Wenn sich die Beschäftigungsart einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters ändert – zum Beispiel von Minijobber zu Angestellter – müssen Sie das Beschäftigungsverhältnis nicht beenden und neu anlegen. Sie ändern die Beschäftigungsart direkt im Mitarbeiterprofil in Lexware Office Lohn & Gehalt. Wie das geht, erfahren Sie in dieser Anleitung.
Ab wann wird die Änderung der Beschäftigungsart wirksam?
Eine Änderung der Beschäftigungsart ist immer nur zum Monatsanfang (1. Tag eines Monats) möglich. Eine Änderung mitten im Monat ist nicht vorgesehen.
Der Grund liegt im Sozialversicherungsrecht (SV – die gesetzliche Absicherung über Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung): Beiträge und Meldungen an die Sozialversicherung sind monatsweise geregelt und erfolgen immer zum Monatsbeginn. Lexware Office Lohn & Gehalt folgt dieser gesetzlichen Vorgabe und lässt Änderungen am Beschäftigungsverhältnis deshalb nur zum 1. eines Monats zu.
Wichtig: Melden Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter nicht ab (Austritt) und im selben Monat wieder an (Wiedereintritt), um die Beschäftigungsart zu wechseln. Dieser Weg ist dafür nicht vorgesehen, führt zu fehlerhaften Meldungen an die Sozialversicherung und verursacht hohen Korrektur- und Klärungsaufwand. Nutzen Sie für den Wechsel ausschließlich die Funktion Beschäftigungsart ändern im Mitarbeiterprofil.
Auch eine doppelte Anlage derselben Mitarbeiterin oder desselben Mitarbeiters ist nicht möglich und nicht nötig.
Beschäftigungsart ändern – Schritt für Schritt
So ändern Sie die Beschäftigungsart im Mitarbeiterprofil:
Öffnen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter. Sie gelangen zur Mitarbeiterübersicht.
Klicken Sie in der Übersicht auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, deren oder dessen Beschäftigungsart Sie ändern möchten. Das Mitarbeiterprofil öffnet sich.
Klicken Sie oben rechts auf Beschäftigungsart ändern.
Wählen Sie im Dialog Beschäftigungsart wählen unter der Frage „Auf welche Art wollen Sie … zukünftig beschäftigen?" die neue Beschäftigungsart aus. Im Beispiel wechseln Sie von Minijobber zu Angestellter. Über Mehr anzeigen finden Sie weitere Beschäftigungsarten.
Manche Beschäftigungsarten haben zusätzlich verschiedene Varianten, die Sie anschließend auswählen. Das betrifft die Beschäftigungsarten Minijobber, Geschäftsführer, Praktikant und Rentner. Wechseln Sie zum Beispiel zu Minijobber, wählen Sie zwischen zwei Varianten:
- Minijobber – Standard (die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter führt Beiträge zur Rentenversicherung ab)
- Minijobber – Rentenversicherungsfrei (der Arbeitgeber führt nur die pauschalen Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung ab).
Bei Beschäftigungsarten ohne Varianten entfällt dieser Schritt.
Nach der Auswahl kehren Sie automatisch in das Mitarbeiterprofil zurück. Oben links steht nun die neue Beschäftigungsart, im Beispiel „Beschäftigt als: Angestellter".
Fehlende Angaben ergänzen: Arbeitszeit und Vergütung prüfen
Nach dem Wechsel der Beschäftigungsart gehen Sie das Mitarbeiterprofil von oben nach unten durch und ergänzen fehlende oder nicht mehr passende Angaben. Eine neue Beschäftigungsart hat häufig andere Rahmenbedingungen. Prüfen Sie deshalb besonders die folgenden Felder:
Wöchentliche Arbeitszeit: Dieses Feld finden Sie im Mitarbeiterprofil im Bereich Vertragsdaten. Scrollen Sie dafür im Formular nach unten. Tragen Sie die Stundenzahl ein, die zur neuen Beschäftigungsart passt.
Vergütung (Gehalt oder Stundenlohn): Den Bereich Vergütung finden Sie im Mitarbeiterprofil noch weiter unten. Passen Sie die Bezahlung an die neue Beschäftigungsart an. Bei einem Minijob darf das monatliche Entgelt zum Beispiel die geltende Minijob-Grenze nicht überschreiten.
Klicken Sie abschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.