Wenn sich die Beschäftigungsart einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters ändert – zum Beispiel von Minijobber zu Angestellter – änderst du diese direkt im Mitarbeiterprofil in Lexware Office Lohn & Gehalt. Wie das geht, erfährst du in dieser Anleitung.
Ab wann wird die Änderung der Beschäftigungsart wirksam?
Eine Änderung der Beschäftigungsart ist immer nur zum Monatsanfang (1. Tag eines Monats) möglich. Eine Änderung mitten im Monat ist nicht vorgesehen.
Der Grund liegt im Sozialversicherungsrecht (SV – die gesetzliche Absicherung über Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung): Beiträge und Meldungen an die Sozialversicherung sind monatsweise geregelt und erfolgen immer zum Monatsbeginn. Lexware Office Lohn & Gehalt folgt dieser gesetzlichen Vorgabe und lässt Änderungen am Beschäftigungsverhältnis deshalb nur zum 1. eines Monats zu.
Wichtig: Kündige das Beschäftigungsverhältnis nicht, um die Beschäftigungsart zu wechseln. Melde die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter auch nicht ab (Austritt) und im selben Monat wieder an (Wiedereintritt). Diese Wege sind dafür nicht vorgesehen, führen zu fehlerhaften Meldungen an die Sozialversicherung und verursachen hohen Korrektur- und Klärungsaufwand. Nutze für den Wechsel ausschließlich die Funktion Beschäftigungsart ändern im Mitarbeiterprofil.
Eine doppelte Anlage derselben Mitarbeiterin oder desselben Mitarbeiters ist nicht möglich und nicht nötig.
Beschäftigungsart ändern – Schritt für Schritt
Der Wechsel von Minijobber zu Angestellter ist der häufigste Fall. Du änderst die Beschäftigungsart direkt im Mitarbeiterprofil:
Öffne den Menüpunkt Mitarbeiter. Du gelangst zur Mitarbeiterübersicht.
Klicke in der Übersicht auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, deren oder dessen Beschäftigungsart du ändern möchtest. Das Mitarbeiterprofil öffnet sich.
Klicke oben rechts auf Beschäftigungsart ändern.
Wähle im Dialog Beschäftigungsart wählen unter der Frage „Auf welche Art wollen Sie … zukünftig beschäftigen?" die neue Beschäftigungsart aus. Im Beispiel wechselst du von Minijobber zu Angestellter. Über Mehr anzeigen findest du weitere Beschäftigungsarten.
Manche Beschäftigungsarten haben zusätzlich verschiedene Varianten, die du anschließend auswählst. Das betrifft die Beschäftigungsarten Minijobber, Geschäftsführer, Praktikant und Rentner. Wechselst du zum Beispiel zu Minijobber, wähle zwischen zwei Varianten:
- Minijobber – Standard (die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter führt Beiträge zur Rentenversicherung ab)
- Minijobber – Rentenversicherungsfrei (der Arbeitgeber führt nur die pauschalen Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung ab).
Bei Beschäftigungsarten ohne Varianten entfällt dieser Schritt.
Erfolgskontrolle: Der Wechsel hat geklappt, wenn oben links im Mitarbeiterprofil die neue Beschäftigungsart steht – im Beispiel „Beschäftigt als: Angestellter". Klicke danach unten rechts auf Speichern.
Die durch den Wechsel nötigen elektronischen Meldungen an die Krankenkasse erstellt und versendet Lexware Office automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung.
Fehlende Angaben ergänzen: Arbeitszeit und Vergütung prüfen
Nach dem Wechsel der Beschäftigungsart gehst du das Mitarbeiterprofil von oben nach unten durch und ergänzt fehlende oder nicht mehr passende Angaben. Eine neue Beschäftigungsart hat häufig andere Rahmenbedingungen. Prüfe deshalb besonders die folgenden Felder:
Wöchentliche Arbeitszeit: Dieses Feld findest du im Mitarbeiterprofil im Bereich Vertragsdaten. Scrolle dafür im Formular nach unten. Trage die Stundenzahl ein, die zur neuen Beschäftigungsart passt.
Vergütung (Gehalt oder Stundenlohn): Den Bereich Vergütung findest du im Mitarbeiterprofil noch weiter unten. Passe die Bezahlung an die neue Beschäftigungsart an. Bei einem Minijob darf das monatliche Entgelt zum Beispiel die geltende Minijob-Grenze nicht überschreiten.
Klicke abschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderung zu übernehmen.
Beschäftigungsart mitten im Monat wechseln: Abrechnung mit Differenzausgleich
Soll die Beschäftigungsart mitten im Monat wechseln, wird die Änderung in Lexware Office Lohn & Gehalt trotzdem erst zum 1. des Folgemonats wirksam. Den angebrochenen Monat rechnest du mit der bisherigen Beschäftigungsart ab und gleichst die Differenz manuell aus.
