Du hast nach dem Monatsabschluss einen Fehler bei den Entgelten entdeckt – zum Beispiel zu wenig erfasste Stunden oder einen vergessenen Bonus?
In Lexware Office korrigierst du Entgelte für die letzten drei abgeschlossenen Abrechnungsmonate selbst und musst nicht auf den Support warten. Bevor du die Entgeltkorrektur bestätigst, zeigt dir eine Vorschau, wie sich die Änderung auf Steuer, Sozialversicherung und Netto auswirkt.
Was ist eine Entgeltkorrektur?
Eine Entgeltkorrektur ist eine nachträgliche Änderung an den Entgelten eines bereits abgeschlossenen Abrechnungsmonats. Bei einer Entgeltkorrektur in Lexware Office kannst du Entgelte bearbeiten, löschen oder neu hinzufügen. Lexware Office berechnet den korrigierten Monat neu und verrechnet die Differenz mit der nächsten Abrechnung.
Beispiel: Du stellst in der Abrechnung Juni 2026 fest, dass im Mai 2026 zwei Arbeitsstunden gefehlt haben. Du korrigierst die Entgelte für Mai 2026 – die Nachzahlung erhält deine Mitarbeitende mit der Abrechnung Juni 2026.
Voraussetzungen für eine Entgeltkorrektur
Damit du eine Entgeltkorrektur in Lexware Office selbst erstellen kannst, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:
Für die Mitarbeitende oder den Mitarbeitenden gibt es mindestens einen abgeschlossenen Abrechnungsmonat.
Der Monat, den du korrigieren möchtest, gehört zu den letzten drei abgeschlossenen Abrechnungsmonaten.
Die drei Monate sind eine Grenze in Lexware Office, keine gesetzliche Frist.
Der Monat liegt im laufenden Kalenderjahr. Eine Ausnahme gilt für die Abrechnung im Januar.
ℹ️ Hinweis: Bei Mitarbeitenden in ihrem ersten Abrechnungsmonat ist das Menü für die Entgeltkorrektur inaktiv. Das gilt auch für alle Mitarbeitenden im ersten Monat, in dem du die Lohnabrechnung in Lexware Office startest. In diesen Fällen gibt es noch keine abgeschlossene Abrechnung, die du korrigieren könntest.
Entgeltkorrektur erstellen: Schritt für Schritt
So korrigierst du Entgelte für einen abgeschlossenen Monat in Lexware Office:
Öffne Abrechnung und wechsle in den Schritt Stunden & Entgelte.
Klicke auf der Karte der Mitarbeitenden oder des Mitarbeitenden oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü ⋮.
Wähle Entgeltkorrektur erstellen.
Wähle unter Welchen Monat möchtest du korrigieren? den gewünschten Monat aus. Lexware Office zeigt dir hier die letzten drei abgeschlossenen Abrechnungsmonate und nennt die Abrechnung, mit der die Entgeltkorrektur verrechnet wird.
Lexware Office öffnet die Ansicht Entgeltkorrektur [Monat] mit der Tabelle Entgelte [Monat]. Um ein bestehendes Entgelt zu ändern, klicke in der Zeile des Entgelts auf ⋮ und wähle Entgelt bearbeiten.
Passe die Werte an und klicke auf Speichern. Beim Lohn änderst du zum Beispiel Stunden oder Stundensatz.
Möchtest du ein neues Entgelt ergänzen, klicke auf Entgelt hinzufügen. Wähle die passende Entgeltart aus der Liste oder suche sie über das Feld Entgelte durchsuchen. Trage Anzahl und Betrag ein und klicke auf Hinzufügen.
Prüfe deine Änderungen in der Tabelle und in der Summenzeile Brutto-Änderung für [Monat]. Die Summenzeile zeigt, um wie viel sich das Bruttoentgelt durch alle deine Änderungen insgesamt verändert.
Klicke auf Weiter zur Vorschau.
Prüfe unter Prüfen und bestätigen die Zusammenfassung der Entgeltkorrektur.
Klicke auf Korrektur anwenden. Lexware Office bestätigt dir: „Entgeltkorrektur für [Monat] wurde erstellt.“
ℹ️ Hinweis: Du kannst die Entgeltkorrektur bis zum Klick auf Korrektur anwenden jederzeit über Abbrechen beenden. Deine Abrechnung bleibt dann unverändert. Über Zurück kehrst du einen Schritt zurück, ohne deine Eingaben zu verlieren.
