Wechselt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter – zum Beispiel eine Aushilfe oder ein Minijobber – die Beschäftigungsart, änderst du das direkt im Mitarbeiterprofil in Lexware Office Lohn & Gehalt. Das gilt für alle Beschäftigungsarten und Richtungen – zum Beispiel von Minijobber zu Angestellter, von Angestellter zu Minijobber, zu Geschäftsführer, Werkstudent oder Praktikant. Du musst die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter dafür nicht manuell abmelden, kündigen oder als Austritt erfassen – Lexware Office übernimmt alle erforderlichen Meldungen automatisch. Wie das geht, erfährst du in dieser Anleitung.
Aushilfe abmelden und als Angestellte:n neu anmelden – wie geht das?
Wenn du eine Aushilfe oder einen Minijobber abmelden und als Angestellte:n neu anmelden möchtest, ist kein Austritt und keine Neuanlage nötig. Nutze stattdessen die Funktion Beschäftigungsart ändern direkt im Mitarbeiterprofil — das ist der korrekte Weg in Lexware Office.
⚠️Wichtig: Ein Austritt mit anschließender Neuanlage führt zu fehlerhaften Meldungen an die Sozialversicherung und verursacht hohen Korrekturaufwand. Die Änderung der Beschäftigungsart ist immer nur zum 1. eines Monats möglich — nicht mitten im Monat. Soll der Wechsel rückwirkend erfolgen, wende dich an den Support.
Wie du die Beschäftigungsart änderst, erfährst du in dieser Anleitung.
Ein Beschäftigungsart-Wechsel ist ein nahtloser Übergang ohne Unterbrechung – du arbeitest ohne Lücke direkt in der neuen Beschäftigungsart weiter. Liegt zwischen Austritt und Wiedereinstellung dagegen eine echte Lücke (die Person war für einen Zeitraum nicht bei dir beschäftigt), handelt es sich um einen Wiedereintritt – nutze dafür die Funktion Ehemalige Mitarbeiter wieder eintreten lassen.
Ab wann wird die Änderung der Beschäftigungsart wirksam?
Eine Änderung der Beschäftigungsart ist immer nur zum Monatsanfang (1. Tag eines Monats) möglich. Eine Änderung mitten im Monat ist nicht vorgesehen.
Der Grund liegt im Sozialversicherungsrecht (SV – die gesetzliche Absicherung über Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung): Beiträge und Meldungen an die Sozialversicherung sind monatsweise geregelt und erfolgen immer zum Monatsbeginn. Lexware Office Lohn & Gehalt folgt dieser gesetzlichen Vorgabe und lässt Änderungen am Beschäftigungsverhältnis deshalb nur zum 1. eines Monats zu.
⚠️Wichtig: Kündige das Beschäftigungsverhältnis nicht, um die Beschäftigungsart zu wechseln. Melde Mitarbeiter:innen auch nicht ab (Austritt) und im selben Monat wieder an (Wiedereintritt). Diese Wege sind dafür nicht vorgesehen, führen zu fehlerhaften Meldungen an die Sozialversicherung und verursachen hohen Korrektur- und Klärungsaufwand. Nutze für den Wechsel ausschließlich die Funktion Beschäftigungsart ändern im Mitarbeiterprofil.
Eine doppelte Anlage von Mitarbeiter:innen ist nicht möglich und nicht nötig.
Beschäftigungsart ändern – Schritt für Schritt
Der Wechsel von Minijobber zu Angestellter ist der häufigste Fall. Du änderst die Beschäftigungsart direkt im Mitarbeiterprofil:
Öffne den Menüpunkt Mitarbeiter. Du gelangst zur Mitarbeiterübersicht.
Klicke in der Übersicht auf die Person, deren Beschäftigungsart du ändern möchtest. Das Mitarbeiterprofil öffnet sich.
Klicke oben rechts auf Beschäftigungsart ändern.
Wähle im Dialog Beschäftigungsart wählen unter der Frage „Auf welche Art wollen Sie … zukünftig beschäftigen?" die neue Beschäftigungsart aus. Im Beispiel wechselst du von Minijobber zu Angestellter. Über Mehr anzeigen findest du weitere Beschäftigungsarten.
Manche Beschäftigungsarten haben zusätzlich verschiedene Varianten, die du anschließend auswählst. Das betrifft die Beschäftigungsarten Minijobber, Geschäftsführer, Praktikant und Rentner. Wechselst du zum Beispiel zu Minijobber, wähle zwischen zwei Varianten:
- Minijobber – Standard (die Person führt Beiträge zur Rentenversicherung ab)
- Minijobber – Rentenversicherungsfrei (der Arbeitgeber führt nur die pauschalen Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung ab).
Bei Beschäftigungsarten ohne Varianten entfällt dieser Schritt.
Erfolgskontrolle: Der Wechsel hat geklappt, wenn oben links im Mitarbeiterprofil die neue Beschäftigungsart steht – im Beispiel „Beschäftigt als: Angestellter". Klicke danach unten rechts auf Speichern.
Die durch den Wechsel nötigen elektronischen Meldungen an die Krankenkasse erstellt und versendet Lexware Office automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung.