Beispiel: Wechsel von Minijobber zu Angestellter ab dem 15.07.
Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter soll ab dem 15.07. statt als Minijobber als Angestellter beschäftigt werden. So gehst du vor:
Wende dich zuerst an den Support und teile mit, dass du die Beschäftigungsart wechseln möchtest. Der Support legt daraufhin eine Lohnart für die Entgelt-Differenz an (Bruttoentgelt laufend steuerpflichtig), die du in Schritt 5 verwendest.
Rechne den Monat Juli noch als Minijobber ab.
Wechsle anschließend im August die Beschäftigungsart über die Funktion Beschäftigungsart ändern im Mitarbeiterprofil auf Angestellter. Die Änderung gilt dann ab dem 01.08.
Berechne die fehlende Entgelt-Differenz für Juli. Bei Fragen zur Berechnung wende dich an deine Steuerberatung.
Öffne die Abrechnung und füge beim betreffenden Mitarbeiter die vom Support angelegte Lohnart Bruttoentgelt laufend steuerpflichtig hinzu. Trage dort den Differenzbetrag ein.
Mit der nächsten Abrechnung wird die Änderung wirksam.
Wechsel von Angestellter zu Minijobber
In selteneren Fällen wechselt die Beschäftigungsart von Angestellter zu Minijobber. Wende dich in diesem Fall direkt an den Support. Gib dabei an, welchen Mitarbeiter es betrifft und für welchen Zeitraum die Änderung gelten soll.
Beschäftigungsverhältnis rückwirkend ändern
Eine rückwirkende Änderung des Beschäftigungsverhältnisses kannst du nicht selbst vornehmen – sie benötigt immer den Support. Wende dich dafür an den Support und gib an, welchen Mitarbeiter es betrifft und ab welchem Zeitraum die Änderung gelten soll.
Rückwirkende Änderung im aktuellen Jahr
Im aktuellen Abrechnungsjahr sind rückwirkende Änderungen des Beschäftigungsverhältnisses in vielen Fällen noch möglich. Wende dich an den Support, der die Änderung prüft und für dich durchführt.
Rückwirkende Änderung im Vorjahr
Ob eine rückwirkende Änderung im Vorjahr möglich ist, hängt davon ab, ob du die Januar-Abrechnung des aktuellen Jahres bereits abgeschlossen hast:
Januar-Abrechnung noch nicht abgeschlossen: Viele Änderungen im Vorjahr sind noch möglich.
Januar-Abrechnung bereits abgeschlossen: Die Möglichkeiten sind eingeschränkt und müssen im Einzelfall geprüft werden.
Wichtiger Hintergrund: Wird eine Korrektur nach der Januar-Abrechnung für das Vorjahr durchgeführt, ordnet Lexware Office sie steuerlich nicht mehr dem Vorjahr, sondern dem aktuellen Jahr zu. Bei einer lohnsteuerpflichtigen Anpassung bedeutet das konkret:
Es wird keine neue oder geänderte Lohnsteuerbescheinigung für das Vorjahr erstellt. (Die Lohnsteuerbescheinigung ist der jährliche Nachweis über den gezahlten Lohn und die einbehaltene Lohnsteuer.)
Der Korrekturbetrag wird stattdessen in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung des aktuellen Jahres als Einmalzahlung berücksichtigt.
Korrigierte Sozialversicherungsbeiträge (Zeilen 22 ff. der Lohnsteuerbescheinigung) werden nicht automatisch angepasst und nicht in die Bescheinigung aufgenommen.
Entstehen dadurch Differenzen, die du steuerlich korrekt erfassen möchtest, übermittle diese selbstständig über ELSTER (das elektronische Steuerportal der Finanzverwaltung) an das Finanzamt.
Besonderheit: Art der Besteuerung im Vorjahr ändern (Pauschalsteuer → lohnsteuerpflichtig)
Ein Wechsel von Pauschalversteuerung auf Lohnsteuerpflicht im Vorjahr ist in verschiedenen Konstellationen möglich – zum Beispiel innerhalb eines Minijobs oder bei einem Wechsel von Minijobber zu Angestellter. In beiden Fällen ändert sich nicht nur die Beschäftigungsart, sondern auch die Art der Besteuerung.
⚠️ Wichtig: Die Art der Besteuerung kann im Vorjahr nur einmalig geändert werden – eine spätere Rückgängigmachung ist technisch nicht möglich.
Schicke bei deiner Anfrage an den Support folgende Lohnsteuerdaten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters mit:
Lohnsteuerart (Haupt- oder Nebenbeschäftigung)
Steuerklasse
Frei- oder Hinzurechnungsbetrag
Kinderfreibetrag
Konfession