankenkasse
Rückwirkende Anpassungen der Umlagesätze für das Vorjahr sind laut der Vorgabe der Krankenkasse nicht zulässig.
Beitragsnachweise hier erfährst du mehr
Berufsgenossenschaft
Angaben zu Gefahrtarifen oder Mitgliedschaften werden nur von der Berufsgenossenschaft elektronisch übermittelt.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für spezifische Änderungen
Abwesenheiten im Vormonat bearbeiten oder löschen
Öffne den Reiter „Abrechnung“ in der schwarzen Menüleiste oben. Im ersten Schritt der Abrechnung siehst du alle Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden.
Wähle die entsprechende Abwesenheit, klicke auf die drei Punkte und dann auf eine der Optionen im Pop-Up-Fenster:
Bearbeiten (🖊️): Änderungen vornehmen und speichern.
Löschen (🗑️): Entfernt die Abwesenheit.
Prüfe anschließend die geleisteten Arbeitsstunden, da ggf. Anpassungen nötig sind.
Hinweis: Nach der rückwirkenden Änderung der Abwesenheit ist es möglich, dass eine Anpassung der geleisteten Arbeitsstunden notwendig wird. Diese Änderung übernimmt der Support für dich. Teile im Chat mit, dass du mit einem menschlichen Agenten sprechen möchtest.
Die Korrekturvorschau kannst du hier einsehen.
💡Wenn du Abwesenheiten eintragen möchtest, die über den Vormonat hinausgehen, sende bitte alle relevanten Informationen in unseren Support-Chat und gib an, dass du mit einem menschlichen Agenten verbunden werden möchtest.
Rückwirkender Eintritt im Vormonat
Lege das Mitarbeiterprofil im aktuellen Monat vollständig an und übernimm den Vorschlag zum Eintrittstermin.
Sende im Support Chat eine Chat-Nachricht mit Name und gewünschtem Eintrittstermin und teile mit, dass du mit einem menschlichen Agenten verbunden werden möchtest.
Aktiviere den Supportzugriff, damit unser Team die Änderungen vornehmen kann.
Wichtig: Bitte warte unbedingt, bis der Support den rückwirkenden Eintritt bestätigt hat, bevor du die nächste Abrechnung abschließst. Abschlüsse können nicht mehr bearbeitet werden, wenn die Abrechnung bereits genehmigt wurde (auch nicht durch den Support).
Rückwirkender Austritt im Vormonat
Rückwirkende Austritte kannst du im Vormonat selbst eintragen.
Gehe in der Menüleiste oben zum Reiter „Mitarbeiter“ und klicke auf den gewünschten Namen.
Erfasse das Austrittsdatum im Mitarbeiterformular und speichere die Änderungen.
Hinweise:
Die elektronischen Meldungen an die Krankenkasse und das Finanzamt werden mit der nächsten Lohnabrechnung erstellt und verschickt.
Da die Verrechnung der Entgelte ebenfalls erst mit der nächsten Lohnabrechnung erfolgt, solltest du über einen Gehaltsvorschuss nachdenken.
Die Korrekturvorschau kannst du hier einsehen.
Rückwirkende Änderung der Beschäftigungsart
Öffne den Reiter „Mitarbeiter“ und klicke auf die drei Punkte neben dem Mitarbeiterprofil.
Wähle „👤Beschäftigungsart ändern“ und folge den Anweisungen durch vier Schritte:
1) Beschäftigungsart: Lege die Art der Beschäftigung und Startdatum fest. Klicke anschließend auf „Weiter“.
2) Ergänzung der Daten: Prüfe die Daten zur Sozialversicherung und Lohnsteuer und passe diese ggf. an.
Hinweis: Der Umfang der Eingaben variiert je nach Beschäftigungsart.
3) Anpassung: Überprüfe die Angaben zu Arbeitszeit/Vergütung und passe diese ggf. an.
4) Überprüfung der Änderung: Es wird dir eine Zusammenfassung der eben hinterlegten Werte angezeigt. Sobald du den Button „Beschäftigungsart ändern“ gewählt hast, wird die Änderung durchgeführt.
Hinweis: Damit die Änderung wirksam wird, führe bitte die nächste Abrechnung durch. Erst mit dieser werden die entsprechenden Meldungen an die Krankenkassen und das Finanzamt erstellt.
Die Korrekturvorschau kannst du hier einsehen.