Wechselt eine Aushilfe oder ein Minijobber zur Festanstellung, ist dafür keine Kündigung nötig – du änderst stattdessen die Beschäftigungsart im Mitarbeiterprofil. Diese Fragen und Antworten zeigen dir den Ablauf im Regelfall und die Sonderregelung, wenn der Wechsel mitten im Monat erfolgen soll.
Beschäftigungsart wechseln – So funktioniert es im Regelfall
Warum kannst du die Beschäftigungsart nur zum 1. eines Monats wechseln?
Weil Beiträge und Meldepflichten zur Sozialversicherung monatsweise geregelt sind: Meldungen an die Sozialversicherung müssen immer zum Monatsanfang erfolgen. Deshalb lässt Lexware Office den Wechsel der Beschäftigungsart im Mitarbeiterprofil nur zum 1. eines Monats zu.
Muss ich meine Aushilfe oder meinen Minijobber kündigen, wenn sie oder er als Angestellte:r weiterarbeitet?
Nein, du musst deine Aushilfe oder deinen Minijobber nicht kündigen, abmelden oder als Austritt erfassen, wenn die Beschäftigungsart wechselt. Das gilt für alle Richtungen – z. B. von Minijobber zu Angestellter, von Angestellter zu Minijobber, zu Geschäftsführer, Werkstudent oder Praktikant. Nutze stattdessen die Funktion Beschäftigungsart ändern direkt im Mitarbeiterprofil – Lexware Office übernimmt alle erforderlichen Meldungen automatisch.
Wie änderst du die Beschäftigungsart im Mitarbeiterprofil?
So änderst du die Beschäftigungsart von Mitarbeiter:innen in Lexware Office:
Öffne den Menüpunkt Mitarbeiter und wähle in der Mitarbeiterübersicht die betroffene Person aus. Das Mitarbeiterprofil öffnet sich.
Klicke oben rechts im Profil auf Beschäftigungsart ändern.
Wähle im Dialog Beschäftigungsart wählen die neue Beschäftigungsart aus, z. B. von Minijobber zu Angestellter. Über Mehr anzeigen findest du weitere Optionen.
Bei manchen Beschäftigungsarten (Minijobber, Geschäftsführer, Praktikant, Rentner) wählst du danach noch eine Variante – bei Minijobber z. B. zwischen Minijobber – Standard und Minijobber – Rentenversicherungsfrei.
Prüfe, ob oben links im Profil die neue Beschäftigungsart steht (z. B. „Beschäftigt als: Angestellter"), und klicke unten rechts auf Speichern.
Die erforderlichen elektronischen Meldungen an die Krankenkasse erstellt und verschickt Lexware Office automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung. Geh anschließend das Mitarbeiterprofil einmal von oben nach unten durch und prüfe besonders die Felder Wöchentliche Arbeitszeit und Vergütung unter Vertragsdaten – eine neue Beschäftigungsart bringt oft andere Rahmenbedingungen mit (z. B. die Minijob-Grenze beim Entgelt).
Was mache ich, wenn die neue Beschäftigungsart rückwirkend gelten soll?
Eine rückwirkende Änderung der Beschäftigungsart kannst du nicht selbst im Mitarbeiterprofil vornehmen. Wende dich an den Lexware Office Support und gib an, um wen es sich handelt und ab welchem Zeitraum die Änderung gelten soll. Im laufenden Abrechnungsjahr ist eine rückwirkende Änderung in vielen Fällen möglich.
Sonderfall: Beschäftigungsart mitten im Monat wechseln
Kannst du die Beschäftigungsart mitten im Monat wechseln?
Ein Wechsel der Beschäftigungsart mitten im Monat ist im Mitarbeiterprofil nicht möglich. Plane den Wechsel deshalb immer zum 1. eines Monats – zum Beispiel, indem die bisherige Beschäftigungsart bis zum Monatsende weiterläuft und die neue Beschäftigungsart erst zum Monatsanfang beginnt.
⚠️ Wichtig: Kündige das Beschäftigungsverhältnis nicht, um die Beschäftigungsart zu wechseln. Melde Mitarbeiter:innen auch nicht ab (Austritt) und im selben Monat wieder an (Wiedereintritt). Diese Wege sind dafür nicht vorgesehen, führen zu fehlerhaften Meldungen an die Sozialversicherung und verursachen hohen Korrektur- und Klärungsaufwand. Nutze für den Wechsel ausschließlich die Funktion Beschäftigungsart ändern im Mitarbeiterprofil. Eine doppelte Anlage von Mitarbeiter:innen ist nicht möglich und nicht nötig.
Lässt sich der Starttermin in deinem Fall nicht auf den 1. eines Monats verschieben, wende dich an den Lexware Office Support. Er prüft deinen Einzelfall.
Meine Aushilfe hat bis zum 14. eines Monats gearbeitet und soll direkt danach als Angestellte:r starten – wie rechne ich das ab?
Ein Wechsel mitten im Monat – wie hier zum 14. – ist im Mitarbeiterprofil nicht möglich. Rechne den angebrochenen Monat deshalb noch komplett mit der bisherigen Beschäftigungsart ab und wechsle erst zum 1. des Folgemonats über Beschäftigungsart ändern zur neuen Beschäftigungsart. Am einfachsten planst du den Starttermin der neuen Beschäftigung von vornherein auf einen Monatsersten. Ist das in deinem Fall nicht möglich, wende dich an den Lexware Office Support – er prüft deinen Einzelfall.
Ich möchte eine Aushilfe zum 15. abmelden und dieselbe Person zum 16. als Angestellte:n wieder anmelden – wie gehe ich vor?
Melde die Aushilfe in diesem Fall nicht ab, um sie anschließend neu oder als Wiedereintritt anzumelden – das ist nicht vorgesehen und führt zu fehlerhaften Meldungen an die Sozialversicherung. Ein Wechsel der Beschäftigungsart mitten im Monat ist im Mitarbeiterprofil nicht möglich. Nutze stattdessen die Funktion Beschäftigungsart ändern zum 1. des Folgemonats und rechne den angebrochenen Monat noch komplett mit der bisherigen Beschäftigungsart ab. Lässt sich der Starttermin in deinem Fall nicht verschieben, wende dich an den Lexware Office Support.
Die vollständige Anleitung findest du im Artikel Beschäftigungsverhältnis ändern (Beschäftigungsart wechseln).