Änderungen in der Entgeltkorrektur erkennen und zurücksetzen
In der Tabelle Entgelte [Monat] markiert Lexware Office jede Änderung der Entgeltkorrektur sofort. Die Spalten Bisher, Neu und Änderung zeigen dir für jedes Entgelt den alten Wert, den neuen Wert und die Differenz:
Markierung | Bedeutung |
Grün mit „hinzugefügt“ | Du hast ein neues Entgelt ergänzt. |
Rot, durchgestrichen mit „gelöscht“ | Du hast ein bestehendes Entgelt gelöscht. |
Pfeil ▲ oder ▼ und durchgestrichener alter Wert | Du hast ein bestehendes Entgelt erhöht oder verringert. |
Möchtest du eine einzelne Änderung in der Entgeltkorrektur zurücksetzen, klicke in der Zeile des Entgelts auf ⋮ und wähle Änderung zurücksetzen.
Beispiel für eine Entgeltkorrektur im Mai 2026:
Für Mai 2026 wurden 168 Stunden zu je 22,50 € abgerechnet, also 3.780,00 €. Tatsächlich hat die Mitarbeitende 170 Stunden gearbeitet. Du erhöhst die Stunden auf 170. Der Lohn steigt auf 170 × 22,50 € = 3.825,00 €. Die Summenzeile Brutto-Änderung für Mai 2026 zeigt: 3.825,00 € − 3.780,00 € = +45,00 €.
Vorschau der Entgeltkorrektur: Auswirkungen auf die Abrechnung prüfen
Bevor du eine Entgeltkorrektur bestätigst, zeigt Lexware Office dir immer die Vorschau Prüfen und bestätigen. Die Vorschau kannst du nicht überspringen. Die Vorschau besteht aus drei Karten:
Details der Korrektur: Mitarbeiter, Korrigierter Abrechnungsmonat und Verrechnung im Abrechnungsmonat
Geänderte Entgelte für [Monat]: alle Entgelte, die du geändert, gelöscht oder hinzugefügt hast, zum Beispiel „Lohn erhöht +45,00 €“
Voraussichtliche Auswirkungen auf die Abrechnung [Monat]: Gesamtbrutto, Steuer gesamt, SV-Beiträge (AN) – also die Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeitenden –, Netto und Nachzahlung
Beispiel: Für die Erhöhung um 2 Stunden im Mai 2026 zeigt die Vorschau für die Abrechnung Juni 2026: Gesamtbrutto +45,00 €, Steuer gesamt +11,53 €, SV-Beiträge (AN) +10,00 € und Netto +23,47 €. Die Mitarbeitende erhält also mit der Abrechnung Juni 2026 eine Nachzahlung von 23,47 €.
Lexware Office berechnet die Werte in der Vorschau vollständig neu – es handelt sich nicht um Schätzungen. Trotzdem sind die Werte vorläufig: Wenn du bis zur nächsten Abrechnung noch Stammdaten, Abwesenheiten oder weitere Entgelte änderst, können sich die Beträge noch verändern.
So erkennst du, dass die Entgeltkorrektur geklappt hat
Nachdem du auf Korrektur anwenden geklickt hast, siehst du im Schritt Stunden & Entgelte eine farbig hervorgehobene Zeile auf der Karte der Mitarbeitenden. Die Zeile lautet zum Beispiel Entgeltkorrektur aus Mai 2026 | Enthält Änderungen von dir. Die Zeile zeigt dir, dass eine bestätigte Entgeltkorrektur vorliegt, die mit der nächsten Abrechnung verrechnet wird.
Über Anzeigen öffnest du die Übersicht der Entgeltkorrektur. Dort siehst du die Karten Details der Korrektur, Geänderte Entgelte für [Monat] und Auswirkung auf die Abrechnung. Unter Enthält Änderungen von steht, wer die Entgeltkorrektur vorgenommen hat. Über Schließen kehrst du zur Abrechnung zurück. Mit dem nächsten Monatsabschluss wechselt der Status der Entgeltkorrektur auf „verrechnet“.
ℹ️ Hinweis: Hat auch der Support eine Entgeltkorrektur für denselben Monat vorgenommen, lautet die Zeile zum Beispiel Entgeltkorrektur aus Mai 2026 | Enthält Änderungen von dir und unserem Support. Gibt es für Mitarbeitende Entgeltkorrekturen aus mehreren Monaten, siehst du für jeden korrigierten Monat eine eigene Zeile.