Fehlende Angaben ergänzen: Arbeitszeit und Vergütung prüfen
Nach dem Wechsel der Beschäftigungsart gehst du das Mitarbeiterprofil von oben nach unten durch und ergänzt fehlende oder nicht mehr passende Angaben. Eine neue Beschäftigungsart hat häufig andere Rahmenbedingungen. Prüfe deshalb besonders die folgenden Felder:
Wöchentliche Arbeitszeit: Dieses Feld findest du im Mitarbeiterprofil im Bereich Vertragsdaten. Scrolle dafür im Formular nach unten. Trage die Stundenzahl ein, die zur neuen Beschäftigungsart passt.
Vergütung (Gehalt oder Stundenlohn): Den Bereich Vergütung findest du im Mitarbeiterprofil noch weiter unten. Passe die Bezahlung an die neue Beschäftigungsart an. Bei einem Minijob darf das monatliche Entgelt zum Beispiel die geltende Minijob-Grenze nicht überschreiten.
Klicke abschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.
Beschäftigungsart mitten im Monat wechseln
Ein Wechsel der Beschäftigungsart mitten im Monat ist im Mitarbeiterprofil nicht möglich. Plane den Wechsel deshalb immer zum 1. eines Monats – zum Beispiel, indem die bisherige Beschäftigungsart bis zum Monatsende weiterläuft und die neue Beschäftigungsart erst zum Monatsanfang beginnt.
⚠️ Wichtig: Kündige das Beschäftigungsverhältnis nicht, um die Beschäftigungsart zu wechseln. Melde Mitarbeiter:innen auch nicht ab (Austritt) und im selben Monat wieder an (Wiedereintritt). Diese Wege sind dafür nicht vorgesehen, führen zu fehlerhaften Meldungen an die Sozialversicherung und verursachen hohen Korrektur- und Klärungsaufwand. Nutze für den Wechsel ausschließlich die Funktion Beschäftigungsart ändern im Mitarbeiterprofil. Eine doppelte Anlage von Mitarbeiter:innen ist nicht möglich und nicht nötig.
Lässt sich der Starttermin in deinem Fall nicht auf den 1. eines Monats verschieben, wende dich an den Lexware Office Support. Er prüft deinen Einzelfall.
Beschäftigungsverhältnis rückwirkend ändern
Eine rückwirkende Änderung des Beschäftigungsverhältnisses kannst du nicht selbst vornehmen – sie benötigt immer den Support. Wende dich dafür an den Support und gib an, welchen Mitarbeiter es betrifft und ab welchem Zeitraum die Änderung gelten soll.
Rückwirkende Änderung im aktuellen Jahr
Im aktuellen Abrechnungsjahr sind rückwirkende Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses in vielen Fällen noch möglich. Wende dich an den Support, der die Änderung prüft und für dich durchführt.
Rückwirkende Änderung im Vorjahr
Ob eine rückwirkende Änderung im Vorjahr möglich ist, hängt davon ab, ob du die Januar-Abrechnung des aktuellen Jahres bereits abgeschlossen hast:
Januar-Abrechnung noch nicht abgeschlossen: Viele Änderungen im Vorjahr sind noch möglich.
Januar-Abrechnung bereits abgeschlossen: Die Möglichkeiten sind eingeschränkt und müssen im Einzelfall geprüft werden.
⚠️Wichtiger Hintergrund: Wird eine Korrektur nach der Januar-Abrechnung für das Vorjahr durchgeführt, ordnet Lexware Office sie steuerlich nicht mehr dem Vorjahr zu. Die Korrektur wird steuerlich dem aktuellen Jahr zugeordnet.
Bei einer lohnsteuerpflichtigen Anpassung bedeutet das konkret:
Es wird keine neue oder geänderte Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr erstellt. (Die Lohnsteuerbescheinigung ist der jährliche Nachweis über den gezahlten Lohn und die einbehaltene Lohnsteuer.)
Der Korrekturbetrag wird stattdessen in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung des aktuellen Jahres als Einmalzahlung berücksichtigt.
Korrigierte Sozialversicherungsbeiträge (Zeilen 22 ff. der Lohnsteuerbescheinigung) werden nicht automatisch angepasst und nicht in die Bescheinigung aufgenommen.
Entstehen dadurch Differenzen, die du steuerlich korrekt erfassen möchtest, übermittle diese selbstständig über ELSTER (das elektronische Steuerportal der Finanzverwaltung) an das Finanzamt.
Besonderheit: Art der Besteuerung im Vorjahr ändern (Pauschalsteuer → lohnsteuerpflichtig)
Ein Wechsel von Pauschalversteuerung auf Lohnsteuerpflicht im Vorjahr ist in verschiedenen Konstellationen möglich – zum Beispiel innerhalb eines Minijobs oder bei einem Wechsel von Minijobber zu Angestellter. In beiden Fällen ändert sich nicht nur die Beschäftigungsart, sondern auch die Art der Besteuerung.
⚠️ Wichtig: Die Art der Besteuerung kann im Vorjahr nur einmalig geändert werden – eine spätere Rückgängigmachung ist technisch nicht möglich.
Schicke bei deiner Anfrage an den Support folgende Lohnsteuerdaten der betreffenden Person mit:
Lohnsteuerart (Haupt- oder Nebenbeschäftigung)
Steuerklasse
Frei- oder Hinzurechnungsbetrag
Kinderfreibetrag
Konfession