Kehrt eine ehemalige Mitarbeiterin oder ein ehemaliger Mitarbeiter zu dir zurück? Dann reaktivierst du die bestehende Mitarbeiterin oder den bestehenden Mitarbeiter über die Wiedereintritts-Funktion – eine komplett neue Anlage ist weder nötig noch möglich. Hier erfährst du, wie das geht und wann es sich stattdessen um einen Beschäftigungsart-Wechsel handelt.
Ist das ein Wiedereintritt oder ein Beschäftigungsart-Wechsel?
Bevor du eine ehemalige Mitarbeiter:in wieder eintreten lässt, prüfe kurz, ob wirklich ein Wiedereintritt vorliegt. Das ist entscheidend, weil die beiden Fälle unterschiedlich behandelt werden.
Wiedereintritt liegt vor, wenn zwischen Austritt und Rückkehr eine echte Lücke liegt – die Person war bei dir für einen Zeitraum gar nicht beschäftigt. Beispiel: Austritt im Mai, Wiedereintritt erst im August.
Beschäftigungsart-Wechsel liegt vor, wenn der Übergang nahtlos ist – ohne Unterbrechung. Beispiel: Eine Minijobberin wird direkt zum Monatsersten Angestellte, ohne dazwischen ausgetreten zu sein.
ℹ️ Wichtig: Melde eine Mitarbeiter:in bei einem nahtlosen Wechsel niemals ab (Austritt) und im selben oder folgenden Monat wieder an (Wiedereintritt). Das führt zu fehlerhaften Meldungen an die Sozialversicherung und hohem Korrekturaufwand. Nutze für einen nahtlosen Wechsel stattdessen die Funktion Beschäftigungsart ändern direkt bei der betreffenden Mitarbeiterin oder dem betreffenden Mitarbeiter – wie das geht, erfährst du im Artikel Beschäftigungsverhältnis ändern (Beschäftigungsart wechseln).
Liegt bei dir tatsächlich eine echte Lücke vor, mach mit dem Wiedereintritt weiter.
Voraussetzungen für den Wiedereintritt
Für einen Wiedereintritt brauchst du:
Die Person muss bereits als ehemalige:r Mitarbeiter:in in Lexware Office vorhanden sein. Nach dem Austritt bleibt sie dauerhaft im Bereich „Ehemalige Mitarbeiter" bestehen – eine zweite, komplett neue Anlage für dieselbe Person ist nicht möglich.
Das gewünschte Wiedereintrittsdatum. Es muss mindestens zwei Tage nach dem letzten Austrittsdatum liegen.
⚠️ Wichtig: Das Wiedereintrittsdatum kannst du nach der ersten Abrechnung nicht mehr ändern – auch nicht über unseren Support. Trage deshalb unbedingt das Datum ein, zu dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter tatsächlich wieder bei dir eintritt.
Schritt für Schritt: Ehemalige Mitarbeiter:in wieder eintreten lassen
Öffne im Bereich Mitarbeiter die Mitarbeiterübersicht und wechsle zum Reiter Ehemalige Mitarbeiter.
Starte den Wiedereintritt auf einem von zwei Wegen. Klicke oben rechts auf Ehemaligen Mitarbeiter wieder eintreten lassen und wähle die Person aus der Liste. Oder klicke in der Zeile der gewünschten Person auf das Symbol mit den drei Punkten und wähle Mitarbeiter wieder eintreten lassen.
Trage bei der Frage „Ab wann arbeitet [Name] wieder für dich?" das Wiedereintrittsdatum ein.
⚠️ Wichtig: Das Wiedereintrittsdatum muss mindestens zwei Tage nach dem letzten Austrittsdatum liegen und lässt sich nach der ersten Abrechnung nicht mehr ändern – auch nicht über unseren Support. Trage deshalb das Datum ein, zu dem die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter tatsächlich wieder bei dir eintritt.
Wähle die passende Beschäftigungsart aus. Lexware Office schlägt dir dabei standardmäßig die zuletzt genutzte Beschäftigungsart vor, du kannst aber jederzeit eine andere auswählen – bei Minijobber:innen zum Beispiel zwischen Standard und rentenversicherungsfrei.
Prüfe auf der folgenden Seite alle Mitarbeiterdaten – persönliche Daten, Lohnsteuer, Sozialversicherung und gegebenenfalls Mehrfachbeschäftigung – und passe nur an, was sich tatsächlich geändert hat. Über Beschäftigungsart ändern kannst du deine zuvor gewählte Beschäftigungsart bei Bedarf noch einmal korrigieren.
Klicke auf Speichern, um den Wiedereintritt abzuschließen.
So erkennst du, dass der Wiedereintritt geklappt hat
Nach dem Speichern erscheint die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wieder im Reiter Aktive Mitarbeiter der Mitarbeiterübersicht – mit dem Wiedereintrittsdatum als Eintrittsdatum, der gewählten Beschäftigungsart und einem neu berechneten Urlaubsanspruch für das laufende Jahr. Ab dem Wiedereintrittsdatum wird die Person wieder in der Lohn- oder Gehaltsabrechnung berücksichtigt.
Wissenswertes zum Wiedereintritt
Szenario | Lösungsweg / Beachtung |
Wiedereintritt rückgängig machen | Klicke in der Mitarbeiterübersicht auf die drei Punkte neben dem Namen und wähle Wiedereintritt löschen. Ist bereits eine Abrechnung erfolgt, ist das nicht mehr möglich – wende dich dann an den Support. |
Rückwirkender Wiedereintritt | Liegt das gewünschte Wiedereintrittsdatum in der Vergangenheit, brauchst du dafür den Support. Details dazu findest du im Artikel Mitarbeiter:in rückwirkend anlegen. |
Altes Beschäftigungsverhältnis bleibt gesperrt | Nach einem Wiedereintritt legt Lexware Office ein neues, eigenständiges Beschäftigungsverhältnis an. Die Daten aus der Zeit vor dem Austritt bleiben zum Schutz der rechtlichen Nachvollziehbarkeit unverändert und lassen sich danach nicht mehr bearbeiten. |
Weiterführende Themen
Mitarbeiter:innen in Lexware Office Lohn & Gehalt korrekt anlegen – der Einstiegsartikel zur Mitarbeiteranlage
Beschäftigungsverhältnis ändern (Beschäftigungsart wechseln) – für nahtlose Wechsel ohne Lücke