Meldungen und Sozialversicherungsbeiträge nach einer Entgeltkorrektur
Um Meldungen und Sozialversicherungsbeiträge musst du dich nach einer Entgeltkorrektur nicht gesondert kümmern. Lexware Office übernimmt beides automatisch:
Meldungen: Meldungen, die sich durch eine Entgeltkorrektur ändern, versendet Lexware Office automatisch mit der Abrechnung, in der die Entgeltkorrektur festgeschrieben wird. Korrigierst du zum Beispiel in der Abrechnung Juni 2026 die Entgelte für Mai 2026, versendet Lexware Office die geänderten Meldungen mit der Abrechnung Juni 2026.
Sozialversicherungsbeiträge: Zu hohe oder zu niedrige Beiträge zur Sozialversicherung (SV-Beiträge) verrechnet Lexware Office automatisch mit der nächsten Beitragsschätzung. Die Beitragsschätzung ist der Betrag, den Lexware Office für die SV-Beiträge eines Monats vorab an die Krankenkassen meldet.
Entgeltkorrektur bearbeiten oder zurücknehmen
Eine bestätigte Entgeltkorrektur kannst du bis zum nächsten Monatsabschluss bearbeiten oder vollständig zurücknehmen. So gehst du vor:
Öffne Abrechnung und wechsle in den Schritt Stunden & Entgelte.
Klicke in der Zeile Entgeltkorrektur aus [Monat] auf ⋮.
Wähle Korrektur bearbeiten. Die Tabelle Entgelte [Monat] öffnet sich mit deinen bisherigen Änderungen.
Ergänze weitere Änderungen über Entgelt bearbeiten oder Entgelt hinzufügen. Um eine Änderung zurückzusetzen, wähle in der Zeile des Entgelts ⋮ und Änderung zurücksetzen.
Klicke auf Weiter zur Vorschau und anschließend auf Korrektur anwenden.
Um eine Entgeltkorrektur vollständig zurückzunehmen, setzt du über Änderung zurücksetzen jede Änderung einzeln zurück, bis wieder die ursprünglichen Werte in der Tabelle stehen.
ℹ️ Hinweis: Pro Mitarbeitenden und Monat gibt es genau eine Entgeltkorrektur. Möchtest du für denselben Monat noch etwas ändern, bearbeitest du die bestehende Entgeltkorrektur.
Warum sind bei der Entgeltkorrektur manche Entgeltarten ausgegraut?
Wenn du bei einer Entgeltkorrektur auf Entgelt hinzufügen klickst, sind manche Entgeltarten ausgegraut und nicht auswählbar. Das ist kein Fehler: Für einige Entgeltarten gelten eigene zeitliche Grenzen, bis wann du sie rückwirkend anlegen oder ändern darfst. Das betrifft zum Beispiel:
Betriebliche Altersvorsorge
Jobticket / Deutschlandticket / ÖPNV
Firmen-Pkw
Musst du eine ausgegraute Entgeltart für den gewählten Monat korrigieren, wende dich an den Support.
Negativer Auszahlungsbetrag nach einer Entgeltkorrektur
Wenn du mit einer Entgeltkorrektur Entgelte kürzt oder löschst, kann der Auszahlungsbetrag negativ werden. Lexware Office weist dich in der Vorschau Prüfen und bestätigen ausdrücklich darauf hin. Eine solche Überzahlung verrechnet Lexware Office automatisch mit den folgenden Abrechnungen. Mehr dazu erfährst du in Automatische Verrechnung von Überzahlungen in der Gehaltsabrechnung.
Wann du für eine Entgeltkorrektur weiterhin den Support brauchst
Die meisten Entgeltkorrekturen erledigst du in Lexware Office selbst. In diesen Fällen hilft dir weiterhin der Support:
Situation | So gehst du vor |
Der Monat liegt mehr als drei Abrechnungsmonate zurück oder im Vorjahr. | Klicke in der Monatsauswahl der Entgeltkorrektur unter Ältere Abrechnungen korrigieren auf Support kontaktieren. |
Die Entgeltart ist bei Entgelt hinzufügen ausgegraut. | Wende dich an den Support und nenne Mitarbeitende, Monat und Entgeltart. |
Du möchtest Fehlzeiten oder Stammdaten wie das Grundgehalt rückwirkend ändern. | Fehlzeiten und Stammdaten korrigierst du nicht über die Entgeltkorrektur. Wie du vorgehst, erfährst du in Wie kann ich einen abgeschlossenen Monat korrigieren?. |
ℹ️ Hinweis: Eine Entgeltkorrektur erstellst du immer für eine einzelne Mitarbeitende oder einen einzelnen Mitarbeitenden. Mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu korrigieren, ist nicht möglich.